[BẬT MÍ] Cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản và nhanh gọn

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ trong word. Dù là phiên bản word nào thì bạn cũng đều có thể vẽ sơ đồ “ngon lành” ngay thôi!

Việc vẽ sơ đồ giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc, học tập và đời sống. Đôi khi sử dụng câu chữ để thể hiện ý tưởng lại tạo nên hiệu ứng “tràng giang đại hải”; quá nhiều chữ khiến người nhìn rơi vào trạng thái “nhức mắt”. Những lúc như vậy, chúng ta thường chuyển sang dùng sơ đồ. Sơ đồ vừa giúp nêu bật được các thông tin mà chúng ta cần truyền đạt lại đem đến sự hài lòng cho người xem, người nhìn bởi sơ đồ có tính trực quan cao, nó vừa có phần nhìn sống động lại cung cấp đầy đủ thông tin theo cách ngắn gọn, súc tích nhất có thể.

Ở ngoài cuộc sống, chúng ta thường xuyên cần vẽ sơ đồ; vậy khi sử dụng Microsoft Word thì sao nhỉ? Câu trả lời ngay cả khi sử dụng công cụ tạo lập văn bản là Word thì chúng ta cũng vẫn cần thường tạo các loại sơ đồ, biểu đồ đó nhé! Bài viết dưới đây của News.timviec.com.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách vẽ sơ đồ trong Word.

➣➣ Mời bạn tham khảo thêm các bài viết tại mục kỹ năng văn phòng để nắm được cách xử lý tình huống nơi công sở nhé!

Hướng dẫn vẽ sơ đồ trong Word đơn giản bằng công cụ có sẵn

Chúng ta chẳng cần phải tìm kiếm công cụ tạo sơ đồ ở đâu xa vì chính bản thân Microsoft Word đã cung cấp đủ loại công cụ hay ho giúp chúng ta vẽ sơ đồ rồi. Dưới đây là cách vẽ sơ đồ trong Word bằng 2 công cụ phổ biến là Smart Art và Shapes:

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art

Vẽ sơ đồ bằng Smart Art giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn việc sử dụng những mẫu sơ đồ mà hệ thống gợi ý. Bạn chỉ cần làm theo các bước dưới đây là được:

+ Bước 1: Mở Microsoft Word => chọn “Insert” => “Smart Art“

+ Bước 2: Hộp Smart Art xuất hiện và bạn sẽ tiến hành chọn ra loại sơ đồ mà mình mong muốn. Các loại sơ đồ sẽ bao gồm:

• Cycle (dạng hình tròn)
• Hierarchy (dạng sơ đồ phân cấp)
• List (dạng danh sách)
• Matrix (ma trận)
• Picture (dạng sơ đồ có thể chèn thêm ảnh bên ngoài vào)
• Process (dạng sơ đồ quá trình)
• Pyramid (sơ đồ hình kim tự tháp)
• Relationship (biểu đồ quan hệ)

Chọn xong loại sơ đồ thì nhớ nhấn “OK” nhé!

+ Bước 3: Tiếp theo, bạn điền nội dung của sơ đồ vào phần “Text” hiển thị trong sơ đồ.

+ Bước 4: Nếu bạn không thích màu mặc định của sơ đồ và muốn thay đổi theo ý thích của bản thân thì bạn hãy vào mục “Design” => chọn “Change Color” nhé!

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes

Nếu không chọn Smart Art thì bạn có thể vẽ sơ đồ bằng công cụ Shapes, tuy nhiên cách này sẽ mất thời gian hơn so với dùng Smart Art đó! Dưới đây là cách vẽ sơ đồ bằng Shapes để bạn tham khảo:

+ Bước 1: Liệt kê trong đầu hoặc liệt kê ra giấy những thông tin bạn muốn thể hiện trên sơ đồ. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn so với thông thường.

+ Bước 2: Vào Microsoft Word => “Insert” => “Shapes” và chọn hình dạng sơ đồ mà bạn muốn.

+ Bước 3: Tìm vị trí bạn muốn vẽ sơ đồ trên trang Word. Nhấn và kéo chuột trái để tạo hình cho sơ đồ.  Dựa vào những thông tin bạn muốn thể hiện trên sơ đồ, hãy vẽ thêm các hình tương ứng bằng cách nhấn giữ phím Ctrl đồng thời nhấn giữ chuột trái sao cho dấu thập xuất hiện . Tiếp đó, bạn có thể kéo thả hình ở vị trí khác. Nếu không thích kiểu nhấn giữ chuột như trên thì bạn cũng có thể chọn cách Copy và Paste bằng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.

+ Bước 4: Bước tiếp theo là chỉnh style. Để chỉnh style sơ đồ theo ý muốn, bạn vào “Format” => “Shape Styles“. Các tùy chọn như sau sẽ hiện ra để bạn lựa chọn:

• Shape Fill: Màu của hình nền phía bên trong hình
• Shape Outline: Màu sắc, độ dày và kiểu viền (nét liền, nét đứt…)
• Shape Effects: Hiệu ứng (đổ bóng, 3D…)

+ Bước 5: Ở bước này, bạn cần vẽ các đường thẳng hoặc mũi tên để liên kết các ô của sơ đồ. Bạn vào mục “Insert”  => “Shapes” => chọn đường thẳng hay mũi tên là tùy vào nhu cầu của bạn.

• Nếu muốn chỉnh độ dày của đường thẳng/mũi tên thì vào “Format” => “Shape Outlines”  => vào mục “Weight” để chọn độ dày mà bạn muốn
• Khi vẽ sơ đồ gồm nhiều hình khác nhau thì nên nhóm chúng lại để tránh bị xô lệch khi bạn tiến hành thay đổi bố cục sơ đồ. Hãy nhấn Ctrl, tiếp đó click chuột chọn hết toàn bộ sơ đồ. Cuối cùng nhấp chuột phải và chọn “Group” là xong

+ Bước 6: Điền nội dung vào sơ đồ: Chọn hình, nhấp chuột phải vào “Add Text” rồi nhập nội dung bạn cần vào

 Xem ngay: Cách làm biểu đồ trong Excel: dạng đường thẳng, dạng cột và hình tròn

Cách vẽ sơ đồ trong Word 2003 – 2019 (dạng biểu đồ)

Ở phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách vẽ biểu đồ trong Word 2003 cho đến 2019 nhé!

Đối với Word 2003

• Bước 1: Mở Microsoft Word => vào “Insert” => “Picture” => “Chart“
• Bước 2: Biểu đồ sẽ hiện ra Word 2003 chỉ có một kiểu biểu đồ mặc định và nó sẽ tự động chèn kiểu biểu đồ đó vào trang Word của bạn khi bạn có nhu cầu tạo biểu đồ. Bạn tiến hành nhập số liệu vào bảng số liệu mà hệ thống đưa cho, nhập xong thì tắt bảng số liệu đó đi là được.

• Bước 3: Sau khi nhập số liệu xong xuôi, nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa thông tin của biểu đồ thì double click vào biểu đồ là được. Còn nếu bạn muốn quay trở lại việc soạn thảo văn bản thì click chuột vào vùng trắng bên ngoài biểu đồ là được. Ngoài ra, nếu bạn không thích  kiểu mặc định Column của Word 2003 thì hãy chỉnh sửa theo ý mình bằng cách Right-click vào biểu đồ=> vào “Chart type” và chọn kiểu biểu diễn biểu đồ bạn muốn.

Đối với Word 2007, 2010, 2013

• Bước 1: Mở Microsoft Word => vào “Insert” => “Chart“
• Bước 2: Vào phần “Column” => “Clustered Column” => Click “OK“

• Bước 3: Bảng dữ liệu dưới dạng trang tính Excel sẽ hiện ra và bạn hãy tiến hành nhập dữ liệu. Làm xong thì chỉ việc tắt bảng đó đi là được. Nếu muốn sửa lại dữ liệu của biểu đồ thì bạn double click vào biểu đồ nhé! Bảng dữ liệu sẽ hiện ra để bạn thao tác. Nếu muốn thay đổi kiểu biều đồ thì right click vào biểu đồ => vào “Change Chart Type” và lựa chọn kiểu mà bạn thích.

Đối với Word 2016 – 2019

• Bước 1: Vào tab Insert => Chọn công cụ “Chart“
• Bước 2: Chọn dạng biểu đồ bạn muốn trong cột danh sách ở phía bên trái màn hình. Bạn hãy chọn kiểu trình bày bạn muốn và click “OK“.

• Bước 3: Một bảng số liệu dưới dạng file Excel sẽ hiện ra, bạn hãy tiến hành nhập số liệu vào nhé! Sau khi nhập xong, bạn tắt bảng số liệu ấy đi là được. Vậy là đã hoàn thành quá trình vẽ sơ đồ rồi!

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ trong Word theo nhiều cách khác nhau. Từ giờ trở đi, dù phải vẽ kiểu sơ đồ nào trong Word đi chăng nữa thì bạn cũng có thể thực hiện ngay trong vòng một nốt nhạc rồi đúng không nào?

Bài viết liên quan:

• Mách bạn cách tạo khung trong Word nhanh – chuẩn – đẹp
• Cách căn lề trong Word cực dễ dàng, dân “gà mờ” cũng làm được