Giải pháp hiệu quả khi bạn cảm thấy quá tải trong công việc

Cảm giác quá tải trong công việc là điều không ai mong muốn, nhưng đôi khi lại khó tránh khỏi. Khi lịch trình làm việc hàng tuần, hàng tháng, thậm chí hàng quý trở nên dày đặc với vô số đầu việc và dự án, bạn có thể thấy mình sắp chạm đến ngưỡng “bùng nổ”. Mỗi khi sếp đến gần, bạn lại lo lắng không biết nhiệm vụ mới nào sắp đổ lên vai. Điều này không phải vì bạn lười biếng hay ích kỷ, mà đơn giản là bạn cần một khối lượng công việc hợp lý để duy trì hiệu suất và sức khỏe.

Nhiều nhà quản lý bận rộn không thể theo dõi sát sao và nhận ra khi nhân viên của mình đang quá tải. Do đó, việc chủ động và khéo léo lên tiếng là rất quan trọng để thay đổi tình hình.

Bước 1: Tìm kiếm lời khuyên từ người đáng tin cậy

Trước khi trao đổi trực tiếp với sếp, hãy tìm đến một người bạn tin tưởng để xin lời khuyên. Hãy thành thật với họ và với chính bản thân mình. Đặt ra những câu hỏi như: “Mục tiêu và thời gian biểu cho các dự án hiện tại có thực tế không?” hay “Cách mình sắp xếp thời gian đã hợp lý chưa?”. Mục đích là để tự đánh giá và chuẩn bị tinh thần cho những câu hỏi từ cấp trên. Đồng thời, góc nhìn từ bên ngoài sẽ giúp bạn xác định liệu mình có thực sự đang làm việc quá sức hay không. Nếu sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân đã bị phá vỡ nghiêm trọng, thì đó chính là một vấn đề cần được giải quyết.

Nếu bạn đã áp dụng mọi thủ thuật quản lý thời gian nhưng vẫn không thấy hiệu quả, đã đến lúc chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Sắp xếp một cuộc trò chuyện với quản lý

Đây là thời điểm thích hợp để đặt lịch họp với người quản lý. Để chuẩn bị, hãy lập một danh sách chi tiết các nhiệm vụ bạn đang đảm nhận. Lưu ý nhỏ: không cần liệt kê những việc vặt như kiểm tra email hay trả lời tin nhắn đồng nghiệp. Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ chính được giao.

Trong cuộc họp, hãy trình bày một cách trung thực và tìm kiếm sự hướng dẫn. Đề nghị cấp trên giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc: Nhiệm vụ nào quan trọng hơn? Dự án nào cần được ưu tiên hoàn thành sớm cho khách hàng? Điều này sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch làm việc hợp lý và cảm thấy tự tin hơn vào định hướng của mình.

Bước 3: Đánh giá lại thời gian biểu cá nhân

Bạn có thể dễ dàng nhận ra một số nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian hơn dự kiến. Hãy hỏi quản lý xem họ kỳ vọng bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi dự án. Nếu con số họ đưa ra thấp hơn thực tế, hãy trình bày chi tiết cách bạn đang thực hiện công việc và xin lời khuyên để tối ưu hóa thời gian.

Tương tự, hãy xem xét các cuộc họp bạn tham gia: chúng có thực sự hiệu quả không? Bạn có đóng góp gì đáng kể? Việc tham gia có phải là bắt buộc với bạn, hay có đồng nghiệp nào khác có thể thay thế? Đừng ngần ngại hỏi ý kiến sếp về vấn đề này.

Tuy nhiên, nếu quản lý không thể đưa ra những gợi ý hữu ích, bạn sẽ cần phải “tự lực cánh sinh” nhiều hơn.

Bước 4: Thiết lập thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ

Sau khi đã có danh sách công việc, hãy đánh số thứ tự ưu tiên cho chúng và cập nhật tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần. Lần tới khi sếp giao một nhiệm vụ mới, hãy tạm dừng và cân nhắc những xáo trộn mà việc này có thể gây ra. Sau đó, nếu cảm thấy không thể đảm đương thêm, hãy trình bày rõ ràng với sếp. Việc này giúp cấp trên hiểu được tình hình công việc của bạn. Bạn vẫn sẵn lòng nhận nhiệm vụ mới, nhưng cần có sự điều chỉnh về thời hạn hoàn thành dựa trên mức độ ưu tiên của các công việc hiện tại.

Bước 5: Học cách nói “không” một cách khéo léo

Nếu quản lý của bạn không chấp nhận thay đổi thời hạn hoặc ưu tiên nhiệm vụ, bạn cần học cách từ chối. Điều này có thể không dễ dàng nếu bạn thường xuyên đồng ý nhận việc. Tuy nhiên, bạn có thể từ chối một cách nhẹ nhàng và chuyên nghiệp:

• “Hoãn binh”: Xin một khoảng thời gian (tối đa vài giờ) để suy nghĩ thay vì từ chối ngay lập tức. Ví dụ: “Tôi đang có khá nhiều việc và cần rà soát lại để có thể trả lời sếp. Tôi sẽ phản hồi lại sếp vào chiều nay.”
• Đưa ra giải pháp thay thế: Thay vì từ chối thẳng thừng, hãy đề xuất một phương án không làm bạn quá sức. Chẳng hạn, bạn có thể đảm nhận một phần công việc và đề xuất đồng nghiệp khác hỗ trợ phần còn lại. Ngay cả khi sếp không coi đây là phương án tối ưu, bạn vẫn thể hiện được sự chủ động và mong muốn tìm giải pháp.

Kết luận

Ai trong chúng ta cũng có lúc cảm thấy quá tải trong công việc. Nhưng nếu tình trạng này kéo dài, bạn đã cố gắng mọi cách mà không thay đổi được, và quản lý cũng không sẵn lòng hỗ trợ, hãy nhìn nhận rằng bạn xứng đáng có một công việc đảm bảo sức khỏe và sự cân bằng. Thị trường lao động luôn rộng mở với nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn bạn nghĩ. Đừng ngần ngại tìm kiếm một vị trí phù hợp với mức lương mong muốn để tìm lại sự hài lòng và sức khỏe cho bản thân.