Trợ lý là gì? Phân biệt công việc trợ lý và thư ký giám đốc

Trợ lý là “cánh tay phải” của lãnh đạo, là người hỗ trợ đắc lực nhất của họ. Bạn muốn hiểu rõ hơn trợ lý là gì thì đọc bài viết này nhé!

• Team là gì? Những điều cần lưu ý về khái niệm “team”
• CMT là gì? Tìm hiểu những điều thú vị về thuật ngữ “Comment”

Trợ lý là gì?

Trợ lý chính là người hỗ trợ và làm việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo để giúp những người đứng đầu công ty này thực hiện những nhiệm vụ mà họ muốn làm. Trợ lý thường giúp giám đốc xử lý đủ loại vấn đề liên quan đến đối nội – đối ngoại, quản lý tài chính, đàm phán  với đối tác, quản lý các nhân viên cấp dưới…

Trợ lý là 1 công việc tương đối phức tạp, khối lượng công việc cũng tương đối nhiều nên để làm tốt công việc của mình thì bạn cần phải có nhiều phẩm chất vượt trội. Bên cạnh ngoại hình tốt thì bạn cần có chuyên môn vững vàng, kỹ năng mềm, sự khéo léo, cẩn thận, khả năng chịu được áp lực… Có thể nói trợ lý chính là “cánh tay” đắc lực của các lãnh đạo, là nhân vật “dưới một người, trên vạn người”, vì vậy bạn phải hội tụ được những phẩm chất trên nếu muốn đảm đương vị trí này.

►►► Tìm hiểu: Trợ lý kinh doanh là gì? Mô tả công việc trợ lý kinh doanh?

Phân biệt Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc

Tiếp nối phần khái niệm trợ lý là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phân biệt giữa 2 vị trí “trợ lý giám đốc” và “thư ký giám đốc”. Vì có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người hay nhầm lẫn 2 chức danh này là một. Tuy nhiên, chúng là 2 vị trí công việc tách biệt hoàn toàn. Chúng có những điểm khác nhau chứ không hoàn toàn trùng khớp như nhiều người vẫn nghĩ. Cùng phân tích thật kỹ nhé!

Những điểm tương đồng

Trợ lý và thư ký đều có trách nhiệm hoàn thành những công việc sau đây:

• Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác văn thư…
• Gửi và nhận các loại thư tín, email có liên quan đến công việc
• Lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản… mà lãnh đạo cần
• Tổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏ
• Lập lịch hoạt động trong tuần cho công ty
• Giúp lãnh đạo lên lịch làm việc, kiểm tra lịch trình và các chuyến đi công tác
• Xử lý các công việc cần thiết khi lãnh đạo đi vắng

►►► Đọc thêm: Tuyển tập những cẩm nang nghề nghiệp hữu ích nhất cho người mới ra trường.

Những điểm khác biệt của vị trí trợ lý

Bạn đã nắm được những điểm giống nhau giữa vị trí trợ lý và vị trí thư ký, dưới đây là những điểm khác biệt:

• Vai trò lãnh đạo tổ chức của trợ lý sẽ mạnh mẽ và rõ rệt hơn thư ký rất nhiều. Trợ lý có thể thực hiện tất cả mọi công việc của 1 thư ký nhưng họ còn đảm đương nhiều trách nhiệm hơn thư ký. Thư ký chỉ sắp xếp các cuộc hẹn cho Giám đốc còn trợ lý được trao quyền tổ chức và lên lịch cũng như tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp, hội nghị…
• Trợ lý có thể kiêm luôn cả nhiệm vụ của 1 kế toán, họ quản lý ngân sách của công ty và là người bảo đảm về các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Trợ lý có thể tương tác với hầu hết các phòng, ban của công ty họ làm.
• Họ là người có thể làm việc độc lập, họ đứng ra trực tiếp làm việc với đội ngũ kinh doanh và xử lý các vấn đề phát sinh. Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự  án “dài hơi” (có thể kéo dài đến vài tháng).
• Trợ lý được trao quyền phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.

Kỹ năng trợ lý cần có

Thành thạo công nghệ máy tính

Trợ lý không chỉ thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà còn phải biết cách sử dụng nhiều loại máy móc, công nghệ có liên quan khác như máy in, máy fax, hoặc các vật dụng cần thiết cho công việc.

Các tiện ích công nghệ mới nhất sẽ phục vụ hiệu quả cho công việc của một trợ lý, giúp họ tiết kiệm nhiều công sức và thời gian hơn.

Khả năng đánh giá và ra quyết định

Ở mức độ quyền hạn nhất định, trợ lý giám đốc có thể thay mặt giám đốc đi vắng để “trông coi” một số nhiệm vụ. Do đó, họ cần có trình độ quản trị kinh doanh và khả năng đánh giá để “chèo chống một mình” trong trường hợp khẩn cấp. Một trợ lý càng giỏi thì lại càng có tầm nhìn cao, biết để ý và học hỏi ngay từ lãnh đạo trực tiếp.

Kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức

Cần biết phân chia thời gian, sắp xếp công việc, lên kế hoạch tổng thể để quản lý tốt nhiệm vụ được giao phó, cũng như biết ưu tiên việc nào quan trọng hơn cả.

XEM THÊM: Cách quản lý thời gian hiệu quả 

Kỹ năng giao tiếp

Trợ lý cần thể hiện khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, giỏi thuyết phục và đàm phán cũng như xây dựng thiện cảm tốt trong lòng đối tác, khách hàng thay mặt cho giám đốc và doanh nghiệp.

Do đó, việc am hiểu các nền văn hóa khác nhau cũng như thành thạo kỹ năng giao tiếp sẽ là vũ khí lợi hại, mang đến thành công cho sự nghiệp.

Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh

Trợ lý là cánh tay phải, có nhiệm vụ tham mưu, góp ý cho giám đốc nên cần phải hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Nếu không nắm rõ xu hướng thị trường, phương hướng phát triển của lĩnh vực trong tương lai, khai thác đối thủ cạnh tranh, họ rất có thể sẽ đưa ra những quyết định sai lầm, ảnh hưởng tới lợi ích công ty.

XEM THÊM: Kỹ năng xử lý tình huống và cách xử lý trong công việc thường gặp

Thu nhập của trợ lý

Thông thường, trợ lý không có mức lương cố định mà dao động trong khoảng 400-500 USD cho đến 1.000-2.000 USD/tháng nếu có năng lực và kinh nghiệm làm việc tốt. Bản lĩnh càng lớn thì trợ lý càng có thể đảm nhận nhiều công việc, từ đó gia tăng thu nhập của mình.

Tại Việt Nam, mức lương trợ lý giám đốc có chênh lệch khá cao từ 5 triệu – gần 22 triệu đồng/tháng. Nếu sở hữu năng lực ngoại ngữ ở mức giao tiếp và soạn thảo tốt thì thu nhập có thể vượt mức 22 triệu đồng/tháng.

Ngoài ra, muốn có mức lương trợ lý giám đốc cao còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như: Kỹ năng tư duy logic, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng xử lý vấn đề, năng lực chuyên môn…

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về vị trí trợ lý. Chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ trợ lý là gì đồng nghĩa “bật mí” cho bạn cách phân biệt vị trí trợ lý Giám đốc và thư ký Giám đốc. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn!

►►► Khám phá: Những website đăng tin tuyển việc làm uy tín nhất cho các ứng viên hiện nay.