Excel là gì? Cấu trúc và công dụng hữu ích của Excel

Excel là ứng dụng bảng tính của Microsoft Office dùng để tính toán và phân tích dữ liệu. Đọc tiếp để hiểu rõ hơn khái niệm Excel là gì nhé!

• Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie
• Thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Excel là gì?

Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính thuộc bộ Microsoft Office, công dụng chính của nó là giúp người dùng tính toán nhanh và chính xác với số lượng dữ liệu lớn. Excel là một tập hợp các hàng và cột được kết hợp với nhau tạo ra một bảng tính lớn. Các hàng thường được ký hiệu lần lượt bằng các chữ cái như: A, B, C, D, E,… còn các cột thì được ký hiệu bằng các con số từ 1, 2, 3 cho đến n…. Một cột và một hàng gộp lại với nhau sẽ trở thành một ô tính. Địa chỉ của ô sẽ được xác định bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho hàng.

Các phiên bản Excel hiện nay:

• Phiên bản Excel 2003 – Tải về tại Download Excel 2003
• Phiên bản Excel 2007 – Tải về  tại Download Excel 2007
• Phiên bản Excel 2010 – Tải vềtại Download Excel 2010
• Phiên bản Excel 2013 – Tải về  tại Download Excel 2013
• Phiên bản Excel 2016 – Tải về  tại  Download Excel 2016
• Phiên bản Excel 2019 – Tải về  tại Download Excel 2019

Những tính năng nổi bật của Excel

Excel mang nhiều công dụng và tính năng khác nhau, hỗ trợ người dùng đạt hiệu suất tốt hơn trong công việc. Trong đó, những tính năng nổi bật được người dùng sử dụng phổ biến trên Excel gồm có:

• Lưu dữ liệu dưới dạng bảng tính: Excel có cấu trúc dạng bảng tính khoa học, cho phép người dùng nhập và lưu dữ liệu nhanh chóng.
• Tích hợp nhiều công thức, hàm tính, hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh và chính xác.
• Dễ dàng vẽ biểu đồ dựa trên số liệu được cung cấp.
• Tính năng liên kết giữa nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu giữa các bảng tính liên kết chặt chẽ hơn, hỗ trợ người dùng xử lý dữ liệu logic hơn.
• Tính năng bảo mật an toàn: Excel cho phép người dùng có thể cài mật khẩu khi mở file.

Cấu trúc của một bảng tính Excel

Sau khi bạn đã nắm được Excel là gì và ứng dụng của nó thì chúng ta hãy cùng tiếp tục tìm hiểu về cấu trúc của bảng tính Excel nhé!

• Bảng tính – Sheet: Sheet là gì trong Excel? Sheet là bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính có tới hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có thể thoải mái sử dụng chúng để tính toán, lập biểu mẫu, phân tích dữ liệu…
• Sổ tay – Workbook: một Workbook thường có từ 1 – 255 sheet riêng biệt. Workbook thường được sử dụng để tập hợp những loại bảng tính, đồ thị… có sự liên hệ với nhau. Excel không giới hạn số lượng Workbook nhưng việc bạn mở được bao nhiêu Workbook sẽ tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
• Cột – Column: Cột là tập hợp của các ô tính theo chiều dọc. Độ rộng mặc định của mỗi cột  là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 255 ký tự ). Một bảng tính Excel có tới 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái khác nhau như: A, B, C, E, F, G, H, I…
• Dòng – Row: Dòng là tập hợp của các ô tính theo chiều ngang. Chiều cao mặc định của dòng là là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 409). Một bảng tính Excel có ít nhất 16384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5, 6…).
• Ô – Cell: Ô là điểm giao  nhau của dòng và cột. Tọa độ của một ô được xác định bởi  ký hiệu số thứ tự của dòng và chữ cái ký hiệu của cột.
• Vùng – Range: Vùng thường  là tập hợp của nhiều ô lân cận nhau, nó thường được xác định bởi toạ độ ô đầu và toạ độ ô cuối. Vùng có thể là một ô, một nhóm ô hay là toàn bộ bảng tính. Với Excel, bạn có thể làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.

Excel được ứng dụng vào những ngành nghề nào?

Tiếp nối phần khái niệm Excel là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem nó hay được ứng dụng vào các ngành nghề nào nhé!

Micorsoft Excel từ lâu đã trở thành một ứng dụng quan trọng, không thể thiếu được đối với nhân viên của nhiều ngành nghề bởi sự tiện dụng và hữu ích của nó. Các ngành nghề dưới đây chính là những đối tượng sử dụng Excel nhiều nhất:

• Ngành kế toán: Các hàm trong excel rất hữu ích cho công việc kế toán bao gồm tính toán, làm báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
• Hành chính: Theo dõi tình hình chấm công của nhân viên, quản lý tài sản và các loại văn phòng phẩm…
• Nhân sự: Lập danh sách nhân sự, tính lương – thưởng cho nhân viên công ty…
• Ngành Giáo viên: Tính điểm cho học sinh, lập danh sách học sinh dự thi các kỳ thi…
• Kỹ sư: Tính toán dữ liệu kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế, thi công các công trình xây dựng, các dự án…

Qua bài viết này, News.timviec.com.vn đã giải thích giúp bạn khái niệm Excel là gì và những thông tin liên quan đến ứng dụng phổ biến này. Hi vọng những chia sẻ này sẽ tăng thêm vốn kiến thức, kỹ năng văn phòng và giúp ích nhiều cho bạn trong công việc và cuộc sống!

Bài viết cùng chủ đề: Cách hiện thanh công cụ (Ribbon Bar) trong Excel đơn giản nhất