[TIẾT LỘ] Cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn cho nhân viên

Đơn xin nghỉ phép rất cần thiết khi muốn xin nghỉ để giải quyết vấn đề cá nhân. Cách làm đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn, đúng quy định sẽ được hé lộ trong bài viết này.

• [Download Mẫu] Cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn và chuyên nghiệp
• [HƯỚNG DẪN] Cách viết đơn xin việc trong hồ sơ chuẩn nhất hiện nay

Đơn xin nghỉ phép loại giấy tờ thủ tục bạn rất hay sử dụng từ khi cắp sách tới trường đến khi trưởng thành tham gia công việc trong công ty. Đây là thủ tục bắt buộc để xin phép được nghỉ giải quyết những vấn đề thuộc vào phạm trù cá nhân của riêng bạn. Mặc dù quen thuộc là vậy nhưng vẫn có không ít người phạm những lỗi sai cơ bản.

Đặc biệt, khi làm việc trong những cơ quan doanh nghiệp giấy nghỉ phép như một loại thủ tục để hợp thức hóa việc bạn muốn nghỉ làm. Giấy nghỉ phép khi bạn đi làm còn ảnh hưởng đến kết quả tính công của bạn sau này nữa nên càng quan trọng. Vậy cách để làm đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn là gì, hãy cùng theo dõi bài viết này nhé!

Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép được hiểu là một loại giấy tờ, thủ tục dùng trong việc một cá nhân muốn xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định để giải quyết công việc cá nhân. Trước khi nghỉ cần làm đơn gửi lên quản lý hoặc lãnh đạo để được xét duyệt. Khi đã được xét duyệt cá nhân đó mới được phép tính nghỉ có lý do.

Đây là một loại giấy tờ thủ tục quan trọng cần thiết rất hay được sử dụng mỗi khi một cá nhân nào đó có nhu cầu. Các hình thức viết và gửi đơn cũng rất đa dạng, nhưng thường ở dạng email và văn bản giấy trực tiếp.

Quy trình làm giấy xin nghỉ phép

Để có thể tiến hành nghỉ phép bạn cần phải tuân theo những quy trình bắt buộc mà cơ quan bạn công tác quy định. Thường quy trình xin nghỉ phép thường gồm 3 bước cơ bản phổ biến.

Làm đơn xin nghỉ phép

Người lao động muốn xin nghỉ phép cần tiến hành làm giấy xin nghỉ phép theo mẫu đơn xin phép theo quy định. Bạn có thể tải mẫu đơn đó trên trang thông tin của cơ quan bạn, hoặc xin mẫu đơn tại phòng hành chính – nhân sự.

Chuyển đơn xin nghỉ phép lên quản lý xét duyệt

Sau đi đã hoàn thành đơn xin nghỉ bạn cần chuyển đơn đó lên bộ phận quản lý để xin ý kiến xét duyệt. Thường người xét duyệt sẽ chính là quản lý trực tiếp của bạn. Thời gian xét duyệt sẽ từ 1-3 ngày. Tùy thuộc vào thời gian nghỉ bạn sẽ ý kiến của những lãnh đạo khác nhau.

• Nếu nghỉ 1 ngày: xin xét duyệt của trưởng/phó phòng
• Nghỉ từ 3 ngày trở lên xin ý kiến của Giám đốc bộ phận
• Trên 1 tuần cần xin ý kiến của ban lãnh đạo công ty.

Quá trình xin xét duyệt bạn cần bàn giao lại công việc mình đang phụ trách cho đồng nghiệp, những công việc quan trọng cần giải quyết xong thì mới được nghỉ.

Chuyển giao giấy xin nghỉ phép cho bộ phận nhân sự

Sau khi đã được xét duyệt bạn cần chuyển giấy xin nghỉ phép của mình đến bộ phận nhân sự của công ty. Bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm tiến hành cập nhật tiến trình nghỉ của bạn. Khi tính xét duyệt công thì bạn sẽ được tính là xin nghỉ phép có lý do. Nếu đơn xin nghỉ phép được xét duyệt nhưng không gửi bộ phận nhân sự bạn vẫn sẽ bị tính nghỉ không phép.

Một lưu ý nhỏ, trong trường hợp đột xuất, đặc biệt bạn có thể nghỉ trước và hoàn thành đơn xin nghỉ sau. Tuy nhiên, trước khi nghỉ phép hãy báo cáo với quản lý để họ nắm được tình hình.

Những lý do làm đơn nghỉ phép thuyết phục

Đôi khi bạn muốn xin nghỉ phép nhưng lại không thể tìm ra được những lý do thuyết phục để được xét nghỉ. Vậy những lý do nghỉ như thế nào thường được lãnh đạo lập tức gật đầu đồng ý không nghĩ ngợi?

Xin nghỉ phép khi bạn bị ốm đột xuất

Dù làm bất cứ công việc nào, đảm nhận trọng trách ra sao thì sức khỏe vẫn luôn là yếu tố hàng đầu. Khi gặp những vấn đề liên quan đến sức khỏe sẽ chẳng có lãnh đạo nào lại không đồng ý cho bạn nghỉ cả. Vì vậy, khi rơi vào trường hợp này bạn hoàn toàn có thể báo cáo trước với lãnh đạo, sau khi khỏe mạnh đi làm lại mới tiến hành làm giấy phép.

Xem xét tất cả những nguyên nhân nghỉ phép ở các công ty thì lý do nghỉ ốm thường được sử dụng nhiều nhất. Đây cũng là một trong những lý do hết sức thuyết phục nếu bạn muốn nghỉ phép đột xuất hoặc ngắn hạn.

Xin nghỉ phép giải quyết việc gia đình

Việc gia đình có rất nhiều kiểu như: nhà có đám, có ma chay, cưới hỏi,… Thường lý do này sẽ được dùng khi người lao động muốn nghỉ phép ngắn hạn. Một lý do hết sức chung chung nhưng cũng thường nhận được sự đồng ý của lãnh đạo.

Mặc dù lý do này vẫn luôn được chấp nhận nhưng không khuyến khích việc luôn lấy lý do chuyện gia đình để làm cái cớ để xin nghỉ phép thường xuyên. Biết rằng chuyện gia đình vẫn luôn rất quan trọng, nhưng bạn cần biết cân bằng việc gia đình với công việc của công ty.

► Tham khảo thêm: Những cách viết cv xin việc ấn tượng dành cho các ứng viên hiện nay

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn

Mặc dù chẳng còn xa lạ gì khi làm đơn xin nghỉ phép nhưng nhiều người vẫn rất hay mắc phải những lỗi cơ bản khiến lá đơn không hợp quy chuẩn. Một số điều cần lưu ý khi làm đơn xin nghỉ phép mà các bạn cần nhớ:

Giọng điệu nhẹ nhàng lịch sự

Một thái độ tốt sẽ luôn khiến người khác cảm thấy thoải mái, vui vẻ. Khi làm đơn bạn cần có thái độ nhẹ nhàng, lịch sự, tôn trọng là điều hết sức cần thiết. Dù bạn nghỉ phép là theo nhu cầu cá nhân khi có trường hợp cần thiết nhưng để yêu cầu ấy được đáp ứng cần có những thái độ đúng mực khi viết.

Đôi khi, chính thái độ của bạn sẽ quyết định việc bạn có được xét duyệt yêu cầu xin nghỉ phép của mình hay không. Cơ hội của bạn sẽ được tăng rất nhiều lần khi biết cư xử đúng mực, đặc biệt là trong quá trình làm đơn.

Đưa ra lý do

Lí do chính là yếu tố để quyết định xét duyệt yêu cầu nghỉ phép của người lao động. Việc nếu lý do đầy đủ, thuyết phục giúp nuôi dưỡng sự tin tưởng, thẳng thắn, tăng khả năng chấp thuận hiệu quả hơn.

Trình bày chi tiết rõ ràng

Hãy cung cấp tất cả các thông tin một cách chi tiết về: thời gian nghỉ, thời điểm nghỉ, thời điểm quay lại công việc. Đồng thời, cung cấp cả các thức liên lạc khi xảy ra những trường hợp khẩn cấp liên quan đến công việc thuộc quyền quản lý của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng cần đưa ra tình trạng những công việc hiện tại mà mình đang đảm trách, tiến độ hoàn thành trước khi nghỉ phép như thế nào. Bàn giao lại công việc đang làm cho ai cũng cần phải cung cấp đầy đủ, chi tiết để người quản lý có thể nắm rõ được. Điều này cho thấy rằng bạn là người chủ động và quan tâm đến trách nhiệm của mình.

Gửi email hoặc đơn xin nghỉ sớm

Nếu có kế hoạch nghỉ phép bạn nên chuẩn bị kĩ những công việc liên quan từ trước. Đồng thời cũng sớm hoàn thành đơn xin nghỉ và nộp lên cấp trên xét duyệt. Việc tiến hành làm đơn sớm sẽ giúp bạn tạo được sự chủ động trong mọi chuyện. Không những vậy quản lý cũng sẽ có thời gian sắp xếp người thay thế trong thời gian bạn vắng mặt.

Yên tâm rằng công ty nào cũng sẽ có những sự quy định về thời gian làm đơn xin nghỉ phép khi người lao động có nhu cầu. Nếu vấn đề của bạn không đột xuất, khẩn cấp hãy dựa theo đúng quy định của công ty để thực hiện.

Một số mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến hiện nay

Mẫu số 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP

Kính gửi:

Họ và tên:……………………………………………………………………………………………….

Chức danh:……………………………………………..

Đơn vị:……………………………………………………………..

Tôi làm đơn này kính đề nghị ………., Phòng: …………………………………..

cho tôi được nghỉ phép từ ngày………………….. đến ngày:……………………

Lý do:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nghỉ theo diện:

Việc riêng             Phép năm                Nghỉ ốm                Nghỉ chế độ

Người thay thế công việc: ………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ nghỉ phép: ………………………………………………………………………………………………

Số điện thoại liên hệ: ………………………………………………………………………………………………

Tôi cam đoan đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ.

Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

                                                                                  …, ngày … tháng … năm …

Download mẫu tại đây.

Mẫu số 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP

           Kính gửi:  …………………….

Tên tôi là                  : ……………………………………………………….

Vị trí                         :……………………………………………………….

Phòng ban                : ……………………………………………………….

Số điện thoại            :  ……………………………………………………….

Lý do xin nghỉ          : ……………………………………………………….

Thời gian xin nghỉ   : ……………………………………………………….

Xin nghỉ tính phép                      Xin nghỉ không tính phép

Kính mong … giải quyết cho tôi theo nguyện vọng trên.

Xin trân trọng cảm ơn!

                                                                ……., ngày… tháng … năm…

PHÊ DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC

Download mẫu tại đây.

Những quy định về chế độ nghỉ phép hiện nay

Theo quy định của Nhà nước về chế độ nghỉ phép năm của người lao động được đưa ra để các cơ quan có thể dựa trên cơ sở đó xây dựng cho nhân viên mình những chế độ phù hợp. Đa số các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc các doanh nghiệp tư nhân đều dựa theo quy định của Nhà nước dành cho người lao động để quy định.

Chế độ nghỉ phép năm

Mỗi người lao động khi đi làm trong vòng 12 tháng đều có chế độ nghỉ phép. Chế độ này sẽ được đưa vào trong hợp đồng lao động khi người lao động tham gia ký kết với công ty. Quy định này thường như sau:

• Với người lao động làm việc trong môi trường bình thường sẽ được nghỉ 12 ngày/năm
• Với những người làm việc trong môi trường độc hại, khắc nghiệt, có vấn đề thân thể, tuổi tác sẽ được xét duyệt nghỉ phép 14 ngày/năm
• Còn với người lao động thường xuyên làm việc nặng, độc hại, nguy hiểm sẽ được xét duyệt nghỉ 16 ngày/năm

Đó là quy định được Bộ Lao động – Thương Binh xã hội ban hành hiện hành. Tùy vào nhu cầu người lao động có thể xin gộp phép nghỉ một lượt. Người lao động nào không dùng đến ngày phép sẽ được thanh toán số tiền nghỉ phép không dùng vào cuối năm.

Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp tư nhân không cho phép nhân viên được nghỉ gộp. Người lao động chỉ có thể nghỉ vào mỗi tháng hoặc không nghỉ vạn nhận thanh toán tiền lương nghỉ phép chưa sử dụng, còn không thể gộp nghỉ liền một lúc 12 ngày. Vì vậy, nhất định cần dựa vào quy định của công ty để làm đơn xin nghỉ phép.

Chế độ hưởng lương khi nghỉ phép năm

Nhiều người mới làm việc thường băn khoăn rằng “nghỉ phép năm có lương hay không? Để biết được đáp án cho câu hỏi này các bạn nhất định cần tìm hiểu về chế độ hưởng lương khi nghỉ phép năm theo quy định.

Khi người lao động có nhu cầu muốn nghỉ phép năm, thì người lao động có quyền tạm ứng trước khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ. Một số công ty lại quy định chỉ cho phép người lao động ứng trước 1/2 số tiền lương.

Nếu người lao động chưa sử dụng đến những ngày phép của mình trong năm sẽ được thanh toán tiền lương cho những ngày đó. Có nghĩa rằng nếu trong năm đó bạn không sử dụng đến những ngày phép bạn sẽ được trả tiền số ngày phép đó vào cuối năm.

Bài viết trên đã giải đáp đầy đủ những thông tin về đơn xin nghỉ phép, cách làm đơn xin nghỉ phép cũng như những chế độ nghỉ phép. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp trong bài sẽ hữu ích với các bạn.

► Tìm hiểu thêm: Các kiến thức tìm việc làm bổ ích hiện nay giúp bạn dễ dàng có một công việc ưng ý.