Tin học văn phòng là gì và các kỹ năng cơ bản cần nắm vững

Kỹ năng tin học văn phòng là những kỹ năng sử dụng thiết bị máy tính, phần mềm hỗ trợ trong công việc tại văn phòng cơ bản. Để hiểu rõ hơn về các kỹ năng tin học văn phòng chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một trong những nhóm ngành thuộc công nghệ thông tin luôn quan tâm tới khả năng xử lý công việc trong văn phòng như: soạn thảo văn bản, trình chiếu, bảng tính,… Tin học văn phòng sẽ bao gồm những công vụ cơ bản như: Microsoft Office Access, Microsoft Office Word, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Excel,… Và nhiều phần mềm cơ bản theo chuyên ngành phục vụ cho công việc hành chính văn phòng.

Hiện nay, theo như thống kê của các nhà quản lý trên thế giới, các chuyên gia đầu ngành đều sử dụng Excel để quản lý công việc hàng ngày. Phần lớn mọi người thường xuyên sử dụng Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint. Đặc biệt những ứng viên tham gia ứng tuyển các vị trí trong văn phòng luôn bắt buộc cần phải có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản để hỗ trợ cho quá trình làm việc hiệu quả hơn.

Kỹ năng phần cứng hỗ trợ bạn vận hành máy tính, các thiết bị liên quan tới kết nối Internet. Trên thực thế nhiều công ty thường tuyển dụng thêm nhân viên kỹ thuật để thực hiện những thao tác phức tạp yêu cầu chuyên môn cao hơn.

Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng được những ứng dụng đây được coi là một trong những điều kiện để bạn trở nên nổi trội hơn trong nhóm ứng viên khác. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng vị trí, chuyên ngành bạn ứng tuyển sẽ cần trang bị kỹ năng phần mềm khác nhau.

Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng 

Hầu hết công việc hiện nay đều cần sử dụng đến máy tính và các thiết bị di động, phần mềm. Một số nhà tuyển dụng luôn yêu cầu những kỹ năng văn phòng cơ bản này để đáp ứng được công việc. Nếu bạn đã có những kiến thức làm việc về các phần mềm có thể sử dụng thành thạo thì chắc chắn bạn luôn gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Trong trường hợp, bạn làm việc trong ngành sản xuất, dịch vụ khách hàng, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ thì nhà tuyển dụng vẫn yêu cầu về kỹ năng sử dụng máy tính để có thể tự động hóa các tác vụ một cách nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và còn nhiều công việc nữa.

Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Kỹ năng tin học văn phòng có ảnh hưởng đến chính tương lai của bạn dù bạn theo đuổi bất kỳ ngành nghề nào. Nếu bạn đang xin làm việc tại các văn phòng chắc chắn bạn cần phải có những kiến thức cơ bản về xử lý văn bản, tính toán, email và một số công vụ khác. Tuy nhiên, vẫn còn một số kỹ năng máy tính văn phòng cơ bản cần phải nắm rõ như:

Phương tiện truyền thông xã hội (Twitter, Facebook, Instagram, v.v.)

Các phương tiện truyền thông xã hội cũng là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay đối với những vị trí quan hệ công chúng, quảng cáo, truyền thông, tiếp thị và Marketing,..

Phần mềm kế toán (QuickBooks, FreshBooks, Xero, v.v.)

Nếu bạn ứng tuyển việc làm kế toán trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào bạn cũng cần phải có kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán cơ bản. Đây là một trong những yêu cầu bắt buộc cần phải có ở một kế toán viên.

Công cụ giao tiếp và cộng tác (Slack, Skype, v.v.)

Hiện nay, có nhiều doanh sử dụng phần mềm để thực hiện hiện quá trình giao tiếp để tăng thêm hiệu suất của công việc. Bạn có thể xem xét một số những liệt kê khác liên quan tới quá trình sử dụng làm CV xin việc.

Bảng tính (Excel, Google Spreadsheets, v.v.)

Để xử lý thông tin dữ liệu bạn cần phải sử dụng đến bảng tính. Với bản tính bạn sẽ nhanh chóng tạo được bản tính toán chính xác và không mất thời gian. Không những khả năng tính toán nhanh mà quá trình phân tích dữ liệu cũng được đánh giá cao.

➡️ Xem thêm: Các thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Phần mềm trình bày (PowerPoint, Keynote)

Trong những ngành nghề yêu cầu phải thuyết trình những dự án, ý tưởng thì bạn chắc chắn phải sử dụng tới PowerPoint hoặc Keynote đây là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết trong công việc. Bạn nên biết cách sắp xếp và trình bày các ý tưởng, chiến dịch trên cần phần mềm bằng PowerPoint.

➡️ Xem thêm: Cách trình chiếu Powerpoint chuyên nghiệp từ A đến Z

Office (Microsoft Office, G Suite)

Phần mềm Office sẽ bao gồm nhiều công cụ cơ bản khác nhau như: Excel, Microsoft Word, Outlook. Biết được cách sử dụng cho những phần mềm này bạn sẽ dễ dàng đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc. Trong đó không thể bỏ qua là bộ xử lý các kỹ năng word văn phòng như: Google Docs, Microsoft Word ,.. một trong những công cụ phần mềm khá thông dụng. Nếu bạn biết xử lý văn bản nhanh chóng thì bạn sẽ dễ dàng được nhà tuyển dụng ưu ái.

Các chức năng cơ bản trên hệ điều hành Windows và MacOS

Windows và MacOS một trong những hệ điều hành hỗ trợ quản lý những chức năng cơ bản trên máy tính. Hệ điều hành này đều được các nhà tuyển dụng sử dụng. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về hai hệ điều hành này trước khi ứng tuyển nhé.

Trực quan hóa dữ liệu

Những kiến thức về bảng tính, trực quan hóa dữ liệu cũng là một trong những kỹ năng tin học văn phòng không thể bỏ qua. Hiện nay, có nhiều công việc cần đến kỹ năng trực quan hóa dữ liệu, hỗ trợ tích hợp những chương trình trong bản tính của phần mềm Microsoft Excel, Tableau hoặc Data wrapper luôn hỗ trợ phân tích, hiển thị nâng cao rất quan trọng trong doanh nghiệp.

Dù bạn ứng tuyển vào bất kỳ công việc, chuyên ngành nào thì kỹ năng tin học văn phòng luôn là một trong những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng quan tâm. News Timviec hy vọng rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn nắm được thêm một số những kỹ năng cơ bản, trau dồi thêm những kỹ năng cần thiết để ứng tuyển nhiều vị trí mong muốn nhé!