Soạn thảo văn bản là gì? Những điều cần biết trong soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản xuất hiện trong đời sống, học tập, công việc. Ý nghĩa của soạn thảo văn bản là gì cũng như những thông tin cần biết về nó sẽ được bật mí trong bài viết này!
- Cách chỉnh tốc độ chuột Win 10 để khi dùng chuột luôn “mượt” miễn chê
- Cách cài đặt máy in cho máy tính chỉ trong vài bước đơn giản
Văn bản xuất hiện trong cuộc sống của con người với tần suất rất thường xuyên. Soạn thảo văn bản là công việc mà diễn ra một cách thường xuyên trong cuộc sống làm việc, học tập của rất nhiều người hiện nay. Việc soạn thảo văn bản không chỉ để phục vụ cho công việc mà còn có ý nghĩa không nhỏ trong cuộc sống sinh hoạt hàng ngày.
Vậy soạn thảo văn bản là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết về những vấn đề liên quan đến soạn thảo văn bản mà đôi khi bạn lại vô tình bỏ qua nhé!
Thế nào là soạn thảo văn bản?
Soạn thảo văn bản được biết đến chính là khái niệm nói đến phần ứng dụng cho phép người dùng làm những thao tác liên quan đến tạo lập văn bản. Việc soạn thảo văn bản có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng đối với công việc hành chính văn phòng, văn thư việc soạn thảo văn bản sẽ được thực hiện chủ yếu bằng ứng dụng trên máy tính.
Nói đến soạn thảo văn bản hầu như chẳng còn xa lạ gì đối với tất cả mọi người. Đặc biệt, khi sống trong thời đại 4.0 hiện nay việc soạn thảo văn bản còn diễn ra rất thường xuyên. Đa số việc soạn thảo văn bản khi được thực hiện trên máy tính người dùng sẽ sử dụng ứng dụng word.
➤ Tìm kiếm việc làm nhanh chóng, đa ngành nghề tại đây
Chức năng của hệ soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản có thể được thực hiện trên nhiều hệ điều hành, nhiều ứng dụng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng. Ứng dụng này do nhà điều hành sáng lập nên chắc chắn nhiều người vẫn chưa khám phá được tất cả những tính năng của nó.
Những chức năng hệ soạn thảo văn bản hiện nay có gồm:
- Chức năng nhập, lưu trữ dữ liệu. Đây là chức năng có bản của hệ soạn thảo văn bản cho phép người dùng nhập và lưu trữ những dữ liệu đó. Khi chưa hoàn thành việc soạn thảo dữ liệu đã nhập sẽ tự động được lưu trữ lại
- Sửa đổi văn bản. Cho phép nhập liệu chắc chắn rằng sẽ phải kèm theo chức năng sửa đổi. Có thể sửa đổi các kí tự bằng các công cụ như xóa, chèn thêm hoặc thay thế kí tự
- Trình bày văn bản: chức năng này giúp người dùng tạo ra những văn bản đúng quy chuẩn, rõ ràng, đẹp mắt. Trong chức năng này bạn có thể định dạng, thay đổi phông chữ, màu chữ, cỡ chữ, căn chỉnh lề trang
- Tự động sửa lỗi sai chính tả
- Tự động đánh số trang
- Tạo những mẫu chữ nghệ thuật trong văn bản
- Tạo hiệu ứng cho văn bản
Những vấn đề dân phòng cần tuyệt đối tránh khi soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc dân văn phòng thường xuyên phải làm. Chính vì vậy, việc tránh được những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản sẽ giúp công việc hoàn thiện kịp tiến độ, đạt hiệu quả cao hơn.
Không được sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy
Việc thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm việc trong công việc chính là được đánh giá từ những việc nhỏ nhặt nhất. Làm việc trong môi trường văn phòng thường xuyên phải làm việc với tài liệu, văn bản giấy tờ quan trọng việc mắc lỗi chính tả, lỗi đánh máy sẽ khiến những giấy tờ bạn làm không thể dùng được.
Hãy đặt bản thân mình vào vị trí của người đọc để biết rằng việc mắc lỗi chính tả hay lỗi đánh máy trong quá trình làm việc gây ra sự khó chịu như thế nào. Với một văn bản thông thường nhìn thấy lỗi cơ bản như vậy đã khó chịu, còn với các bản hợp đồng quan trọng, thông tư, nghị định,.. thì hậu quả còn khó lường hơn nữa.
➤ Xem ngay: Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word như thế nào?
Dồn vào trọng tâm bài viết
Khác với việc tạo văn bản trên excel hay power point có thể dùng hiệu ứng để thu hút người đọc. Với văn bản đơn thuần trên word nội dung chính là thứ người đọc quan tâm hàng đầu. Vì vậy tránh lan man, dồn vào trọng tâm chính của vấn đề, tránh gây mất thời gian, sự kiên nhẫn của người đọc.
Có thể sử dụng thêm những câu văn, đoạn văn ngắn để dẫn dắt vấn đề để việc triển khai nội dung có thể hấp dẫn, thú vị hơn. Khi soạn thảo văn bản, bạn cần phải chú ý đến vấn đề là không ngắt quãng quá nhiều, không lên xuống dòng lộn xộn và chú ý sử dụng những ngôn ngữ vào trọng tâm bài viết.
Lựa chọn phông chữ phù hợp
Phông chữ sẽ lựa chọn tùy vào tính chất của văn bản bạn tạo lập nên. Hãy xác định đối tượng đọc văn bản để lựa chọn phông chữ. Đồng thời, cũng không thể quên tính chất của văn bản để lựa phông chữ. Với những văn bản vui nhộn, thú vị dành cho trẻ nhỏ nên chọn loại phông chữ dễ đọc, cỡ chữ to vừa phải để các em có thể dễ dàng đọc.
Đối với những loại văn bản hành chính, nghiêm túc, trang nghiêm phông chữ tuyệt đối phải là phông chuẩn theo quy định. Tuyệt đối dùng những mẫu chữ nghệ thuật trong những văn bản hành chính để tránh việc tạo cảm giác thiếu nghiêm túc.
➤ Xem thêm: [HƯỚNG DẪN] Cách sửa lỗi font chữ trong Word hiệu quả 100%
Chọn kích thước và căn lề chuẩn
Kích thước và căn lề sẽ tạo cho văn bản có một cách trình bày đẹp mắt, khiến người đọc cảm giác thoải mái, muốn đọc tiếp văn bản. Căn lề chuẩn cũng giúp văn bản của bạn thêm sự rõ ràng, bắt mắt. Lưu ý, hạn chế việc căn lề không thẳng, bị lệch gây cảm giác khó chịu cho người đọc.
Qua bài viết trên chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn soạn thảo văn bản là gì rồi đúng không. Việc soạn thảo văn bản ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng công việc của bạn. Vì vậy, hãy cập nhật, trau dồi và sửa đổi những vấn đề còn tồn đọng trong quá trình soạn thảo văn bản để có thể chuyên nghiệp hơn trong công việc nhé!
➤ Bạn nên tham khảo thêm bộ kỹ năng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao cho “dân công sở”

Leadership là gì? Những kỹ năng cần có của người leader giỏi
Kỹ Năng Văn Phòng 16-04-2021, 13:42Leadership là gì? Đâu là những kỹ năng cần có của một nhà lãnh đạo giỏi. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Leadership là gì? Leadership được hiểu là khả năng lãnh đạo. Đây là một trong những tốt chất đặc biệt quan trọng đối với một nhà quản lý. Trong phạm vi...

Gateway là gì? Cách kiếm tra tín hiệu gateway nhanh chóng
Kỹ Năng Văn Phòng 13-04-2021, 14:03Gateway là gì? Mặc dù là một khái niệm không xa lạ nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về nó. Vậy hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Gateway là gì? Gateway được hiểu là cửa ngõ. Đây là một phần của hệ thống phần cứng được sử dụng trong hoạt động viễn...
![[Tìm hiểu] Watermark là gì? Cách tạo lập watermark đơn giản bằng word](https://img.timviec.com.vn/2021/04/watermark-la-gi-5.jpg)
[Tìm hiểu] Watermark là gì? Cách tạo lập watermark đơn giản bằng word
Kỹ Năng Văn Phòng 12-04-2021, 10:33Watermark là gì? Làm thế nào để tạo được watermark đơn giản chỉ cần dùng microsoft word. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây Watermark là gì? Watermark được hiểu là những tấm hình mờ. Các hình này thường được thể dưới dạng một đoạn text, hình ảnh, logo..... Tuy nhiên, các hình...

Giảm dung lượng video: Cách nén không cần phần mềm chuyên dụng
Kỹ Năng Văn Phòng 09-04-2021, 10:47Giảm dung lượng video thông qua công cụ trực tuyến hiện nay rất đơn giản. Dưới đây sẽ là một vài công cụ nếu máy tính của bạn không đủ cấu hình Youcompress Youcompress là công cụ chuyên hỗ trợ nén dung lượng video rất được sử dụng trong trường hợp máy tính không đủ...

Macro là gì? Các thao tác cơ bản của macro trong excel
Kỹ Năng Văn Phòng 08-04-2021, 10:46Macro là gì? Cách sử dụng các thao tác cơ bản trong excel macro như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cách làm trong bài viết sau Macro là gì? Macro là một công cụ để giúp cho người dùng có thể tự động hóa, thêm các chức năng nhất định vào báo cáo như:...

EQ là gì? Dấu hiệu của người có chỉ số cảm xúc cao trong công việc
Kỹ Năng Văn Phòng 31-03-2021, 17:29EQ là gì? Làm thế nào để biết được đâu là người có chỉ số cảm xúc EQ cao trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau EQ là gì? EQ - Emotional Quotient, đây được hiểu là chỉ số thông minh cảm xúc của mỗi cá nhân. Chỉ số EQ hiện...

Chặn quảng cáo youtube: Cách tắt quảng cáo trên mọi thiết bị
Kỹ Năng Văn Phòng 30-03-2021, 10:21Chặn quảng cáo youtube trên mọi thiết bị với những cách sau đây sẽ giúp cho bạn không bị làm phiền bởi những đoạn ads khi xem video trên nền tảng này Quảng cáo youtube gây ra những phiền toái nào cho người dùng Mạng xã hội Youtube hiện được đánh giá là một platform...

Lỗi màn hình xanh win 10: Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả
Kỹ Năng Văn Phòng 23-03-2021, 10:58Lỗi màn hình xanh win 10 là sự cố phổ biến trong quá trình vận hành máy tính. Vậy làm thế nào để có thể khắc phục được lỗi này. Lỗi màn hình xanh win 10 là gì? Lỗi màn hình xanh win 10 được hiểu là một sự cố kỹ thuật có liên quan...

Ping là gì? Cách test tốc độ chỉ số ping mạng internet
Kỹ Năng Văn Phòng 22-03-2021, 11:24Ping là gì? Làm thế nào để có thể kiểm tra tốc độ ping của mạng internet? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Ping là gì? PING là một tiện ích thường được sử dụng trong công nghệ thông tin để có thể xem xét một gói dữ liệu mạng có được phân...

Cách khắc phục lỗi laptop không nhận chuột với mọi dòng máy tính
Kỹ Năng Văn Phòng 18-03-2021, 14:00Laptop không nhận chuột là một lỗi khá phổ biến khi sử dụng máy tính xách tay. Vậy có những cách thức nào để khắc phục được lỗi này Khởi động lại laptop Nguyên nhân đầu tiên dẫn đến việc laptop không nhận chuột đó là do trong quá trình vận hành máy tính có...