Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách chuẩn dành cho doanh nghiệp

Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách là gì? Nó được sử dụng khi nào? Cách viết đúng của loại biểu mẫu này? Cùng đi tìm lời giải đáp nhé!

Khái niệm

Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách là loại phiếu được sử dụng khi các doanh nghiệp/tổ chức cần tiếp khách, cụ thể là khi đối tác hoặc khách hàng đến doanh nghiệp để ký kết hợp đồng hoặc tham gia dự án…

Nói chung, cứ khi nào họ cần tiếp đón khách từ nơi khác đến thì loại phiếu này sẽ được lập ra. Phiếu này cần được lập ra và xin xác nhận của lãnh đạo để các nhân viên phụ trách đón tiếp khách có thể thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả nhất.

►► Xem thêm: Mẫu đề xuất nhân sự sử dụng cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]

Phiếu đề nghị tiếp khách được sử dụng khi nào?

Như đã nói sơ qua ở phần khái niệm, phiếu đề nghị tiếp khách được lập ra khi một đơn vị/cơ quan cần phải tiếp đón một hoặc nhiều vị khách quan trọng. Những vị khách ấy thường là các đối tác đến ký kết hợp đồng, tham gia các dự án lớn hoặc đến để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.

Người phụ trách việc tiếp đón khách sẽ lập phiếu và gửi cho người đứng đầu doanh nghiệp để chờ phê duyệt. Yêu cầu tiếp khách có thể là do chủ doanh nghiệp chỉ định hoặc cũng có thể do các phòng – ban, bộ phận đề xuất với lãnh đạo.

Đối với trường hợp không tiếp khách quan trọng nhưng vẫn phát sinh chi phí thì bộ phận phụ trách tiếp đón khách phải làm giấy yêu cầu theo form mẫu phiếu đề nghị tiếp khách và nộp lên Trưởng bộ phận hoặc lãnh đạo cấp cao phê duyệt. Sau khi văn bản được duyệt, người phụ trách sẽ nhận lại giấy yêu cầu và chuyển nó cho bộ phận Hành chính – Nhân sự để họ lập kế hoạch tổ chức.

Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? Công việc chính của họ là gì?

Cách viết mẫu phiếu đề nghị tiếp khách

Cách viết mẫu phiếu này rất dễ dàng bởi vì nó tương đối ngắn gọn, bố cục cũng được chia ra rất rõ ràng. Phiếu đề nghị tiếp khách thường có 3 phần chính là:

• Phần mở đầu: Ghi rõ tên công ty; thời điểm lập phiếu (ngày/tháng/năm); tên cá nhân, bộ phận và lý do đề xuất việc tiếp khách. Hãy nhớ phần lý do và nội dung cần xét duyệt, phê chuẩn phải đảm bảo súc tích và ngắn gọn
• Phần nội dung chính: Liệt kê đầy đủ  họ tên khách; tên các cán bộ – nhân viên nhận nhiệm vụ tiếp đón khách. Người viết phiếu cần cung cấp  toàn bộ những thông tin này để lãnh đạo có căn cứ nhằm phê duyệt văn bản dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.

►► Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản kèm hướng dẫn cách viết [2020]

Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách

Mẫu 1

Download mẫu phiếu đề nghị tiếp khách 1

Mẫu 2

Download mẫu phiếu đề nghị tiếp khách 2

Mẫu kế hoạch tiếp khách

Download mẫu kế hoạch tiếp khách 3

Mẫu báo cáo tiếp khách

Tải xuống mẫu báo cáo tiếp khách

Trình tự tiếp khách tại các công ty/doanh nghiệp

Tiếp khách bình thường

Theo quy định, khi khách tới công ty/doanh nghiệp thì sẽ được bộ phận Bảo vệ hướng dẫn vào gặp bộ phận Lễ Tân để giải quyết vấn đề. Nhân viên lễ tân sẽ đón tiếp khách theo quy trình dưới đây:

Khách đã hẹn trước

• Nhân viên bộ phận Lễ tân sẽ chào và hỏi khách: “Em chào anh/chị. Dạ, cho em hỏi anh/chị đến tìm gặp ai ạ?”. Khi khách trả lời rõ ràng tên và chức vụ, nơi làm việc  của người họ muốn gặp thì nhân viên sẽ check lại danh sách các khách hàng đã có hẹn trước. Sau khi kiểm tra danh sách, họ sẽ tiếp tục hỏi khách: “Dạ, có phải anh/chị là anh/chị … bên tập đoàn/công ty … không ạ?”.
• Sau khi khách xác nhận thông tin là đúng thì
• sẽ đề nghị khách ngồi chờ” “Dạ, em mời anh/chị ra phía kia ngồi chờ một chút ạ (Dùng tay chỉ chỉ dẫn cho khách vị trí họ có thể ngồi)” và lập tức rót nước mời khách. Sau đó họ sẽ liên lạc với người mà khách cần gặp để người đó xuống gặp khách hoặc lên phòng làm việc của người ấy tùy theo nhu cầu của 2 bên.
• Nếu nhân viên bộ phận Lễ tân không liên lạc được với người mà khách muốn gặp thì họ có nhiệm vụ phải thông báo cho khách. Trước khi khách rời đi phải ghi lại thông tin của khách một cách cẩn thận để báo lại với những người có trách nhiệm.

Khách không hẹn trước

Đối với những khách không hẹn trước, sau khi đã mời khách ngồi, nhân viên bộ phận Lễ tân phải liên hệ ngay với người mà khách muốn gặp hoặc bộ phận liên quan người đó để họ cử đại diện xuống gặp khách hàng.

• Nếu khách là đại diện của cơ quan Nhà nước thì cần liên hệ ngay với Trưởng phòng Nhân sự để họ gặp mặt và xử lý vấn đề.
• Với các trường hợp khách cần gặp hoặc trao đổi với Giám đốc doanh nghiệp thì lễ tân phải liên hệ qua thư ký của Giám đốc
• Với các trường hợp khách muốn gặp các quản lý hoặc nhân viên các bộ phận thì nhân viên Lễ tân có thể liên hệ trực tiếp với cá nhân đó để thông báo

Trường hợp người khách cần gặp không có ở công ty hoặc từ chối không muốn gặp thì nhân viên lễ tân cần trả lời khách hàng một cách tế nhị là không thể liên hệ được với người đó và xin thông tin của khách để liên hệ lại sau. Tiếp sau đó, họ sẽ gửi lại thông tin ấy cho đối tượng mà khách muốn gặp trước đó.

Trình tự tiếp khách quan trọng

Đề xuất yêu cầu

Khách quan trọng thường là các đối tác lớn đến để ký hợp đồng, dự án lớn. Các quy định liên quan đến việc tiếp khách quan trọng luôn rất nghiêm ngặt và cần phải tuân thủ chính xác 100%. Các yêu cầu trong quy trình tiếp khách có thể do lãnh đạo chỉ định hoặc do các phòng – ban đề xuất.

Khi yêu cầu về quy định tiếp khách quan trọng phát sinh thì người đưa ra yêu cầu phải lập phiếu đề nghị tiếp khách và nộp lên cho lãnh đạo xem và phê duyệt.

Với những trường hợp không theo quy cách tiếp khách đặc biệt nhưng vẫn phát sinh chi phí thì người phụ trách tiếp đón khách cần làm giấy yêu cầu theo mẫu phiếu đề nghị tiếp khách và trình lên lãnh đạo để họ xét duyệt.

Sau khi văn bản được duyệt thì người viết phiếu sẽ chuyển qua cho bộ phận Nhân sự để họ tiến hành lập kế hoạch tổ chức.

Lập kế hoạch

• Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã được quy định, sau đó trao đổi và đi đến sự thống nhất ý kiến với người đề nghị việc tiếp khách. Tiếp đó, họ nộp phiếu cho lãnh đạo để chờ phê duyệt.
• Kế hoạch liên quan đến quy định tiếp khách phải được chuyển cho thư ký Giám đốc; phòng Hành chính – Nhân sự và người phụ trách tiếp đón khách để họ lưu lại.

►► Tìm hiểu thêm: Viết CV xin việc Hành chính văn phòng hấp dẫn cần biết 5 lưu ý sau

Qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích liên quan đến mẫu phiếu đề nghị tiếp khách. Chắc hẳn bạn đã nắm được cách viết đúng và thời điểm cần sử dụng mẫu phiếu này rồi. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc!