Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word như thế nào?

17/04/2020 02:23 PM    |    Tìm việc   >  Kỹ Năng Văn Phòng

Kiểm tra chính tả là thao tác cần thiết khi bạn soạn thảo văn bản Word. News.timviec.com.vn sẽ chỉ cho bạn 2 cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word.

Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo các văn bản bằng tiếng Anh và lo về việc mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp khi đánh máy, phần mềm Microsoft Word luôn có sẵn tính năng kiểm tra chính tả cũng như ngữ pháp, giúp bạn có thể dễ dàng xác định lỗi và sửa ngay khi đang soạn thảo. Vậy cách sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Word như thế nào và nếu bạn muốn tắt tính năng này đi thì cần những thao tác gì?

Sử dụng tính năng kiểm tra tự động

Word luôn mặc định bật tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho mọi văn bản mới để giúp người dùng có thể theo dõi và phát hiện lỗi ngay khi đang soạn thảo. Các lỗi về chính tả hay ngữ pháp sẽ được đánh dấu đặc biệt như sau:

  • Các từ được gạch chân bằng đường màu đỏ là những từ sai chính tả (đánh vần sai)
  • Các câu được gạch chân bằng đường màu xanh lá là những câu mắc lỗi ngữ pháp.
  • Các từ được gạch chân bằng đường màu xanh dương là những từ sai về văn cảnh. Tính năng này theo mặc định luôn tắt.

Lưu ý: lỗi sai về văn cảnh là lỗi xảy ra khi một từ tuy được đánh vần đúng nhưng dùng sai.

Ví dụ, nếu bạn viết “Deer Mr. Smith” ở đầu một bức thư, từ “Deer” sẽ là một lỗi sai văn cảnh vì từ “Dear” mới là từ đúng. “Deer” tuy đúng về mặt chính tả nhưng về mặt ngữ nghĩa là sai.

Các bước sử dụng tính năng tự động kiểm tra lỗi chính tả trong Word:

  • Bước 1: Nếu có từ sai chính tả được gạch chân, nhấn chuột phải vào từ đó.
  • Bước 2: Trong menu nhỏ hiện ra, Word sẽ cung cấp những từ gợi ý được viết đúng chính tả. Nhấn chuột vào từ bạn cần và Word sẽ thay thế từ sai bằng từ đúng.

Các bước sử dụng tính năng tự động kiểm tra ngữ pháp trong Word:

  • Bước 1: Nếu có từ hoặc câu sai được gạch chân, nhấn chuột phải vào từ hoặc câu đó.
  • Bước 2: Chọn các gợi ý sửa được hiển thị trong menu. Word sẽ tự động thay thế lỗi sai bằng gợi ý được chọn.

Lưu ý: Bạn có thể mở hộp thoại Grammar hoặc nhấn vào About This Sentence để biết thêm thông tin về luật ngữ pháp liên quan đến lỗi sai và nhiều gợi ý sửa hơn.

Cài đặt các tùy chỉnh cho tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word:

  • Bước 1: Mở tab File để vào giao diện Backstage. Ở góc dưới bên trái, chọn Options. Hộp thoại Word Options sẽ hiện ra.
  • Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing. Bạn có thể tùy chỉnh rất nhiều tính năng liên quan đến kiểm tra chính ra trong mục này
Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word như thế nào? - Ảnh 2

Chế độ tự động kiểm tra chính tả trong Word

  • Nếu bạn muốn tắt tính năng tự động kiểm tra chính tả, bỏ chọn ô Check spelling as you type.
  • Nếu bạn không muốn các lỗi ngữ pháp được đánh dấu, bỏ chọn ô Mark grammar errors as you type.
  • Để bật tính năng tự động kiểm tra và đánh dấu lỗi văn cảnh, đánh dấu tích vào ô Use contextual spelling.

➤ Xem ngay: Những kỹ năng văn phòng bạn nên biết khi làm việc trong môi trường công sở

Kiểm tra lỗi chính tả trong Word theo cách thủ công 

Nếu bạn không muốn quá trình soạn thảo bị gián đoạn vì phải sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, bạn có thể tắt tính năng tự động kiểm tra lỗi và sau khi đã hoàn thành văn bản, bạn kiểm tra và sửa tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp bằng tính năng kiểm tra lỗi thủ công.

Các bước kiểm tra chính tả trong Word bằng phương pháp thủ công gồm:

  • Bước 1: Mở tab Review. Trong nhóm Proofing, chọn Spelling & Grammar.
  • Bước 2: Khi hộp thoại Spelling & Grammar mở ra, tất cả các lỗi về chính tả và ngữ pháp trong văn bản sẽ được hiển thị trong ô Not in Dictionary.
Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word như thế nào? - Ảnh 3

Kiểm tra chính tả trong Word theo cách thủ công

  • Bước 3: Word sẽ đưa ra các gợi ý chỉnh sửa cho từng lỗi có trong văn bản. Bạn có thể chọn gợi ý mà Word cho sẵn hoặc tự sửa bằng cách nhập từ hoặc câu đúng. Nhấn Change để áp dụng việc thay đổi.

Trên đây là 2 cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word dành cho bạn. Hãy sử dụng chúng để soát lỗi chính tả và giúp văn bản Word của mình đẹp và chuẩn form hơn nhé!

➤ Xem thêm: [Chia sẻ] Cách chỉnh khoảng cách dòng trong word với mọi phiên bản

TimViec.com.vn - Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Bài viết liên quan

Lập trình VBA Excel là gì và ứng dụng của VBA trong Excel

Lập trình VBA Excel là gì và ứng dụng của VBA trong Excel

VBA Excel hiểu đơn giản là một ứng dụng ngôn ngữ lập trình áp dụng cho Microsoft Excel. Những thông...

Kỹ năng đàm phán là gì? Bí quyết để đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán là gì? Bí quyết để đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán, thương lượng là một kỹ năng cực kỳ quan trọng với mỗi chúng ta dù là...

Kỹ năng giao tiếp là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp?

Kỹ năng giao tiếp là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp?

Kỹ năng giao tiếp đơn giản là tập hợp các quy tắc ứng xử giữa người với người. Cùng chúng...

Bài đọc nhiều

Mẹo để có CV xin việc hay không phải ai cũng biết

Mẹo để có CV xin việc hay không phải ai cũng biết

Không phải ai cũng biết viết CV xin việc hay, đa phần mọi người chỉ viết cho xong, miễn trình…

Hình thức xử phạt tội LỪA ĐẢO chiếm đoạt tài sản mới nhất

Hình thức xử phạt tội LỪA ĐẢO chiếm đoạt tài sản mới nhất

Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản là hành vi dùng thủ đoạn gian dối chiếm đoạt quyền sở hữu…

Bài mới nhất

Tham khảo mẫu CV cho sinh viên chưa tốt nghiệp gây ấn tượng

Tham khảo mẫu CV cho sinh viên chưa tốt nghiệp gây ấn tượng

Bạn đang là sinh viên chưa tốt nghiệp nhưng bạn mong muốn tìm kiếm một công việc làm thêm nhưng…

Cách viết CV cho người có kinh nghiệm dễ dàng trúng tuyển như ý

Cách viết CV cho người có kinh nghiệm dễ dàng trúng tuyển như ý

Bạn là một người có nhiều kinh nghiệm làm việc nhưng không biết cách khiến nhà tuyển dụng đánh giá…

Theo dõi chúng tôi

Chúng tôi thích chia sẻ những ưu đãi mới và các chương trình

Đăng ký nhận tin

Nhận bài viết qua email cùng HR Insider - Timviec.