[Hé lộ] Bí quyết tạo hồ sơ xin việc CHUẨN cho mọi ngành nghề

Hồ sơ xin việc là một trong hành trang không thể thiếu đối với mỗi ứng viên. Vậy làm cách nào khiến nhà tuyển dụng ấn tượng với bộ hồ sơ xin việc của bạn? Hãy cùng chúng tôi giải mã thắc mắc đó trong bài viết này nha!

Tổng quan về hồ sơ xin việc

Đối với tất cả những người lao động đang tìm kiếm việc làm thì đây một trong những hành trang không thể thiếu, là nhân tố quan trọng giúp nhà tuyển dụng hiểu biết hơn về những ứng viên của mình. Vậy cùng tìm hiểu hồ sơ xin việc là gì nhé!

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc trong tiếng Anh là có thể là Job application – đó là tập hợp của những tài liệu về cá nhân của người xin việc. Trong đó, sẽ bao gồm đầy đủ lý lịch, quá trình học tập, làm việc, bằng cấp, trình độ chuyên môn mà các ứng viên muốn nhà tuyển dụng biết về họ. Đó được coi như một loại tài liệu tóm tắt về chính thân một người.

Đối với các nhà tuyển dụng, đây chính là tài liệu giúp họ có thể đánh giá khái quát vềứng viên của mình. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những quyết định có muốn tiếp tục trao cơ hội việc làm cho họ hay không?

Vai trò của hồ sơ xin việc

Nếu đã từng ít nhất một lần đi xin việc làm, dù ở bất kì vị trí công việc nào bạn cũng sẽ được nhà tuyển dụng yêu cầu nộp hồ sơ xin việc. Có loại tài liệu này nhà tuyển dụng mới có thể biết được bạn là ai, bạn có trình độ chuyên môn ra sao, có phù hợp với vị trí công việc hay không? Đây được xem như là một loại “thủ tục” bắt buộc khi đi xin việc mà người tìm việc làm nào cũng cần thực hiện.

Có thể coi bộ hồ sơ tuyển dụng như một dạng thông điệp chi tiết, đầy đủ nhất chứa đựng những dữ liệu quan trọng của một ứng viên. Nó không chỉ quan trọng với những người tìm việc làm mà còn có ý nghĩa rất lớn đối với các nhà tuyển dụng.

Thông qua nó nhà tuyển dụng có thể thuận tiện và dễ dàng hơn trong quá trình sàng lọc hồ sơ của ứng viên, tìm ra những gương mặt tiềm năng đáp ứng những điều kiện công ty yêu cầu.

► Tham khảo cách làm CV trên powerpoint mới lạ, ấn tượng nhất hiện nay

Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?

Vậy ta cùng tìm hiểu xem, trong hồ sơ xin việc sẽ cần đến những loại giấy tờ gì nhé!

Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch tự thuật là thành phần đầu tiên và không thể thiếu trong bất kì hồ sơ tuyển dụng nào. Thường mẫu sơ yếu lý lịch sẽ được xây dựng theo một khuôn mẫu sẵn có, bạn chỉ cần đầy đủ thông tin theo khuôn mẫu có sẵn là được. Đừng quên hãy xin dấu xác nhận của chính quyền địa phương trong bản sơ yếu lý lịch tự thuật của mình nhé!

Đơn xin việc

Bạn đang khao khát có được vị trí công việc mà nhà tuyển dụng để trống. Vậy, đây chính là lúc để bạn gửi đến công ty, doanh nghiệp những tâm tư, nguyện vọng của mình.

Trong đơn xin việc, bạn hãy thể hiện rằng mình đã tìm hiểu kỹ càng về công ty, doanh nghiệp. Sau đó, trình bày khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, thế mạnh của mình nhằm thuyết phục họ. Hãy cho họ thấy bạn hoàn toàn có thể góp phần hỗ trợ công ty, doanh nghiệp phát triển hơn. Tải mẫu sơ yếu lý lịch TẠI ĐÂY.

CV xin việc

CV xin việc chắc hẳn là loại hồ sơ chẳng còn xa lạ với tất cả mọi người. Trong một bộ hồ sơ tuyển dụng sẽ luôn cần có một bản CV xin việc cứng được in ra từ bản CV online bạn đã gửi đến nhà tuyển dụng qua email. Loại hồ sơ này không cứng nhắc như sơ yếu lý lịch, cũng không ngắn gọn súc tích như đơn xin việc.

CV xin việc là một tổng thể hài hòa giữa các giá trị của bản thân người tìm việc giữa: trình độ, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp mà bạn muốn đạt được, kỹ năng,… Có thể nói, nhà tuyển dụng thường chú ý nhất tới bản CV xin việc làm. Họ dựa vào đây để đánh giá, phân loại cũng như loại bỏ từng ứng viên trước vòng phỏng vấn. Sử dụng mẫu CV xin việc tham khảo TẠI ĐÂY.

Giấy khám sức khỏe

Bạn cần phải có giấy khám sức khỏe kèm theo những loại giấy tờ khác trong bộ hồ sơ xin việc. Những giấy khám sức khỏe thông thường sẽ có 2 loại, một loại khổ A4 và một loại khổ A3 gấp đối lại. Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng sẽ yêu cầu các ứng viên nộp giấy khám sức khỏe để đánh giá xem họ có đủ tiêu chuẩn về sức khỏe để nhận công việc này hay không?

Việc làm giấy khám sức khỏe sẽ có những yêu cầu riêng của nó về thông tin cá nhân và ảnh chân dung. Những cơ sở y tế được chấp nhận đủ điều kiện cấp loại hồ sơ này mới được quyền cấp và công nhận.

Bằng cấp chứng chỉ

Tất cả những bằng cấp, chứng chỉ nộp trong hồ sơ xin việc là bản photo công chứng trong thời gian 6 tháng gần nhất. Hãy nhớ để đầy đủ các bằng cấp chứng trong bộ hồ sơ vì đó là yêu cầu bắt buộc mà nhà tuyển dụng nào cũng muốn ứng viên đáp ứng đầy đủ.

Bên cạnh đó những bằng cấp chứng chỉ này sẽ là bằng chứng cho những thông tin bạn viết trong CV xin việc và sơ yếu lý lịch là chính xác. Đó cũng là cách để bạn nói cho nhà tuyển dụng rằng bạn có đủ năng lực và trình độ chuyên môn, có thể đảm nhiệm vị trí công việc mình ứng tuyển.

Ảnh chân dung

Ảnh chân dung sử dụng trong hồ sơ xin việc thường là ảnh có kích thước 3×4 hoặc 4×6 được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Thông thường ảnh sẽ được dán vào sơ yếu lý lịch hoặc CV xin việc. Việc dán ảnh có tác dụng giúp nhà tuyển dụng có thể nhận diện ứng viên.

Đặc biệt, với những công việc ưu tiên yếu tố ngoại hình, thì ảnh cá nhân cũng sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Dù vì mục đích gì đi chăng nữa thì trong bộ hồ sơ xin việc nhất định cần phải có ảnh chân dung rõ nét nhé!

Các loại giấy tờ khác

Bên cạnh đó, bộ hồ sơ của bạn sẽ còn cần những loại giấy tờ khác theo yêu cầu của đơn vị tuyển dụng. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ dù nhà tuyển dụng có yêu cầu hay không “thừa còn hơn thiếu”. Việc bạn chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp và coi trọng công việc mà mình muốn ứng tuyển.

Tin liên quan: [GIỚI THIỆU] Cách tạo CV online dành cho ứng viên thế hệ 4.0

Đặc trưng của hồ sơ xin việc mẫu

Mỗi bộ hồ sơ tìm việc làm đều bao gồm những loại tài liệu, giấy tờ có nội dung ngắn gọn, thường có dung lượng 2 trang giấy A4. Khi xin việc tại các công ty của Việt Nam thì đa số các nhà tuyển dụng sẽ đều yêu cầu ứng viên chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ. Những giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ này chúng tôi đã liệt kê ở trên.

Hồ sơ xin việc online

Với hồ sơ xin việc online thì một giấy tờ, chứng chỉ đều cần được để ở dạng file Word hoặc PDF. Thường việc gửi hồ sơ xin việc online sẽ được chuyển đi bằng phương pháp gửi thư điện tử qua địa chỉ email chính thức của đơn vị tuyển dụng. Với những giấy tờ không thể tạo online thì bạn cần scan giấy tờ để định dạng tệp phù hợp.

Hồ sơ xin việc viết tay

Với bộ hồ sơ xin việc viết tay tất cả những giấy tờ sẽ được viết bằng tay. Nhưng loại hồ sơ có thể viết bằng tay như: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch tự thuật, CV xin việc. Còn những giấy tờ chứng chỉ khác sẽ được in thành bản cứng, có dấu công chứng của chính quyền chức năng. Hồ sơ xin việc viết tay có thể dựa theo mẫu có sẵn và điền những thông tin cần thiết theo mẫu có sẵn.

Tham khảo: 5 điều cần biết trước khi xin việc ngành công nghệ thông tin

Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc

Khi đã hiểu rõ hơn về khái niệm, chắc hẳn các bạn đều đang rất háo hức muốn biết cách viết hồ sơ xin việc là gì đúng không? Vậy còn chần chờ gì nữa cùng tìm hiểu nào!

Cách viết bìa hồ sơ xin việc đúng chuẩn

Có rất nhiều các bạn ứng viên quá quan tâm vào những nội dung, giấy tờ bên trong mà quên rằng bìa hồ sơ xin việc cũng rất quan trọng. Nhà tuyển dụng khi nhìn thấy bộ hồ sơ của bạn, đập vào mắt họ đầu tiên chính là bìa của hồ sơ. Vậy cách ghi bìa hồ sơ sao cho đẹp mắt, ấn tượng nhất?

Bìa của hồ sơ chính là bao đựng những loại giấy tờ có trong hồ sơ của bạn đó nha! Điều cơ bản nhất khi nộp hồ sơ trực tiếp là bạn cần biết cách điền đầy đủ thông tin ở khu vực bên ngoài bao đựng đó. Thông thường, bìa hồ sơ chính là bản tóm tắt ngắn gọn nhất các loại giấy tờ có trong bộ hồ sơ của bạn. Những nội dung cần có bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ (Viết chữ in hoa)
• Ngày/tháng /năm sinh
• Địa chỉ hiện tại đang cư trú
• Quê quán
• Số chứng minh thư nhân dân
• Ảnh 4×6 dán vào vị trí quy định
• Những giấy tờ có trong bộ hồ sơ

Hãy nhớ rằng bìa hồ sơ ứng tuyển chính là đại diện cho bộ mặt của bạn, vậy nên hãy chuẩn bị thật sạch đẹp, gọn gàng, chỉnh chu. Đặc biệt, hạn chế việc tẩy xóa nhem nhuốc khiến bìa hồ sơ trở nên mất mĩ quan nhé!

Tham khảo: Tổng hợp các mẫu CV công nghệ thông tin: Chuẩn – Chất – Chuyên nghiệp

Cách viết sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch thường là một loại hồ sơ bắt buộc được viết dựa trên một khung nội dung có sẵn. Vậy nên, việc tạo được ấn tượng cho nhà tuyển dụng bằng bản lý lịch này không hề đơn giản. Nội dung cần đảm bảo trong bất kì bản sơ yếu lý lịch tự thuật xin việc nào gồm:

• Ảnh thẻ cá nhân 4×6 chụp trong vòng 6 tháng gần nhất
• Thông tin cá nhân (họ tên, năm sinh, giới tính, dân tộc, nguyên quán, hộ khẩu thường trú, số CMND (thẻ căn cước công dân)…
• Địa chỉ cư trú của bạn thân được nêu ra trong hộ khẩu
• Dân tộc
• Tôn giáo
• Hoàn cảnh gia đình

Bạn cần khai rõ họ tên của cha mẹ mình, những người có công sinh thành và dưỡng dục bạn. Nếu gia đình bạn có anh/chị/em cũng nên viết về họ. Những nội dung cần viết về những thành viên trong gia đình bạn là : tên, năm sinh, công việc.

• Quá trình hoạt động của bản thân

Đây chính là mục để bạn trình bày về quá khứ bản thân mình từ thiếu niên cho đến khi trưởng thành hiện tại. Nếu trong quá khứ bạn từng tham gia các hoạt động có liên quan đến công việc bạn ứng tuyển hãy mạnh dạn ghi đầy đủ nhé. Bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với hàng loạt những hoạt động xã hội, đào tạo trong quá khứ, thể hiện bạn là một người rất năng động.

• Những nội dung khác

Ngoài những phần mục nội dung quan trọng như trên những nội dung còn lại bạn chỉ cần điền ngắn gọn, đầy đủ là được. Tuy nhiên, không nên bỏ trống bất kì một mục nào, điều này sẽ khiến bản sơ yếu lý lịch của bạn trở nên không cân đối, không đẹp mắt.

Tham khảo – Mức lương ngành công nghệ thông tin: Những vị trí thu nhập hấp dẫn nhất

Cách viết đơn xin việc

Để viết một lá đơn xin việc đúng chuẩn thì bạn nhất thiết cần đáp ứng đủ những nội dung cần thiết. Những nội dung nhất định cần phải có trong một lá đơn xin việc bao gồm:

• Tiêu đề mẫu đơn xin việc: Trong hướng dẫn viết đơn xin việc, phần này thường phải ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp bạn muốn ứng tuyển. Vì thấy, hãy viết in hoa tên riêng của công ty đó.
• Họ và Tên người viết đơn: Bạn cần ghi đầy đủ và chính xác cả họ và tên của mình theo giấy khai sinh, viết hoa toàn bộ.
• Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân: Phần này bạn chỉ cần điền đầy đủ số CMTND hoặc số trên thẻ CCCD còn hiệu lực pháp luật là được
• Trình độ văn hóa: Bạn cần ghi 12/12 đối với những bạn đã tốt nghiệp lớp 12 sau đó đi làm luôn, còn đối với những bạn học Đại học, Cao đẳng hay Trung cấp thì ghi là Đại học/Cao đẳng/Trung cấp.
• Trình độ chuyên môn: Bạn hãy điền ngành nghề mà bạn được đào tạo.
• Ngoại ngữ: Nếu bạn có khả năng về ngôn ngữ nào thì hãy điền ngôn ngữ đó vào mục này.
• Lý do làm đơn: Bạn cần nêu rõ lý do viết đơn ngắn gọn, đầy đủ. Bạn muốn ứng tuyển vào vị trí công việc gì.
• Kinh nghiệm nghề nghiệp: bạn cần cho nhà tuyển dụng thấy được bạn có những kinh nghiệm đủ đáp ứng với vị trí ứng tuyển.
• Mong muốn: Hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn rất muốn được làm công việc này, bạn sẽ làm tốt nếu được họ tạo cơ hội.
• Lời cảm ơn: Cuối mỗi lá đơn xin việc hãy có lời cảm ơn như thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự của bạn với nhà tuyển dụng nhé!

Cách viết các loại giấy tờ khác

Tùy thuộc yêu cầu của nhà tuyển dụng mà bạn sẽ cần bổ sung thêm những giấy tờ cần thiết khác. Với trường hợp bạn chưa nhận được bằng tốt nghiệp, hãy xin giấy chứng nhận tốt nghiệp để nhà tuyển dụng biết được bạn đã hoàn thành quá trình tốt nghiệp của mình rồi. Với tất cả những loại giấy tờ xác thực cá nhân bạn đều cần có dấu công chứng của những cơ quan có thẩm quyền nhé!

TÌM KIẾM NGAY: Việc làm hành chính văn phòng hấp dẫn nhất hiện nay

Một số thắc mắc liên quan đến hồ sơ xin việc làm

Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?

Về vấn đề hồ sơ xin việc có cần công chứng hay không? Thì câu trả lời chính là có nhưng không bắt buộc, tùy vào yêu cầu của các doanh nghiệp. Thường các công ty, doanh nghiệp trong nước hay các tổ chức, cơ quan nhà nước đều yêu cầu công chứng bộ hồ sơ để đảm bảo xác thực hơn khi viết bằng tay.

Những giấy tờ quan trọng như: bằng đại học, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, các loại chứng chỉ nghiệp vụ bạn nên đi photo công chứng. Việc sử dụng bản photo công chứng sẽ hạn chế được việc thất lạc giấy tờ cần thiết.

Riêng với sơ yếu lý lịch bạn cần lấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi bạn đang sinh sống. Bạn có thể ra công an xã, phường hoặc những tổ chức có thẩm quyền để công chứng giấy tờ.

Hồ sơ xin việc có thời hạn bao lâu?

Rất nhiều các bạn ứng viên cảm thấy thắc mắc rằng liệu hồ sơ ứng tuyển việc làm có thời hạn hay không? Thì chúng tôi xin giải đáp thắc mắc đó rằng thời hạn của hồ sơ sẽ phụ thuộc vào thời hạn của các giấy tờ có bên trong hồ sơ. Mỗi loại giấy tờ sẽ có những quy định về thời hạn hiệu lực riêng mà bạn cần nắm được.

• Bản sao công chứng vô thời hạn: đó là bản sao của những loại giấy tờ có thời gian hiệu lực vĩnh việc gồm: bằng đại học, chứng chỉ, bảng điểm…
• Bản sao hữu hạn: chứng minh thư, giấy khám sức khỏe, một số loại chứng chỉ có thời hạn khác.

Hiện nay, nhiều cơ quan không tiếp nhận những loại bản sao giấy tờ quá 6 tháng trước thời điểm xin việc. Vậy nên, để tránh mất công mất sức hãy chuẩn bị những bản sao giấy tờ mà thời hạn còn dài để không phải tiến hành làm lại giấy tờ, hồ sơ.

Xem thêm: Viết CV xin việc Hành chính văn phòng hấp dẫn cần biết 5 lưu ý sau

Qua bài viết trên, chúng ta cũng phần nào hiểu hơn về hồ sơ xin việc là gì? Đồng thời bài viết của chúng tôi còn giúp các bạn chia sẻ những phương pháp viết hồ sơ xin việc đúng chuẩn. Mong rằng sau khi tham khảo thông tin của chúng tôi các bạn sẽ có cho mình một bộ hồ sơ hoàn hảo nhất nha!