Trợ lý là gì? Phân biệt vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc

Trợ lý là “cánh tay phải” của lãnh đạo, là người hỗ trợ đắc lực nhất của họ. Bạn muốn hiểu rõ hơn trợ lý là gì thì đọc bài viết này nhé!

Trợ lý là gì?

Trợ lý chính là người hỗ trợ và làm việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo để giúp những người đứng đầu công ty này thực hiện những nhiệm vụ mà họ muốn làm. Trợ lý thường giúp giám đốc xử lý đủ loại vấn đề liên quan đến đối nội – đối ngoại, quản lý tài chính, đàm phán  với đối tác, quản lý các nhân viên cấp dưới…

Trợ lý là gì? Phân biệt vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc - Ảnh 1
Trợ lý là gì?

Trợ lý là 1 công việc tương đối phức tạp, khối lượng công việc cũng tương đối nhiều nên để làm tốt công việc của mình thì bạn cần phải có nhiều phẩm chất vượt trội. Bên cạnh ngoại hình tốt thì bạn cần có chuyên môn vững vàng, kỹ năng mềm, sự khéo léo, cẩn thận, khả năng chịu được áp lực… Có thể nói trợ lý chính là “cánh tay” đắc lực của các lãnh đạo, là nhân vật “dưới một người, trên vạn người”, vì vậy bạn phải hội tụ được những phẩm chất trên nếu muốn đảm đương vị trí này.

►►► Tìm hiểu: Tổng hợp các thông tin tìm việc nhanh cập nhật liên tục.

Phân biệt Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc

Tiếp nối phần khái niệm trợ lý là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phân biệt giữa 2 vị trí “trợ lý giám đốc” và “thư ký giám đốc”. Vì có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người hay nhầm lẫn 2 chức danh này là một. Tuy nhiên, chúng là 2 vị trí công việc tách biệt hoàn toàn. Chúng có những điểm khác nhau chứ không hoàn toàn trùng khớp như nhiều người vẫn nghĩ. Cùng phân tích thật kỹ nhé!

Những điểm tương đồng

Trợ lý và thư ký đều có trách nhiệm hoàn thành những công việc sau đây:

  • Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác văn thư…
  • Gửi và nhận các loại thư tín, email có liên quan đến công việc
  • Lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản… mà lãnh đạo cần
  • Tổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏ
  • Lập lịch hoạt động trong tuần cho công ty
  • Giúp lãnh đạo lên lịch làm việc, kiểm tra lịch trình và các chuyến đi công tác
  • Xử lý các công việc cần thiết khi lãnh đạo đi vắng
Trợ lý là gì? Phân biệt vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc - Ảnh 2
Điểm tương đồng giữa trợ lý và thư ký

►►► Đọc thêm: Tuyển tập những cẩm nang nghề nghiệp hữu ích nhất cho người mới ra trường.

Những điểm khác biệt của vị trí trợ lý

Bạn đã nắm được những điểm giống nhau giữa vị trí trợ lý và vị trí thư ký, dưới đây là những điểm khác biệt:

  • Vai trò lãnh đạo tổ chức của trợ lý sẽ mạnh mẽ và rõ rệt hơn thư ký rất nhiều. Trợ lý có thể thực hiện tất cả mọi công việc của 1 thư ký nhưng họ còn đảm đương nhiều trách nhiệm hơn thư ký. Thư ký chỉ sắp xếp các cuộc hẹn cho Giám đốc còn trợ lý được trao quyền tổ chức và lên lịch cũng như tạo chương trình nghị sự cho các cuộc hop, hội nghị…
  • Trợ lý có thể kiêm luôn cả nhiệm vụ của 1 kế toán, họ quản lý ngân sách của công ty và là người bảo đảm về các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Trợ lý có thể tương tác với hầu hết các phòng, ban của công ty họ làm.
  • Họ là người có thể làm việc độc lập, họ đứng ra trực tiếp làm việc với đội ngũ kinh doanh và xử lý các vấn đề phát sinh. Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự  án “dài hơi” (có thể kéo dài đến vài tháng).
  • Trợ lý được trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.
Trợ lý là gì? Phân biệt vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc - Ảnh 3
Điểm khác biệt của trợ lý và thư ký

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về vị trí trợ lý. Chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ trợ lý là gì đồng nghĩa “bật mí” cho bạn cách phân biệt vị trí trợ lý Giám đốc và thư ký Giám đốc. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn!

►►► Khám phá: Những website đăng tin tuyển việc làm uy tín nhất cho các ứng viên hiện nay.