Confirm là gì? Cách viết email confirm thật chuyên nghiệp!

Confirm là một thuật ngữ được sử dụng khá nhiều. Tùy vào từng trường hợp mà nó sẽ có những nghĩa khác nhau. Vậy cách viết email confirm như thế nào?

Định nghĩa từ confirm là gì?

Confirm là gì? Đó là một động từ tiếng Anh được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau. Trong đó, từ confirm thường nằm trong các nhóm nghĩa như:

• Xác nhận, xác thực lời nói của một người là đúng
• Thừa nhận sự có mặt của một bản hợp đồng bất kỳ
• Làm cho ai đó bị nhiễm một thơi quen trong nhiều ngày liên tiếp
• Củng cố vững chắc niềm tin vào một vấn đề nào đó, …

Các trường hợp thường sử dụng từ confirm

Có rất nhiều hoàn cách khác nhau mà chúng ta thường phải dùng cụm từ confirm này. Trong số các trường hợp giao tiếp phổ biến thường dùng, từ confirm có thể xuất hiện ở những trường hợp như:

• Confirm email: Đây là công việc mà bạn cần phải trả lời thư để xác nhận với đối tác là đã nắm được thông tin. Trong thư xác nhận, bạn sẽ cần phải thông báo với bên đối tác là mình đồng ý hoặc từ chối hay cần bên đối tác gửi thêm các thông tin khác nhau.
  Ví dụ dễ hiểu nhất đó là khi nhà tuyển dụng gửi thư mời phỏng vấn và yêu cầu ứng viên cần phải xác nhận lại là đã nắm rõ thông tin về buổi phỏng vấn.
• Xác nhận mật khẩu: Trong trường hợp bạn lập một tài khoản mới hoặc thay đổi mật khẩu các tài khoản ngân hàng, tài khoản mạng xã hội, địa chỉ email khác nhau. Hệ thống thường sẽ yêu cầu bạn phải nhập lại mật khẩu lần thứ 2. Đó chính là yêu cầu xác nhận lại mật khẩu của bạn. Nếu như bạn nhập đúng với thông tin mật khẩu đã nhập lần 1 thì mọi chuyện sẽ diễn ra rất trôi chảy.
• Xác nhận địa chỉ email: Trong nhiều trường hợp khác nhau, bạn sẽ cần phải xác nhận địa chỉ email của bản thân để hệ thống có thể chắc chắn chính bạn là người lập ra tài khoản đó hay không. Trong trường hợp này, bạn cần tìm thư xác nhận, thực hiện theo các hướng dẫn trong email để xác nhận bảo mật địa chỉ email nhằm tránh những trường hợp bất trắc xảy ra.

►►► CẬP NHẬT HÀNG NGÀY 1000+ các Cover letter mẫu khiến nhà tuyển dụng ĐỨNG NGỒI KHÔNG YÊN từ ánh nhìn đầu tiên để tìm kiếm việc làm phù hợp nhất với tiêu chí của bạn!

Làm thế nào để viết thư confirm thật chuyên nghiệp?

Những yêu cầu chung khi viết thư xác nhận

Thư xác nhận hiện đang sử dụng rất nhiều bởi các cá nhân, tổ chức. Vì thế, khi viết mẫu thư xác nhận, đặc biệt là cho mục đích công việc thì bạn cũng cần phải đáp ứng được những yêu cầu chung như sau:

Về câu từ trong thư xác nhận

Trước khi bạn gửi một văn bản, một bức thư phục vụ cho các mục đích quan trọng thì bạn cũng cần phải đặc biệt chú ý tới câu chữ trong văn bản. Trước khi gửi, hãy đọc lại thật kỹ để rà soát từng câu từ, lỗi chính tả của văn bản.

Việc sai lỗi chính tả trong các văn bản quan trọng như: thiếu từ, dùng từ sai ngữ cách, sai ngữ pháp, thiếu dấu câu…. Là điều phải tuyệt đối hạn chế. Bức thư, văn bản cuối cùng bạn gửi đi cần phải là một văn bản trau chuốt một cách hết sức kỹ lưỡng. Chính việc để ý đến từng câu từ sẽ khiến bạn trở thành một người chuyên nghiệp, cẩn thận.

Loại giấy phù hợp

Mặc dù hiện email đã được sử dụng rất rộng rãi nhưng với những sự kiện quan trọng thì các bức thư tay vẫn luôn được ưu tiên. Do đó, bạn nên sử dụng giấy đã in sẵn logo của công ty để có thể gửi thư confirm hoặc bất cứ văn bản quan trọng nào khác.

Nếu tính chất của công việc quan trọng, bạn nên đánh máy để tỏ rõ sự chuyên nghiệp, hạn chế viết tay. Nhưng hãy chú ý việc máy in còn hoạt động tốt hay không.

Căn lề, font chữ

Khi viết các lá thư confirm hoặc bất cứ những thư dành chon mục đích trang trọng. Bạn cần phải sử dụng đúng các font chữ chuyên dùng cho việc lập văn bản. Cùng với đó, cỡ chữ nên để từ 12 – 14 để có cảm giác dễ nhìn.

Văn phong ngắn gọn, rõ ràng

Đối với các bức thư confirm, bạn cần viết một cách ngắn gọn, không cần quá dài và đặc biệt tránh thể hiện những nội dung không cần thiết. Hãy bám sát vào việc viết những thông tin bạn muốn xác nhận hoặc yêu cầu đối tác bổ sung thêm thông tin.

Ngôn từ lịch sự

Với các bức thư xác nhận, bạn cần có ngôn từ lịch sự, không mang tính cá nhân. Và nếu có muốn thể hiện một chút cảm xúc của bản thân, bạn chỉ cần viết một dòng: Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn này là được.

►►► CẬP NHẬT NHANH các kinh nghiệm phỏng vấn để trở thành ứng viên sáng giá nhất đối với nhà tuyển dụng!

Cách viết thư confirm hoàn hảo nhất

Để viết được thư confirm, bạn cần làm theo đúng bố cục như sau:

• Lời mở đầu: Hãy sử dụng lời chào thích hợp cùng với tên, chức vụ của người nhận thư
• Xác nhận thông tin cần confirm: Đầu thư, bạn nên đi thẳng vào việc xác nhận các thông tin chính của công việc như: thời gian, địa điểm cụ thể, thông tin công việc, …
• Các vấn đề khác cần được yêu cầu xác nhận hoặc bổ sung: Ngoài những thông tin chính cần xác nhận. Bạn cũng có thể yêu cầu phía đối tác thực hiện việc xác nhận hoặc bổ sung thêm những thông tin khác cần được hoàn chỉnh thêm. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng hoàn thành nốt những công việc còn tồn đọng từ trước
• Cuối thư: Bạn nên cảm ơn trước khi kết thúc là thư cùng với đó là chữ ký và họ tên đầy đủ của bạn

Viết thư confirm hiện đã là công việc vô cùng phổ biến hiện nay. Vì thế hãy nắm rõ khái niệm confirm là gì, bạn đã nắm được những yêu cầu để có thể viết được một bức thư xác nhận thật chuyên nghiệp phục vụ cho công tác tìm việc của mình.

Nguồn: News.timviec.com.vn