Thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Excel là một công cụ hữu ích đối với các nhân viên văn phòng. Họ phải học nhiều thủ thuật Excel khác nhau để chúng hỗ trợ họ trong công việc.

• Cách in 2 mặt trong Excel 2010 và 1 số thủ thuật hữu ích khác
• Cách hiện thanh công cụ (Ribbon Bar) trong Excel đơn giản nhất

Microsoft Excel là một trong những phần mềm văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất vì tính năng tập bảng tính đa dạng, linh hoạt, phù hợp với rất nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Với nhiều chức năng được tích hợp trong Excel, người dùng nên biết các thủ thuật trong Excel cơ bản để có thể thao tác trên Excel nhanh và hiệu quả hơn.

Thủ thuật Excel – Sử dụng thanh trạng thái

Bất cứ khi nào bạn bôi đen một hay nhiều ô có chứa số, thanh trạng thái ở cạnh dưới của cửa sổ Excel sẽ cũng cấp cho bạn nhiều thông tin rất hữu ích. Bạn có thể biết về số tổng, trung bình cộng, và có bao nhiêu dữ liệu số trong phần được bôi đen.

Bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào thanh trạng thái để thêm các tính năng khác, ví dụ như hiển thị số nhỏ nhất và số lớn nhất trong vùng được bôi đen.

Thủ thuật Excel – Dán hàng cố định

Nếu bạn muốn một số hàng trong bảng tính luôn được hiển thị ở đầu bảng ngay cả khi bạn kéo xuống phần dưới, bạn có thể sử dụng tính năng dán cố định. Bạn có thể chọn hàng, hoặc cột bạn muốn dán cố định bằng cách nhấn vào ô chữ ở đầu hàng hoặc cột đó, sau đó nhấn vào tab View.

Trong tab View, chọn mục Freeze Panes. Bạn sẽ có thể chọn một trọng ba lựa chọn sau:

• Freeze Panes: Dán cố định cả hàng và cột đã chọn
• Freeze Top Row: Chỉ dán cố định hàng được chọn lên đầu bảng tính
• Freeze First Column: Chỉ dán cố định cột được chọn vào bên trái bảng tính

➤ Xem chi tiết: Cách cố định dòng trong Excel và một số thao tác hữu ích khác

Thủ thuật Excel – Chọn nhanh công thức

Đây là thủ thuật Excel rất cần thiết cho những người dùng chuyên sử dụng các hàm trong Excel khi làm việc. Khi bạn nhập công thức vào một ô tính nào đó, bạn có thể dùng phím mũi tên lên-xuống để hiển thị các công thức gợi ý và sử dụng chuột hoặc phím Tab để chọn công thức bạn cần. Mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi không phải gõ toàn bộ công thức mỗi lần sử dụng.

Tính năng tự động nhập dữ liệu

Nếu bạn đang nhập một trường dữ liệu, bạn có thể bôi đen trường dữ liệu đó rồi kéo chuột xuống các ô tính cùng  cột. Excel sẽ tự động nhận diện dữ liệu và nhập vào các ô tính trống được chọn. Tính năng này rất thích hợp để tiết kiệm thời gian nhập liệu mang tính lặp lại, ví dụ như ngày/tháng/năm.

Excel cũng rất thông minh khi nhận diện các dữ liệu bạn muốn phần mềm tự động nhập Ví dụ, bạn muốn có một cột hiển thị các ngày lẻ trong tháng, Excel sẽ nhận diện và nhập theo đúng khuôn mẫu đó.

➤ Có thể bạn quan tâm: Bộ kỹ năng văn phòng cơ bản giành cho khối văn phòng

Công cụ Go To để tới ô tính nhanh

Nếu như bảng tính Excel của bạn có một khối lượng dữ liệu lớn, sẽ rất khó để có thể theo dõi hay tìm một ô tính cụ thể. Một thủ thuật Excel rất tiện lợi  khắc phục vấn đề này là dùng công cụ Go To để tìm và tới một ô tính dễ dàng và nhanh chóng. Thao tác sử dụng công cụ Go To cũng tương tự như sử dụng công cụ Find trong Microsoft Word.

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu có chứa thông tin bạn cần. Bạn cũng có thể nhấn chuột vào ô vuông ở góc trên bên trái của bảng tính hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính.
• Bước 2: Trong tab Home, chọn Edit. Nhấn vào Go To.
• Bước 3: Bạn có thể nhập dữ liệu hoặc văn bản cần tìm hoặc sử dụng tab Special để tìm bằng các đặc điểm cụ thể hơn.

Các tổ hợp phím tắt tiện lợi

Một phần không thể thiếu trong danh sách các thủ thuật Excel là các tổ hợp phím tắt. Microsoft Excel có rất nhiều tổ hợp phím cho phép bạn thao tác rất nhanh mà không cần phải dùng đến chuột hay mất công tìm trong thanh công cụ. Dưới đây là một số tổ hợp phím thông dụng trong Excel:

• Ctrl + ; – Nhập ngày/tháng/năm của hôm nay vào ô tính.
• Ctrl + Shift + : – Nhập giờ/phút tại thời điểm nhấn.
• Ctrl+ Shift + # – Thay đổi cách định dạng ngày/tháng/năm.
• Ctrl + 0 – Ẩn cột đang đặt trỏ chuột.
• Ctrl + 9 – Ẩn cột đang đặt trỏ chuột.
• Ctrl + F6 – Chuyển qua lại giữa các file Excel đang được mở cùng lúc.
• Ctrl + ` – Hiển thị tất cả các công thức có trong Excel.
• Ctrl + PageUp hoặc PageDown – Chuyển qua lại giữa các trang tính có trong cùng một file Excel.
• Shift + F10 – Mở menu tương tự khi nhấn chuột phải cho ô tính đang chọn.

Trên đây là bài viết giới thiệu của News.timviec.com.vn về một số thủ thuật Excel hay ho và cực kỳ cần thiết cho “dân” văn phòng. Hãy học sử dụng chúng ngay hôm nay để “nhẹ gánh” trong công việc nhé!