[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word

Mục lục luôn là một phần quan trọng khi bạn tạo văn bản trong word. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường quên điều này khiến những văn bản nhiều nội dung trở nên thiếu chuyên nghiệp. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách làm mục lục tự động trên Word để giải quyết nhanh gọn vấn đề này nhé!

Giới thiệu đôi nét về mục lục

Trước khi tìm hiểu về cách tạo mục lục trong word, chúng ta cần biết mục lục là gì và nó có tác dụng gì. Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của các loại tài liệu, sách vở, báo chí.

Mục lục giúp cho người đọc có thể dễ dàng nắm rõ được nội dung chính của tài liệu, cách các nội dung trong văn bản được sắp xếp và triển khai. Mục lục giúp các tài liệu in ấn có phong cách chuyên nghiệp hơn và đối với cái tài liệu sách điện tử, người đọc có thể di chuyển nhanh tới mục cần đọc. Nó thực sự có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 1

Cách tạo mục lục tự động trong Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016

Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau. Dưới dây là một số thủ thuật mà News.timviec.com.vn muốn chia sẻ để bạn có thể tạo mục lục tự động cho Microsoft Word:

1. Lựa chọn phần nội dung cần có trong mục lục

Để thực hiện được thao tác này bạn cần xác định được những đầu mục mình muốn xuất hiện trong mục lục. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 2
Cách làm mục lục trong Word

Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents

Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục

Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level (hãy chọn mức level phù hợp nhất)

  • Những tiêu đề chính nên chọn level 1
  • Những tiêu phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 3

Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home

Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.

– Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục, đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.

– Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 4
Tạo mục lục tự động

  • Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
  • Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style

2. Tạo bảng mục lục

– Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục (thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu). Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.

– Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents.)

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 5

  • Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn có thể chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.
  • Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).
  • Format: định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 6
Tạo mục lục tự động
– Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung, hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table…
[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 7
Tạo mục lục tự động

Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,… Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục, bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.

►► Xem thêm: Mách bạn cách tạo khung trong Word nhanh – chuẩn – đẹp

3. Cập nhật bảng mục lục

Sau khi bạn đã chỉnh sửa hoặc hoàn thành văn bản của mình, thông thường sẽ có sự thay đổi về đề mục hoặc số trang của đề mục. Để bảng mục lục luôn chính xác, bạn có thể cập nhật bảng mục lục bằng 2 cách dưới đây:

  • Cách 1: Nhấn chuột phải vào bảng mục lục, chọn Update Field.
  • Cách 2: Chọn tab References, nhấn vào Update Table trong mục Table of Contents. Bạn chọn Update page numbers only để cập nhật số trang của các đề mục hoặc Update entire table để cập nhật cả số trang và các thay đổi về tên đề mục. Nhấn OK để hoàn thành cập nhật mục lục.

Hướng dẫn cách làm mục lục trong Word 2003

Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được sử dụng đến thì quá trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn có thể tạo mục lục bằng 2 cách: sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 8
Mục lục tự động

Cách 1: Sử dụng khi soạn thảo văn bản

  • Bước 1: Tạo Heading

Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục, sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“. Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.

  • Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng

Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột tại trang muốn hiển thị mục lục và truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… (lựa chọn) -> OK.

Cách 2: Sử dụng để tạo mục lục tổng hợp

Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình nghiên cứu… Các bước cần thực hiện như sau:

Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 9

Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị và thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 10

Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 11

Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả

Menu sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản phía trên đây:

[HƯỚNG DẪN] Cách làm mục lục tự động dễ dàng trong Word - Ảnh 12

Mời bạn xem video hướng dẫn cách làm mục lục tự động trong word:

Bài viết trên chúng tôi đã giúp bạn đọc cách làm mục lục tự động trong các phiên bản Word. Mong rằng những hướng dẫn của chúng tôi sẽ giúp các bạn thực hiện thao tác này thành công. Đừng bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn khác về kỹ năng văn phòng trên: News.timviec.com.vn nhé!