Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng

Cách viết mail xin việc sao để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng không hề đơn giản? Nếu được yêu cầu nộp CV qua email bạn có biết cách để nhà tuyển dụng chẳng thể nào ngó lơ bạn không? Hãy theo dõi bài viết chúng tôi để được giải đáp nhé!

Cách gửi CV qua mail trong thời đại công nghệ số

Ngày nay trong sự bùng nổ của thị trường thông tin toàn cầu đã tối ưu hóa nhu cầu của con người ở mọi lĩnh vực đời sống đều thông qua sự ra đời của internet. Ngay cả trong việc tìm kiếm việc làm cũng nhờ internet giúp con người có thể chọn lọc thông tin, hồ sơ phù hợp với nhu cầu của chính họ.

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 1
Cách gửi CV qua mail trong thời đại công nghệ số

Gửi CV qua mail là gì?

Gửi CV qua mail là phương pháp thay thế cho cách làm truyền thống buộc ứng viên phải đến tận công ty nộp CV hay gửi thư tay như trước. Đây được coi là một phương pháp hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí của cả phía tuyển dụng và ứng viên. Hiện nay, hình thức nộp CV qua mail được hầu hết các doanh nghiệp, công ty áp dụng.

Vậy nên, dù muốn hay không người ứng tuyển trước khi đến công ty để phỏng vấn trực tiếp cần phải gửi CV qua email cho đơn vị tuyển dụng. Do đó, các bạn ứng viên cần biết cách viết email gửi CV sao cho phía nhà tuyển dụng không bỏ qua hồ sơ của bạn.

Khi gửi CV qua email cần những gì?

Cũng giống như cách viết CV xin việc, gửi mail xin việc cũng cần trình bày ấn tượng và chuyên nghiệp. Trước hết,  bạn cần phải có bản CV hoàn chỉnh với đầy đủ những nội dung cần thiết. Tiếp đó bạn cần có mình một địa chỉ email riêng dùng để gửi CV cho nhà tuyển dụng. Bạn nhất định phải tìm hiểu kĩ địa chỉ email chính thức nhận hồ sơ ứng viên của doanh nghiệp ứng tuyển để tránh gửi nhầm nữa nhé!

Nếu thiếu bất kì một bước thực hiện nào trong trình tự gửi mail thì chắc chắn thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc bị loại ngay từ vòng hồ sơ.

Hướng dẫn cách viết mail xin việc gửi CV

Trình tự đầu tiên của quá trình gửi thư xin việc đó là bạn cần phải tạo CV xin việc hoàn chỉnh. Hãy tạo ra một bản CV xin việc hay, ấn tượng của riêng bạn đã nhé!

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 2
Nội dung CV gửi qua mail gồm những tiêu chí gì?

Lựa chọn mẫu CV xin việc qua email

Nếu là một sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc viết CV xin việc thì bạn có thể lên internet để tìm các mẫu CV có sẵn. Có rất nhiều mẫu CV xin việc dành cho các đối tượng ứng viên và công việc khác nhau. Hãy lựa chọn một bản mà bạn ưng ý nhất, hợp lý nhất để sử dụng.

Khi đã lựa chọn được mẫu CV ưng ý nhất, bạn hãy bắt tay vào công đoạn tạo CV trực tuyến. Trên các website tìm việc hiện nay đều có sẵn mục tạo CV online bạn có thể lựa chọn sử dụng để tiết kiệm thời gian. Sau đó tạo CV theo trình tự thông thường để có một CV hoàn chỉnh trước khi tiến hành gửi cho nhà tuyển dụng.

► XEM THÊM: Cách viết email xin việc bằng tiếng anh ấn tượng giúp chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Cách gửi mail xin việc chuẩn

Cách gửi CV qua mail trên điện thoại thông minh hay trên máy tính cũng tương tự như nhau, phải đảm bảo được các tiêu chí về nội dung như sau:

Tên email

Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email, đừng sử dụng những email kiểu girlcute@gmail.com hay tuandeptrai69@yahoo.com… mà hãy sử dụng những email có bao hàm họ tên của bạn, ngoài ra bạn có thể thêm các phần mở rộng khiến bạn tự hào như lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán…

Một vài ví dụ về tên email chuyên nghiệp: huyennt@gmail.com; minhduc.hr@hotmail.com; oanhnguyen.hanoi@yahoo.com…

Tên hiển thị email

Mặc dù tên hiển thị email là một trong những điều mà nhà tuyển dụng khá quan tâm, tuy nhiên khi viết email xin việc, các ứng viên lại thường xuyên gặp phải các lỗi như: không phải tên thật hoặc tên không được viết hoa. Mặc dù đây không phải là một lỗi quá lớn, nhưng hoàn toàn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 3
Lỗi không phải tên thật và tên không được viết hoa

Nếu bạn cũng đang gặp phải tình huống này thì hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để sửa lại tên hiển thị email cho đúng chuẩn nhé:

Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 4

Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 5

Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị rồi Save (Lưu thay đổi)

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 6

Tiêu đề mail xin việc

Đối với tiêu đề mail trong hồ sơ xin việc, bạn cần lưu ý 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu bạn ghi tiêu đề mail theo form có sẵn

Thông thường trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn cụ thể ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty” hay “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển  – Ngày tháng ứng tuyển” hoặc một tiêu đề nào khác. Việc của bạn là làm đúng theo hướng dẫn thay vì tự sáng tạo tiêu đề cho riêng mình.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu về tiêu đề mẫu email xin việc

Trong trường hợp này, bạn nên tham khảo một vài yêu cầu của các công ty khác. Về cơ bản thì tiêu đề mail xin việc thường đặt giống trong tình huống 1.

Nội dung của email

Về mặt nội dung của thư bạn sẽ phải cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là ai, tham gia ứng tuyển với vị trí, vai trò nào, có năng lực phù hợp với vị trí đó ra sao, bản thân sẽ thể hiện điều gì để đảm nhận tốt vai trò ấy!

Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”

Bạn đang gửi email cho một tổ chức, một nhà tuyển dụng có thể lớn tuổi hơn bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với họ. Trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng dễ tính, bạn có thể dùng “Dear” thay vì “Kính gửi”.

  • Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì ghi: Kính gửi Anh/chị – phòng ban

VD: Kính gửi chị Nguyễn Thị A – Bộ phận nhân sự

  • Nhưng nếu không có đối tượng nhận cụ thể thì hãy ghi: Kính gửi Bộ phận – tên Công ty

VD: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC

Cách viết nội dung email ứng tuyển

Trong nội dung email ứng tuyển, bạn có thể tham khảo cấu trúc dưới đây:

  • Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân: tên, ngày tháng năm sinh, trường học…
  • Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến tuyển dụng)
  • Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn một kĩ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển
  • Câu cuối: Đính kèm CV và Cover Letter

Gửi lời cảm ơn để kết thúc email

Cuối thư, hãy gửi lời cảm ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển.

Xem thêm: Mẫu thư cảm ơn khi nhận được việc làm: Viết sao cho chuyên nghiệp?

Định dạng file khi gửi

Những file đính kèm cần thiết trong mail là CV xin việc, đơn xin việc… Ngoài ra, bạn nên tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file ở dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.

Chữ ký

Với một chữ ký chuẩn sẽ cần có những thông tin cá nhân của bạn như: Họ tên, số điện thoại di động, còn một vài thông tin khác cũng có thể bổ sung như skype, website cá nhân,… Những thông tin này sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu cũng như lưu trữ thêm những thông tin về ứng viên.

Khi cần tới có thể dễ dàng kiểm tra lại và liên hệ với bạn một cách khẩn trương nhất!

Bước 1: Vào Setting (cài đặt). Trong tab General (chung) → Chữ ký

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng - Ảnh 7
Cách tạo chữ ký trong email

Bước 2: Trong khung chữ ký, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Mẫu mail xin việc chuẩn hiện nay

Tiêu đề thư: [tên của bạn] hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]

Nội dung thư:

Kính gửi ban tuyển dụng của công ty ABC,

Tôi là Lê Thanh Trúc, tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí XYZ theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website HLK.org.

Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

  • CV
  • Thư xin việc
  • Bảng điểm
  • Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.

Trân trọng

TÊN CỦA BẠN

Các tập tin đính kèm:

  • [ten cua ban].curriculum vitae.pdf
  • [ten cua ban].cover letter.pdf
  • [ten cua ban].bang diem.pdf
  • [ten cua ban].cac tai lieu khac.pdf

Những lưu ý khi viết email xin việc

Hãy lưu ý một số vấn đề sau trong việc gửi CV qua email để bạn luôn là ứng viên cẩn thận, chỉnh chu nhất trong mắt nhà tuyển dụng nhé!

  • Cần đặt tên file rõ ràng cho CV trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”
  • Đính kèm những hồ sơ liên quan trong email gửi CV xin việc cho nhà tuyển dụng
  • Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam
  • Hãy sử dụng email có tên thật sự nghiêm túc để gửi CV
  • Biết cách tạo tiêu đề email sao cho thu hút và ấn tượng nhất
  • Phần nội dung thư không được trùng lặp 100% so với CV của bạn
  • Nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư
  • Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi với nhà tuyển dụng và lời cảm ơn khi kết thư
  • Ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ ở phần cuối thư
  • Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả

Qua bài viết trên đây của Newstimviec chắc hẳn các bạn đã biết rõ hơn về cách viết email xin việc gửi CV? Nếu đang băn khoăn không biết lựa chọn mẫu cover letter và CV nào phù hợp hãy đến với Timviec.com.vn để vừa có thể tìm kiếm công việc phù hợp, vừa có thể tạo cho mình bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh độc đáo.

► Xem thêm: Cách viết THƯ TỪ CHỐI NHẬN VIỆC sao cho đẹp lòng nhà tuyển dụng