VBA Excel là gì? Những ứng dụng của VBA trong công việc

VBA Excel hiểu đơn giản là một ngôn ngữ lập trình được Microsoft tạo ra để người dùng có thể lập trình tự động hóa các tác vụ cũng như thêm nhiều chức năng vào biểu mẫu, hỗ trợ quá trình làm việc trên Excel đạt hiệu quả cao hơn. Để hiểu rõ hơn VBA Excel là gì, hãy tham khảo ngay bài viết sau nhé!

VBA đang ngày càng trở nên phổ biến và đối với những người dùng Excel và việc biết cách sử dụng VBA để lập trình trong Excel là một kỹ năng văn phòng rất cần thiết để có thể tiết kiệm thời gian thao tác và tối đa hóa các tính năng của Excel. Bài viết này sẽ giới thiệu khái quát về khái niệm VBA Excel cùng một số đặc điểm và tính năng cơ bản.

VBA là gì?

VBA là viết tắt tiếng Anh của cụm từ Visual Basic for Applications. Đây là một ứng dụng ngôn ngữ lập trình của hãng Microsoft được áp dụng chung cho tất cả các phần mềm thuộc bộ Microsoft Office như word, PowerPoint và tất nhiên có cả Excel. VBA là một mã lập trình có thể đọc và chỉnh sửa dễ dàng bởi người dùng, ngay cả khi người dùng đó có rất ít kiến thức, chuyên môn hay kinh nghiệm về lập trình.

Nó được sử dụng để viết các mã lệnh macro. Macro Recorder được dùng để tự động hóa các thao tác và nhiệm vụ từ đơn giản đến phức tạp trong Excel hay bất cứ phần mềm Microsoft Office nào khác. Nếu bạn đã từng sử dụng mã lệnh macro trong Excel thì cũng có nghĩa là bạn đã từng sử dụng VBA của Excel. Khi bạn ghi lại một mã lệnh macro, một mã VBA sẽ được tạo ra. Khi mã lệnh macro được chạy, Excel sẽ đọc mã VBA để lặp lại thao tác của bạn.

Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Làm cách nào để truy cập vào VBA Excel?

Tiếp nối phần định nghĩa VBA excel là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách để truy cập vào VBA. Bạn có thể mở bộ editor của VBA bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F11. Từ của sổ của VBA, bạn có thể truy cập mã của bất cứ workbook nào có trong máy.

Bạn có thể nhấp đúp chuột vào bất cứ workbook, trang tính hay các mô đun đối tượng nào trong cửa sổ Project để hiển thị mã VBA chứa trong đó. Các mã macro đã được ghi lại thường được hiển thị dưới dạng mô dun, đó cũng là nơi bạn thường sẽ viết mã macro của riêng mình.

Trong giao diện VBA sẽ có các thành phần như:

• Thanh công cụ
• Menu quản lý Sheet, Module, Class, UserForm
• Màn hình soạn thảo lệnh
• Màn hình cho phép bạn tạo các điểm để xem khi Debug lệnh

► Tham khảo ngay: Cách ẩn thanh công cụ Win 10 dễ dàng, dù “gà mờ” cũng làm ngon ơ

Những ưu điểm vượt trội của VBA Excel

Có thể đăng nhập bằng tài khoản để mở file Excel: Khi sử dụng VBA bạn có thể tạo ra chức năng đăng nhập tài khoản để mở file excel. Với tính năng này bạn có thể cho nhiều người sử dụng file excel của mình mà mỗi người sẽ có một tài khoản khác nhau. Mỗi tài khoản đăng nhập vào đều sẽ xem lại được những phần khác nhau trong file Excel này. Đây là tính năng mà Excel thông thường không thể làm được.

Tự động hóa báo cáo bằng VBA: Những người dùng Microsoft Excel thường phải lặp lại nhiều lần một hoặc nhiều thao tác và nhiệm vụ. Các nhiệm vụ đó có thể đơn giản là sao chép và dán một thư mục con các dữ liệu vào các trang tính khác nhau hoặc phức tạp hơn như tải một khối dữ liệu lớn lên một trang web nào đó. Với việc sử dụng VBA, các mã lệnh macro có thể được lập trình dể tự động hóa các nhiệm vụ trên, biến một nhiệm vụ gồm nhiều thao tác phải làm thủ công thành một tính năng chỉ cần nhấp chuột là có thể thực hiện được.

Người dùng Excel trước kia có thể tối ưu hóa thời gian sử dụng Excel của họ bằng cách tạo các mã lệnh macro để thực hiện một số nhiệm vụ nào đó qua việc “ghi lại” các thao tác của họ với tính năng Macro Recorder của Excel. Tính năng này khi được kích hoạt sẽ lưu lại các bước thao tác của người dùng để làm một nhiệm vụ nào đó rồi gán các thao tác đó vào một nút chức năng để người dùng có thể nhấp chuột vào khi muốn thực hiện nhiệm vụ đó cho lần kế tiếp. Tuy cách này khá đơn giản nhưng việc sử dụng Macro Recorder có phần “cứng nhắc” nên khó sử dụng với các biến số (variables) hay các “thao tác thông minh”.

VBA giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép người dùng “lập trình” các mã lệnh macro thay vì chỉ đơn thuần là ghi lại macro với Macro Recorder. Chính việc này giúp người dùng Excel có thể thêm các tính năng đặc biệt và nâng cao để có thể thích ứng được với các nhiệm vụ có tính phức tạp cao hoặc đòi hỏi có xử lý thông minh.

Tham khảo: Tổng hợp các phím tắt Excel cơ bản dành cho dân văn phòng

Cách mở trình soạn thảo VBA trong Excel

Sử dụng tab Developer

Cách này cũng khá đơn giản, tuy nhiên để sử dụng được tính năng tab Developer bạn cần thực hiện thao tác hiển thị thẻ Developer trên thanh Ribbon.

Nếu chưa biết cách hiển thị thanh Developer bạn thực hiện như sau:

Chọn thẻ File >> sau đó chọn Options (Nếu không thấy  Options bạn nhấn vào mục More để mở nhé!

Trong giao diện Excel Options bạn nhất chọn Customize Ribbon. Sau đó nhấn chọn Developer >> OK. Vậy là có thể hiển thị Developer trên thanh Ribbon.

Để tiến hành mở VBA bạn làm như sau:

• Bước 1: Trên thanh Ribbon bạn nhấp chuột vào chọn Developer
• Bước 2: Trong nhóm Code bạn chọn phần Visual Basic. Lúc này mà hình sẽ xuất hiện giao diện của trình soạn thảo VBA.

Sử dụng Worksheet

Với cách sử dụng Worksheet không nhiều người biết đến nhưng cách mở VBA này khá nhanh. Để mở VBA bạn chỉ cần nhấn vào tab Worksheet sau đó nhấn chuột phải và chọn phần View Code,

Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Ứng dụng của VBA Excel là gì?

Ứng dụng của VBA Excel là gì? Với việc có thể lập trình tính năng mới cho Excel, tiềm năng của VBA Excel là cực kì lớn. Nhưng các khả năng nổi trội nhất của VBA Excel có thể được tóm gọn lại thành 5 điểm chính:

• Nếu bạn có thể thực hiện bất cứ thao tác gì trong Excel, bạn đều có thể viết mã VBA để làm điều tương tự. Nếu bạn biết được mã lệnh (sử dụng Macro Recorder hay từ các nguồn trên internet), bạn có thể nối nhiều mã lệnh thao tác vào với nhau thành một mã lệnh macro thống nhất.
• Bạn có thể sử dụng VBA để viết các mã lệnh chức năng thuộc người dùng để sử dụng trong các hàm trong excel. Tuy Excel đã cung cấp sẵn rất đa dạng các hàm tính khác nhau, nếu bạn muốn có một hàm tính đặc biệt do yêu cầu đặc thù của công việc, bạn hoàn toàn có thể tự tạo một hàm mới của riêng mình trong Excel bằng VBA.
• Bạn có thể sử dụng VBA để thêm các câu lệnh logic (câu lệnh điều kiện If) hoặc câu lệnh loops (câu lệnh lặp lại thao tác) vào mã macro. Điều này đồng nghĩa với việc macro mà bạn tạo ra không chỉ đơn thuần là bản ghi lại một chuỗi các thao tác mà có thể trở thành một chương trình thực thụ với khả năng lặp lại thông minh và tự đưa ra quyết định.

• VBA cho phép bạn có thể xây dựng giao diện người dùng, cung cấp cho người dùng một phương pháp dễ dàng để tương tác với các mã macro. Những giao diện này có thể chỉ là các nút bấm đơn giản trên trang tính của bạn hoặc phức tạp hơn với nhiều các tính năng điều khiển như Treeview và FlexGrids.
• VBA cho phép bạn khai thác tối đa các nguồn tài nguyên có trong máy tính của bạn hay trên internet để áp dụng vào Excel (hoặc bất cứ phần mềm nào khác của bộ MS Office) bằng cách sử dụng các thư viện DDL ngoài. Bạn có thể tự động hóa Excel hiệu quả hơn rất nhiều như việc truy cập vào các dịch vụ và kho dữ liệu web, phân tích file XML, liên kết với các ứng dụng MS Office khác và nhiều hơn thế nữa.

Học VBA Excel có khó không?

Như chúng ta đã thấy, ứng dụng VBA của Excel mang đến cho người dùng vô vàn lợi ích. Vì vậy chắc không ít người trong nghề muốn học về VBA. Vậy học VBA Excel có khó không?

Nhiều người nhận xét rằng học viết chương trình VBA không quá khó, tuy nhiên bạn cần có kiến thức chuyên môn vững và sự cẩn trọng. Lý do là bởi nếu ai đó muốn dùng chương trình VBA của bạn thì họ phải cài đặt nó vào Microsoft Excel, nếu bạn viết chương trình không tốt, mắc lỗi nào đó thì nó sẽ khiến Excel gặp trục trặc, sai sót trong quá trình phân tích dữ liệu và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến người dùng. Vì vậy mới nói bạn phải có kiến thức chuyên môn vững vàng, tay nghề tốt và sự cẩn thận, tỉ mỉ.

Qua bài viết trên đây của chuyên trang News.timviec, ắt hẳn bạn đã hiểu rõ VBA Excel là gì cùng một số thông tin liên quan đến ứng dụng này. Sau khi đã nắm được những kiến thức hữu ích này, hi vọng rằng bạn sẽ luôn sử dụng VBA đúng cách để đem lại hiệu quả cao như mong muốn!