Hướng dẫn phỏng vấn xin việc thư ký, 9 câu hỏi và cách trả lời cực hay

Muốn săn việc thư ký và đang tìm mẫu câu hỏi phỏng vấn, bạn hãy tham khảo ngay những hướng dẫn phỏng vấn xin việc của chúng tôi trong bài viết này!

• Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc Đại Sứ Quán: 4 nhóm câu hỏi thường gặp
• Lần đầu đi phỏng vấn xin việc: mắc phải 6 sai lầm, có thể bị loại ngay
• Phỏng vấn xin việc trái ngành ư? Đừng lo, đã có 5 bí quyết “bất bại”

Thư ký được xem là người đóng vai trò quan trọng đối với các sếp và các doanh nghiệp, công ty. Thư ký sẽ hỗ trợ cấp trên quản lý, điều hành nhân sự và công việc, giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các cuộc họp, tiếp khách, … Đây là một nghề không hề đơn giản, đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, nếu làm tốt công việc này, chắc chắn rằng bạn vừa là người có chuyên môn, vừa có nhiều kỹ năng mềm. Do tính chất công việc đòi hỏi cao, chính vì thế mà việc tuyển dụng thư ký cũng rất khắt khe.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn phỏng vấn xin việc thư ký, bật mí 9 câu hỏi phỏng vấn hay gặp nhất và giúp các bạn có cách trả lời thông minh.

Hãy giới thiệu đôi nét về bản thân bạn!

Đây là câu hỏi đầu tiên của buổi phỏng vấn thư ký và thường có thể bắt gặp ở bất kỳ một cuộc phỏng vấn nào. Bạn nên giới thiệu nhanh gọn, rõ ràng và trùng khớp với các thông tin mà bạn đã viết trong CV. Hãy tránh trả lời sai lệch với những gì bạn đã viết trước đó, bởi lúc đó nhà tuyển dụng có thể sẽ vặn vẹo, ảnh hưởng tới tâm lý của bạn.

Tại sao bạn lại chọn làm thư ký trong khi có nhiều nghề khác “dễ thở” hơn?

Làm bất cứ công việc gì cũng phải thật tâm huyết và có đam mê thì mới thành công được. Và đây chính là câu trả lời cho câu hỏi phỏng vấn thư ký này. Bất kỳ một công ty nào cũng muốn tuyển một nhân viên có đam mê công việc, làm việc có trách nhiệm nên nếu bạn trả lời như vậy, họ sẽ rất hài lòng. Bên cạnh đó, nếu bạn còn thích làm thư ký vì một lý do gì đó tích cực nữa thì cũng đừng ngần ngại chia sẻ với nhà tuyển dụng nhé!

Bạn có những kinh nghiệm gì với nghề thư ký?

Phỏng vấn vị trí thư ký thì kinh nghiệm của ứng viên là một vấn đề cực kỳ quan trọng đối với nhà tuyển dụng, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc. Đây là một công việc khó, đòi hỏi nhiều kỹ năng nên hầu như các nhà tuyển dụng đều tuyển những người đã có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Nhà tuyển dụng hỏi về kinh nghiệm cũng là lúc tốt nhất để bạn thể hiện, PR bản thân mình rồi. Bạn đã làm việc ở những công ty nào, thời gian bao lâu thì hãy nói qua để cho nhà tuyển dụng biết. Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê cho họ biết những thành tích công việc mà bạn đã đạt được, cách mà bạn đã giải quyết công việc tốt như thế nào trước đó.

Một điểm nhỏ khi phỏng vấn vị trí thư ký mà có thể lấy lòng được nhà tuyển dụng là bạn nên tìm hiểu kỹ về công ty mình đang tuyển hoạt động trong lĩnh vực nào, để từ đó bạn hãy đưa ra những kinh nghiệm phù hợp. Ví dụ, công ty làm về xuất nhập khẩu thì bạn có thể đưa ra các kinh nghiệm của mình trong cách sắp xếp công việc, làm việc hiệu quả với đối tác, bên cạnh đó có thể đưa ra các con số cụ thể để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Tại sao bạn lại chọn công ty của chúng tôi?

Đây là câu hỏi hóc búa mà chúng tôi phải đề cập trong các câu hỏi phỏng vấn thư ký văn phòng. Để trả lời được câu hỏi này bắt buộc bạn phải tìm hiểu thật kỹ về công ty mà bạn đang ứng tuyển. Các công ty, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau và có phong cách làm việc riêng.

Tùy thuộc vào từng công ty mà bạn phải chọn cho mình một cách trả lời phù hợp cho câu hỏi phỏng vấn vị trí thư ký này. Bật mí cho các bạn là hãy vào website của công ty hoặc các tài khoản mạng xã hội, sau đó tìm kiếm mục ‘About’ (Về chúng tôi), hoặc ‘Sứ mệnh’ để biết được những từ khóa đắt giá nhất mà bản thân cần phải nói.

Tại sao chúng tôi nên chọn bạn vào làm trong công ty?

Không chỉ riêng kinh nghiệm, ở phần trả lời cho câu hỏi phỏng vấn thư ký này, bạn cần nêu hết được những điểm mạnh của cá nhân bạn về kỹ năng, học vấn, phẩm chất, … Nói lý thuyết không thì khó thuyết phục, bạn nên đưa một minh chứng cụ thể mà bạn đã từng làm cho các công ty cũ, mang lại những thành công vượt bậc và được đánh giá cực kỳ cao.

Qua mỗi câu nói, bạn hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là một người rất tự tin và bản lĩnh, cực giàu năng lượng, sẵn sàng làm mọi thứ để giúp công ty phát triển hơn. Bạn có thể nói: Tôi đề cao sự năng động, chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, chính vì vậy tôi chọn công ty để có thể phát huy được khả năng của mình, nếu được vào làm việc, tôi hứa sẽ mang lại những điều tốt đẹp nhất, cống hiến hết mình vì sự phát triển của công ty.

Vừa rồi bạn đã liệt kê hết về điểm mạnh, vậy điểm yếu của bạn là gì?

Chắc chắn một điều rằng chẳng ai muốn kể điểm yếu của mình khi đi xin việc cả, đặc biệt là điểm yếu liên quan đến việc làm thư ký mà bạn đang ứng tuyển. Vì vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn phỏng vấn xin việc thư ký hiệu quả nhất cho bạn chính là đừng đề cập đến những điểm yếu của bạn trong công việc này, thay vào đó là những điểm yếu không liên quan như

• Thỉnh thoảng hay dậy muộn
• Tôi thỉnh thoảng trang điểm hơi lâu

Hoặc nếu nói điểm yếu trong công việc thì hãy ngầm biến nó thành điểm mạnh như:

• Tôi hay tập trung làm việc quá mức nên tạm thời hay quên mọi thứ xung quanh
• Khi đồng nghiệp không hiểu vấn đề nào đó tôi hay giải thích đến lúc nào họ hiểu ra thì thôi nên hơi tốn thời gian
• …

Bạn có biết sử dụng phần mềm nào hỗ trợ giúp sếp cập nhật lịch làm việc dễ dàng không?

Là một thư ký, tất nhiên bạn phải biết sắp xếp công việc, lên lịch tổ chức các cuộc họp, cân đối thời gian gặp đối tác, … Ở câu hỏi này, bạn có thể trả lời rằng: bạn thường lập bảng biểu, chia công việc theo các mốc thời gian và tùy từng mức độ quan trọng và cần ưu tiên giải quyết trước.

Về phần bảng biểu bạn có thể trả lời là lập ở Docs online, rất dễ cập nhật, theo dõi và thay đổi. Một số phần mềm ứng dụng trên điện thoại phục vụ tốt cho việc lên kế hoạch và sắp xếp thời gian như Microsoft to do, Tasks, TickTick, … rất tiện dụng, tôi đã từng sử dụng qua.

Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu?

Thực sự bất cứ ai đi làm, ngoài đam mê thì lương thưởng là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Hầu hết trong các thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã đề cập tới mức lương rồi, còn nếu đơn vị nào chỉ ghi là ‘thỏa thuận’ hoặc ‘Lương cạnh tranh’ thì đây là cơ hội để bạn đàm phán về mức lương của mình.

Bạn hãy thẳng thắn đưa ra con số mà bạn thấy phù hợp, tùy xem mức độ yêu cầu công việc ở công ty mới mà lương có thể tương đương hoặc cao hơn so với công việc cũ mà bạn đã làm. Hoặc bạn cũng có thể hỏi ngược lại nhà tuyển dụng xem mức lương với người cũ, hoặc mức lương họ có thể trả cho bạn là bao nhiêu. Khi họ đã nói ra con số, nếu bạn thấy ít thì có thể đàm phán đề tăng thêm. Tuy nhiên, lưu ý là đừng đòi hỏi quá mức, bởi có thể họ đã rất ưng bạn rồi, nhưng mức lương bạn đưa ra quá cao thì bạn vẫn có thể bị trượt phỏng vấn.

Bạn có câu hỏi gì cho chúng tôi không?

Ở phần cuối của cuộc phỏng vấn thư ký này, nhà tuyển dụng cho bạn cơ hội để hỏi tất cả những thứ mà bạn chưa rõ, cần được nghe giải đáp luôn. Nếu bạn có thắc mắc gì về công việc, về kế hoạch phát triển của công ty, … thì bạn có thể hỏi.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hỏi về chế độ, phúc lợi, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội. Đây đều là những thứ cần thiết đối với một người lao động, nên bạn cứ mạnh dạn hỏi và nhà tuyển dụng cũng không thể gây khó dễ cho bạn được. Bạn hãy ghi nhớ các câu trả lời mà chúng tôi hướng dẫn trong buổi phỏng vấn xin việc thư ký nhé!

Xem thêm:

• Bạn nữ đi phỏng vấn xin việc nên mặc gì để ưng mắt nhà tuyển dụng
• Bật mí những câu hỏi phỏng vấn xin việc làm thêm cho sinh viên
• 5 lỗi nên tránh lúc trả lời những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc

Như vậy các bạn đã biết được các câu hỏi thường gặp cũng như cách trả lời hay nhất trong bài hướng dẫn phỏng vấn xin việc thư ký mà chúng tôi vừa giới thiệu, hy vọng có thể giúp bạn có thêm các kinh nghiệm phỏng vấn. Chúc các bạn sớm tìm được một công việc thật ưng ý, môi trường tốt và mức lương xứng đáng mà tin tức tuyển dụng đem đến cho bạn.