[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay
Công văn là một văn bản hành chính được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội, pháp luật khác nhau. Với mỗi lĩnh vực thì công văn sẽ hướng tới những mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến? Cách soạn thảo công văn đúng chuẩn? Cùng theo dõi bài viết này nha!
Có thể bạn quan tâm:
- Những mẫu báo cáo công việc mới và chuẩn nhất [DOWNLOAD]
- Các tiêu chí đánh giá nhân viên mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ
Tìm hiểu khái niệm công văn
![[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 1 [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 1](https://img.timviec.com.vn/2021/01/cong-van-la-gi-1.jpg)
Công văn là gì?
Công văn là một dạng văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, công ty, tổ chức. Văn bản công văn được coi là phương tiện liên hệ chính thức với lãnh đạo của các cơ quan nhà nước, cấp dưới và người dân. Những mẫu công văn đề nghị sẽ nhằm bảo vệ các quyền lợi của những thành viên trong cơ quan tổ chức đó.
Trong một doanh nghiệp, các tổ chức xã hội đều cần sử dụng công văn thường xuyên để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền. Những thông tin trên đã giải thích cho ý nghĩa của khái niệm công văn là gì.
Tham khảo – Tìm hiểu mẫu công văn giải trình thuế dành cho các doanh nghiệp
Công văn là loại văn bản gì?
Công văn là loại văn bản không bao hàm tên của văn bản và được sử dụng để làm thông tin giao dịch, liên lạc công việc giữa các tổ chức cơ quan có thẩm quyền. Những nội dung trong công văn sẽ thường bao gồm những vấn đề sau:
- Trình bày một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị kinh doanh, cơ quan tổ chức
- Chỉ đạo việc thi hành các văn bản, chỉ thị của cấp trên nếu không có văn bản quy phạm pháp luật hoặc điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức
- Báo cáo về một số tài liệu, sự kiện diễn ra theo kế hoạch nhất định
- Yêu cầu làm rõ vấn đề nào đó trong hoạt động của đơn vị, ban ngành, hiệp hội và chủ trương của các văn bản trước chưa hướng dẫn rõ
- R chỉ thị cho cấp trên phê duyệt kế hoạch chỉ đạo quan điểm của mình đối với những vấn đề của cấp dưới
- Thăm hỏi, phúc đáp công văn, cảm ơn
Đặc điểm của công văn
Những văn bản hành chính đều có những đặc điểm riêng để có thể phân loại, nhận dạng với những dạng văn bản khác. Với văn bản công văn sẽ có những đặc điểm riêng biệt như sau:
- Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp
- Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau
- Công văn có thể không do cơ quan, đoàn thể, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức.
Phân loại các dạng công văn phổ biến
Các mẫu công văn phổ biến hiện nay gồm:
- Công văn mục đích hướng dẫn
- Công văn mục đích giải thích
- Công văn đề nghị
- Công văn chỉ đạo
- Công văn khẩn và thu hồi
- Công văn phúc đáp
- Công văn xin ý kiến
Những yêu cầu trong cách viết công văn
![[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 2 [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 2](https://img.timviec.com.vn/2021/01/cong-van-la-gi-3.jpg)
Yêu cầu bố cục của một công văn
Khi thực hiện soạn thảo công văn nhất định phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Nội dung công văn cần xoay quanh chủ đề duy nhất
- Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, cô đọng và liên hệ chặt chẽ với vấn đề đang nói đến
- Tôn trọng, nghiêm túc, có tính thuyết phục cao
- Tuân theo hình thức mà pháp luật quy định, đặc biệt không thể thiếu công văn truy xuất
Bố cục của văn bản công văn cần tuân thủ những nội dung sau:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Nơi gửi công văn, thời gian được gửi
- Tên cơ quan chủ quản, đơn vị phát hành
- Đối tượng nhận công văn
- Số hiệu của công văn, đính kèm tên viết tắt của công văn
- Mục đích viết công văn
- Nội dung
- Chữ ký, dấu đỏ, tên nguyên văn
- Nơi gửi công văn
Phạm vi sử dụng công văn
Công văn không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên sẽ không có hiệu lực đối với tất cả mọi người. Giá trị áp dụng của công văn chỉ có hiệu lực với cá nhân, tổ chức, đơn vị nhận được công văn.
Những người nhận được công văn thực hiện theo yêu cầu và nội dung được viết trong văn bản đó. Công văn sẽ không xác định hiệu lực, thời gian hết hạn của văn bản. Thời điểm hết hạn của công văn là khi nội dung công việc đã được thực hiện hoặc thay thế bằng một văn bản khác.
XEM THÊM: Những mẫu báo cáo công việc mới và chuẩn nhất [DOWNLOAD]
Phương pháp soạn thảo công văn
Công văn phúc đáp
Với dạng công văn phúc đáp cần có những nội dung chính sau:
- Tăng nội dung các phòng ban, bộ phận khác hoặc tin nhắn riêng, khiếu kiện cá nhân, yêu cầu bộ phận giải quyết yêu cầu hoặc giải đáp thắc mắc để giải đáp vướng mắc
- Giải thích công bằng nếu bạn không trả lời hoặc không trả lời được (có thể không đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi của yêu cầu)
- Chốt lại: Nếu vẫn cảm thấy có điều chưa rõ ràng yêu cầu đưa ra câu hỏi để có những câu trả lời rõ ràng hơn
Công văn đề nghị
Phần mở đầu của công văn đề nghị cần nêu ra vấn đề theo chức năng, nhiệm vụ, thông tin,… Hoặc mục tiêu đó có thể căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của một cá nhân hay tổ chức cơ quan nào đó có liên quan.
![[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 3 [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 3](https://img.timviec.com.vn/2021/01/cong-van-la-gi-4.jpg)
Phần nội dung sẽ đề xuất câu hỏi, thời hạn trả lời các câu hỏi thắc mắc. Sau những câu hỏi đề xuất chính là đề nghị đối tượng nhận công văn sẽ đưa ra những phương án giải quyết phù hợp nhất trong thời gian sớm.
Tìm hiểu thêm: Mẫu đề xuất nhân sự sử dụng cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]
Công văn nhắc nhở
Với công văn nhắc nhở tên các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các đề xuất giới thiệu được lặp lại. Nội dung sẽ khái quát những lợi ích, hạn chế, bất lợi, sai lệch cần khắc phục. Cách áp dụng những hướng giải quyết mới, chính sách mới.
Công văn mời họp
- Phần mở đầu: nêu ý định của hội nghị, cuộc họp, cuộc họp
- Nội dung: Đưa ra đề cương chương trình nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt)
- Những người tham dự
+ Thời gian đại hội, khai mạc phiên họp
+ Vai trò
- Kết thúc
+ Nhắc đại biểu trình bày đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định thì không nhận thay thế).
+ Nếu không giới hạn thành phần thì phần kết chỉ cần: Mong đại biểu có mặt đúng giờ.
Công văn giải thích
- Phần mở đầu: quyết định tên văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cấp ủy
- Nội dung:
+ Vạch ra trong tài liệu những tiêu chí cốt lõi
+ Làm rõ các thông số kỹ thuật của tài liệu
+ Cấu trúc, các bước thực hiện, chủ đề trọng tâm chịu trách nhiệm tìm hiểu và thực hiện, chủ đề có trách nhiệm truyền thông
- Kết bài: Có thể xem xét ý nghĩa và tác dụng của văn bản đối với kinh tế, chính trị và văn hóa. Nêu mục đích của chủ trương, đường lối, chính sách (sử dụng tài liệu thuyết phục để tác động đến đối tượng thực hiện)
✅ Tham khảo: Mẫu báo cáo thử việc dành cho nhân viên mới [TẢI NGAY]
Những mẫu công văn phổ biến nhất
![[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 4 [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay - Ảnh 4](https://img.timviec.com.vn/2021/01/cong-van-la-gi-5.jpg)
Dưới đây là những mẫu công văn phổ biến thường được sử dụng, bạn đọc có thể tải về để sử dụng nếu chưa biết cách soạn thảo công văn đúng chuẩn.
DOWNLOAD Mẫu công văn giải thích
DOWNLOAD Mẫu công văn giải trình
DOWNLOAD Mẫu công văn nhắc nhở
DOWNLOAD Mẫu Công văn thông báo
Qua bài viết trên, News.timviec đã giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc khái niệm “công văn là gì?”. Hi vọng rằng với những thông tin của chúng tôi chia sẻ sẽ giúp các bạn hiểu hơn về công văn, cách soạn thảo văn bản công văn đúng tiêu chuẩn. Đừng quên những bài viết hấp dẫn khác của chúng tôi nhé!

Mẫu đơn xin nghỉ việc cập nhật mới nhất 2023
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 10-05-2023, 08:57Đơn xin nghỉ việc là một trong những loại giấy tờ được người lao động đặc biệt quan tâm khi muốn kết thúc công việc tại một công ty hay tổ chức nào đó. Biết cách viết đơn xin nghỉ việc , nắm được quy trình thôi việc chuẩn sẽ giúp bạn nghỉ việc đúng...

Mẫu đơn xin nghỉ phép cập nhật mới nhất 2023
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 10-05-2023, 08:42Đơn xin nghỉ phép hay giấy xin nghỉ phép là một loại biểu mẫu bạn rất hay sử dụng từ khi đi học hay khi đi làm tại các doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc để xin phép được nghỉ giải quyết những vấn đề thuộc vào phạm trù cá nhân của riêng...

Mẫu hợp đồng lao động cập nhật mới nhất 2023
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 10-05-2023, 08:38Hợp đồng lao động là bản thỏa thuận giữa người lao động và đơn vị sử dụng lao động. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về ý nghĩa của HĐLĐ cũng như các mẫu hợp đồng lao động phổ biến hiện nay. [button link="https://timviec.com.vn/?utm_source=news.timviec.com.vn&utm_campaign=timviecnews" class="success btn-lg" color="white"]XEM NGAY VIỆC LÀM HẤP DẪN NHẤT![/button] Download mẫu hợp...

Mẫu bản cam kết, giấy cam kết chuẩn nhất 2023
Biểu Mẫu 10-05-2023, 08:36Bản cam kết, giấy cam kết là một văn bản được sử dụng nhiều trong công việc và cuộc sống. Mục đích của giấy cam kết là thỏa thuận thực hiện lời hứa hẹn cho vấn đề nào đó. Vậy cách viết giấy cam kết đúng chuẩn ra sao? Theo dõi bài viết để được...

Mẫu giấy ủy quyền cập nhật mới nhất 2023
Biểu Mẫu 10-05-2023, 08:35Mẫu giấy ủy quyền là loại biểu mẫu cực kỳ thông dụng bởi nó có thể dùng cho nhiều mục đích khác nhau, với nhiều đối tượng khác nhau. Hãy cùng News.timviec khám phá các mẫu phổ biến nhất hiện nay và những thông tin liên quan khác nữa nhé! [button link="https://timviec.com.vn/?utm_source=news.timviec.com.vn&utm_campaign=timviecnews" class="success btn-lg" color="white"]Tìm...

Mẫu nhật ký công việc CHUẨN dành cho nhân viên doanh nghiệp 2023
Biểu Mẫu 03-01-2023, 18:04Mẫu nhật ký công việc là gì? Nó mang lại lợi ích gì và chúng ta sẽ gặp khó khăn gì khi áp dụng nó vào thực tế? Cùng tìm hiểu nhé! Nhật ký công việc là gì? Nhật ký công việc (hay còn được gọi là "Work Diary" trong tiếng Anh) thực chất là...

Mẫu đơn xin chuyển công tác chuẩn cho mọi ngành nghề 2023
Biểu Mẫu 03-01-2023, 10:58Trong quá trình chuyển chỗ làm việc thì cần phải dùng đến mẫu đơn xin chuyển công tác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin chuyển công tác chuẩn nhất và đưa ra 1 số lưu ý quan trọng. Đơn xin chuyển công tác là gì? Đơn xin chuyển công tác được...

Mẫu quyết định nghỉ việc, thôi việc chuẩn nhất 2023
Biểu Mẫu 03-01-2023, 09:41Mẫu quyết định nghỉ việc/thôi việc được gửi đến người lao động bởi đơn vị chủ quản, chấm dứt hợp đồng lao động giữa đôi bên. Cùng tìm hiểu thêm nhiều điều về loại giấy tờ có tính chất quyết định "vận mệnh" của người lao động này nhé! Mẫu quyết định nghỉ việc, quyết...

Mẫu giấy đi đường theo thông tư 133, 200 mới nhất 2023
Biểu Mẫu 03-01-2023, 09:27Mẫu giấy đi đường là văn bản để làm căn cứ chứng minh việc cử cán bộ, nhân viên, người lao động đi làm việc thực tế tại các địa phương khác theo yêu cầu của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về mẫu giấy đi đường là gì? Nó có vai trò gì? Nội...

Mẫu biên bản bàn giao tài sản chuẩn mới nhất 2023
Biểu Mẫu 03-01-2023, 09:04Mẫu biên bản bàn giao tài sản là loại biểu mẫu cực kỳ thông dụng. Thử tìm hiểu về khái niệm, vai trò, cách viết... loại biên bản này nhé! Biên bản bàn giao tài sản là gì? Khái niệm biên bản bàn giao tài sản Mẫu biên bản bàn giao tài sản là loại...