Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Nếu bạn là người mới tiếp xúc với Excel thì bạn cần được “training”. Dưới đây là bản hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản và dễ hiểu nhất.

• Cách hiện thanh công cụ (Ribbon Bar) trong Excel đơn giản nhất
• Cách bỏ dấu trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Excel là gì?

Trước khi tìm hiểu về “cẩm nang” hướng dẫn sử dụng Excel thì chúng ta hãy tìm hiểu một chút về ứng dụng cực kỳ hữu ích này nhé!

Khái niệm

Excel là một ứng dụng dạng bảng tính được tạo ra bởi tập đoàn Microsoft. Nó là một tổ hợp gồm nhiều ô, hàng, cột khác nhau và người dùng sẽ sử dụng chúng để tính toán những dữ liệu họ cần hoặc làm các loại báo cáo.

Dù là ứng dụng bảng tính nhưng Microsoft Excel không hề bị giới hạn xung quanh những con số. Bạn có thể thoải mái thêm các loại ảnh, video và các loại dữ liệu khác nữa để bảng Excel của bạn đẹp mắt, khoa học hơn và dễ sử dụng hơn.

Công dụng của Excel

Không phải ngẫu nhiên mà Excel lại được người dùng khắp thế giới ưa chuộng và tin dùng đến thế. Lý do cũng bởi nó đem đến nhiều công dụng tuyệt vời. Nó có thể giúp bạn làm được những gì, cùng tìm hiểu nhé!

• Quản lý ngân sách (đối với gia đình và doanh nghiệp)
• Theo dõi các dự án, tình trạng khách hàng…
• Tính toán các khoản vay nợ, thế chấp…
• Quản lý kho
• Giúp người dùng lập các loại kế hoạch, lịch trình…

Các phiên bản Excel hiện có

Excel hiện tại có 4 phiên bản cho người dùng sử dụng, đó là:

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho iOS
• Microsoft Excel cho Android

Hướng dẫn sử dụng Excel

Dưới đây là phần hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản cho những người mới bắt đầu sử dụng công cụ này!

Làm việc với ô, hàng, cột

Các cột, hàng, ô trong Excel luôn có vai trò quan trọng, bạn muốn hiểu rõ về Excel thì phải tìm hiểu cách làm việc chúng trước. Bản hướng dẫn sử dụng Excel nào cũng không thể thiếu phần về các hàng, cột, ô. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài thao tác đơn giản như chèn, xóa, di chuyển, điều chỉnh kích thước của chúng.

Chèn/xóa ô, hàng, cột

Hãy đặt con trỏ chuột vào phần số hoặc chữ cái, tiếp đó nhấp chuột phải. Khi đó, menu sẽ hiện ra và bạn chỉ việc chọn lệnh Insert nếu muốn thêm ô, hàng, cột hoặc chọn Delete nếu muốn xóa chúng.

► XEM THÊM NGAY: Kỹ năng văn phòng cơ bản mà dân công sở nào cũng nên biết

Cách chèn hoặc xóa ô cũng tương tự như trên. Tuy nhiên, điểm khác biệt là bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Khi đó, ban chỉ cần chọn theo ý muốn và click OK là được.

Di chuyển ô, hàng, cột

Bước đầu tiên, hãy chọn ô, hàng, cột muốn di chuyển. Bạn đặt con trỏ chuột lên 1 trong số các cạnh của ô, hàng, cột sao cho mũi tên 4 chiều xuất hiện. Giũ chuột và kéo các ô, hàng, cột bạn muốn đến vị trí mới mà bạn muốn.

➣ Xem thêm: Cách khóa file Excel không cho chỉnh sửa & bảo mật cho file Word

Điều chỉnh kích thước ô, hàng, cột

Việc điều chỉnh chiều cao hoặc chiều rộng hoặc chiều cao của các ô, hàng, cột rất đơn giản . Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Chọn và nhấp chuột phải vào ô/hàng/cột mà bạn muốn điều chỉnh kích thước. Khi menu hiện ra, chọn Column Width (chiều rộng của cột) hoặc Row Height (chiều cao của hàng). Cửa sổ pop-up sẽ hiện ra và cho bạn biết chiều rộng và chiều cao hiện tại, hãy thay số liệu cũ bằng số liệu mới mà bạn muốn rồi click OK là xong.
• Cách 2: Chọn ô, hàng, cột muốn chỉnh kích thước. Di  chuột tới khu vực đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.

Các hàm cơ bản trong Excel

Các hàm cơ bản trong Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, giúp việc tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính trở nên nhanh gọn hơn:

• Hàm COUNT: Hàm đếm, giúp bạn không cần phải đếm các ô, cột, hàng, dữ liệu… theo cách thủ công.
• Hàm SUM: Hàm tính tổng, giúp bạn tính tổng khi cộng các con số lại với nhau.
• Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình.
• Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống.
• Hàm MIN, MAX: Hàm tính giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất
• Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra các điều kiện, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, tương tự nếu sai nó sẽ trả về giá trị sai.

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Excel dành cho các “lính mới”. Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích nên nếu bạn chưa biết cách sử dụng thì hãy học ngay đi nhé!

►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí