Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả

Workshop là gì và có những hình thức nào? Làm sao để tổ chức workshop một cách hiệu quả? Cùng đi tìm lời giải đáp cho những câu hỏi này nhé!

Workshop là gì?

“Workshop” là một từ tiếng Anh đa nghĩa, nó có nghĩa là “phân xưởng”, “nhà xưởng”, nhưng trong đời sống, nó chủ yếu được hiểu với nghĩa là “hội thảo“.

Giải nghĩa một cách rõ ràng hơn thì “workshop” là một buổi trao đổi kiến thức, kỹ năng… của một nhóm người về một lĩnh vực nào đó trong cuộc sống.

Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả - Ảnh 1
Workshop là gì? Nó có nghĩa là “hội thảo”

Hội thảo thường kéo dài khoảng 2 đến 4 tiếng; nội dung sẽ gồm hai hoạt động chính là phần nói chuyện giữa host với khách mời và phần hỏi đáp (còn gọi là Q&A). Chủ đề của workshop cũng sẽ được “chủ nhà” chọn trước sao cho phù hợp với các khách mời nhất. Số lượng người tham dự sẽ không bị giới hạn bởi một con số cụ thể nào cả. Tuy nhiên, ban tổ chức sẽ là đối tượng quyết định cuối cùng xem số lượng người tham gia là bao nhiêu.

Trong xã hội ngày nay, các workshop được tổ chức tương đối thường xuyên; nhiều ngành như ngành y tế, giáo dục, kinh doanh, marketing… đều có xu hướng tổ chức hội thảo để trao đổi về những vấn đề có liên quan. Các doanh nghiệp ở Việt Nam và thế giới cũng đã nhận thức được tầm ảnh hưởng của workshop đến nhận thức của cộng đồng nên họ cũng chú trọng và sử dụng nó như một chiến lược marketing thú vị và hiệu quả!

Một số khái niệm liên quan khác

Bên cạnh định nghĩa workshop là gì, hãy cùng tìm hiểu thêm một vài khái niệm có liên quan khác để mở rộng vốn hiểu biết nhé!

Training workshop là gì?

Cụm từ này có nghĩa là hội thảo đào tạo. Nó là hình thức đào tạo có tính tương tác cao, trong đó những người tham gia sẽ chủ động thực hiện các hoạt động huấn luyện thay vì ngồi nghe một bài giảng hay bài thuyết trình một cách bị động. Hội thảo loại này thường được chia thành 2 loại:

  • Workshop chung cho người tham gia đại chúng
  • Workshop riêng được thiết kế nhằm phục vụ cho mục đích huấn luyện, đào tạo của một nhóm đối tượng cụ thể.

⏩ Tham khảo thêm: Training là gì? Đối tượng và lý do nên tiến hành training

Cafe workshop là gì?

Cafe workshop hay workshop coffee là gì? Đây là một loại hình quán cafe đặc biệt nơi khách hàng đến không chỉ để thưởng thức đồ uống mà còn để gặp gỡ những người có niềm đam mê chung; để giao lưu, học hỏi lẫn nhau và trao đổi hiểu biết và kinh nghiệm về một chủ đề nào đó. Chủ đề ấy có thể là nghệ thuật, ẩm thực, âm nhạc, đồ cổ, trang trí nội thất, decor nhà cửa…

Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả - Ảnh 2
Cafe workshop là gì?

Workshop online là gì?

Đây là hình thức hội thảo trực tuyến, được thực hiện thông qua mạng Internet. Những người tham gia sẽ kết nối với nhau qua màn hình máy tính/điện thoại để trao đổi và giao lưu. Trong thời điểm dịch bệnh đang hoành hành thì phương án hội thảo trực tuyến này đang rất được ưa chuộng!

Các hình thức workshop phổ biến

Hội thảo chia sẻ kiến thức

Đặc điểm của kiểu hội thảo này là nó thường đưa ra một vấn đề được nhiều người quan tâm hoặc một câu hỏi chưa có lời giải đáp để những người tham gia có thể cùng tranh luận. Với loại workshop này, diễn giả chính là đối tượng có vai trò quan trọng nhất. Họ là người đưa ra vấn đề và cũng là người truyền cảm hứng, thúc đẩy những người khác đưa ra ý kiến của mình.

Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả - Ảnh 3
Workshop chia sẻ kiến thức

Cũng vì thế mà họ phải có kiến thức uyên thâm, kinh nghiệm thực tế dày dặn, đã đạt được những thành tựu nhất định. Hội thảo loại này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như kinh doanh, ngành marketing, công nghệ thông tin, tâm lý học…

Hội thảo thực hành

Hội thảo thực hành cũng rất được ưa chuộng trong xã hội ngày nay. Nó là loại workshop nơi người ta có thể học và thực hành một kỹ năng đặc biệt hoặc tự tay tạo ra một tác phẩm, sản phẩm nào đó. Hội thảo này thường phải có người hướng dẫn và cung cấp sẵn một số dụng cụ cơ bản để người tham gia có thể tự thực hành. Số lượng người tham gia workshop thực hành thường có giới hạn, quá nhiều người sẽ khiến người hướng dẫn khó có thể hướng dẫn chi tiết cho từng cá nhân.

Hội thảo marketing

Loại hội thảo này được diễn ra với mục đích chính là để marketing, quảng bá thương hiệu. Cũng vì như vậy nên các doanh nghiệp, nhãn hàng thường đầu tư rất nhiều cho loại workshop này. Hội thảo marketing thường có quy mô lớn, số lượng người tham gia lên tới hàng trăm người. Nó được chuẩn bị kỹ càng, trau chuốt đến từng chi tiết nhỏ để có thể giúp doanh nghiệp thu về kết quả như ý. Cũng do phải bảo đảm về chất lượng và độ chuyên nghiệp nên các doanh nghiệp tổ chức workshop thường phải tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài để hội thảo diễn ra suôn sẻ, thành công.

⏩ Xem thêm: Event là gì – Khám phá đôi nét về nghề [TỔ CHỨC SỰ KIỆN]

Lợi ích của việc tham gia workshop là gì?

Nơi tốt để học hỏi và thực hành

Hội thảo là nơi thích hợp để bạn học hỏi nhiều kiến thức hay ho và thực hành những điều đã học được. Bạn sẽ không thể tìm thấy những điều ấy trong sách vở vì đó đều là kinh nghiệm thực tế của mỗi người; họ chia sẻ cho bạn và bạn sẽ học được nhiều bài học tuyệt vời từ đó. Bạn không chỉ thu thập được nhiều kiến thức mà còn có cơ hội thực hành đồng thời có thẻ phát biểu ý kiến cá nhân để tham gia đóng góp vào thành công của buổi workshop ấy.

Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả - Ảnh 4
Workshop là nơi tốt để học hỏi và thực hành

Nơi bạn có thể tìm kiếm đối tác, mở rộng quan hệ

Nói hội thảo là nơi tụ họp của những người thành công chẳng hề sai chút nào! Cũng vì nó là nơi hội tụ của các “tinh anh” nên bạn nên nhân cơ hội này để mở rộng các mối quan hệ cá nhân. Việc đó sẽ giúp bạn tìm ra các đối tác và nhiều khách hàng tiềm năng cho công việc! Vừa có được thêm những kiến thức bổ ích lại mở rộng được mạng lưới quan hệ của bản thân thì đúng là “một mũi tên trúng hai đích”, phải không nào?

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí marketing

Các buổi hội thảo còn có một tác dụng hết sức hay ho đó là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí marketing. Như đã nói thì workshop là nơi tụ họp của vô vàn các nhà đầu tư, đối tác lớn, khách hàng tiềm năng… nên bạn hoàn toàn có thể tận dụng những lần gặp mặt này để quảng bá cho doanh nghiệp, cho sản phẩm của mình. Hiệu quả đạt được thậm chí còn vượt xa sự mong đợi của chính bạn đó!

Cách làm workshop hiệu quả

Bạn muốn có một buổi hội thảo suôn sẻ và đạt hiệu quả cao thì hãy thực hiện lần lượt từng bước dưới đây nhé!

Chuẩn bị

Ở khâu chuẩn bị, bạn cần lưu tâm đến các vấn đề như:

  • Xác định rõ mục đích tổ chức hội thảo
  • Xác định các bên liên quan là những ai
  • Tìm người điều phối và người ghi chép thích hợp
  • Mời các bên liên quan tham dự hội thảo
  • Sắp xếp nơi tổ chức, trang – thiết bị cần thiết cho buổi workshop

Xác định các thành phần tham dự và vai trò của họ

  • Sponsor – Nhà tài trợ: Họ là người hậu thuẫn, giúp hội thảo có thể diễn ra suôn sẻ nhưng họ không tham gia trực tiếp trong buổi workshop và cũng không chịu trách nhiệm cho khâu “đầu ra”.
  • Facilitator – Người điều hướng/điều phối: Họ là người “cầm cân nảy mực” cho buổi hội thảo. Họ theo dõi sát sao mọi thứ và đảm bảo cho workshop diễn ra theo đúng mục tiêu đề ra ban đầu. Họ cũng tạo điều kiện cho những người tham gia được thoải mái phát biểu ý kiến đồng thời được lắng nghe và được hưởng những quyền lợi xứng đáng. Không giống như Sponsor, Facilitator luôn theo sát buổi hội thảo từ A đến Z.

⏩ Tìm hiểu thêm: Coordinator là gì? Đặc trưng trong từng ngành Sales, Marketing, F&B…

Workshop là gì? Hình thức và cách làm workshop hiệu quả - Ảnh 5
Facilitator – Người điều hướng/điều phối
  • Note taker – Người ghi chép: Họ làm nhiệm vụ ghi lại những điều quan trọng, những chủ đề chưa thảo luận xong hoặc những quyết định được ra trong suốt quá trình diễn ra hội thảo.
  • Timekeeper – Người đo đạc thời gian: Nhiệm vụ chính của họ là bảo đảm rằng các hạng mục, các hoạt động của hội thảo diễn ra theo đúng thời gian quy định. Họ không trực tiếp có mặt trong workshop như Facilitator nhưng là người âm thầm “đứng sau cánh gà” để quan sát mọi thứ. Họ thường cần đến những dụng cụ như: bút, sổ ghi chép, đồng hồ để theo dõi giờ giấc…
  • Participant – Người tham gia: Họ là những khách mời trực tiếp tham dự vào suốt quá trình hội thảo. Họ sẽ đưa ra các quan điểm cá nhân đồng thời lắng nghe những chia sẻ của những người khác. Mục đích lớn nhất của họ là thu thập những kiến thức hữu ích cho bản thân!

Tiến hành

Người điều phối sẽ mở màn workshop bằng cách tuyên bố mục đích của buổi hội thảo và các kết quả đầu ra mà họ kỳ vọng có được. Họ có thể lồng ghép một vài mẩu chuyện hài hước trong quá trình giới thiệu để những người tham gia cảm thấy thoải mái, thả lỏng hơn.

Ngoài ra, tất cả những người tham gia hội thảo cần chú ý rằng:

  • Hãy tôn trọng quan điểm và ý kiến của những người khác dù nó mâu thuẫn với ý kiến của bạn đi chăng nữa
  • Tất cả những người tham gia đều nên đóng góp gì đó cho buổi làm việc chung này
  • Nhớ để ý đến thời gian quy định
  • Thảo luận các vấn đề chứ không “đá chéo” sang bàn luận về cá nhân ai đó
  • Mỗi một quyết định được đưa ra phải có được sự nhất trí của tất cả mọi người

Tổng kết

Sau khi hội thảo kết thúc, người điều phối sẽ tiến hành tổng kết. Họ xem xét lại các hạng mục, sắp xếp các tài liệu quan trọng và phân phối chúng cho những người tham gia workshop và các bên liên quan.

Vậy là News Timviec đã chia sẻ cho bạn thật nhiều điều hay ho về chủ đề workshop. Bạn đã hiểu rõ workshop là gì và nắm được nhiều thông tin hữu ích khác. Hi vọng đây sẽ là “kim chỉ nam” cho bạn trong cuộc sống và công việc!

► Đọc thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp