Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách chuẩn dành cho doanh nghiệp
Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách là gì? Nó được sử dụng khi nào? Cách viết đúng của loại biểu mẫu này? Cùng đi tìm lời giải đáp nhé!
Khái niệm
Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách là loại phiếu được sử dụng khi các doanh nghiệp/tổ chức cần tiếp khách, cụ thể là khi đối tác hoặc khách hàng đến doanh nghiệp để ký kết hợp đồng hoặc tham gia dự án…
Nói chung, cứ khi nào họ cần tiếp đón khách từ nơi khác đến thì loại phiếu này sẽ được lập ra. Phiếu này cần được lập ra và xin xác nhận của lãnh đạo để các nhân viên phụ trách đón tiếp khách có thể thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả nhất.
►► Xem thêm: Mẫu đề xuất nhân sự sử dụng cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]
Phiếu đề nghị tiếp khách được sử dụng khi nào?
Như đã nói sơ qua ở phần khái niệm, phiếu đề nghị tiếp khách được lập ra khi một đơn vị/cơ quan cần phải tiếp đón một hoặc nhiều vị khách quan trọng. Những vị khách ấy thường là các đối tác đến ký kết hợp đồng, tham gia các dự án lớn hoặc đến để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.
Người phụ trách việc tiếp đón khách sẽ lập phiếu và gửi cho người đứng đầu doanh nghiệp để chờ phê duyệt. Yêu cầu tiếp khách có thể là do chủ doanh nghiệp chỉ định hoặc cũng có thể do các phòng – ban, bộ phận đề xuất với lãnh đạo.
Đối với trường hợp không tiếp khách quan trọng nhưng vẫn phát sinh chi phí thì bộ phận phụ trách tiếp đón khách phải làm giấy yêu cầu theo form mẫu phiếu đề nghị tiếp khách và nộp lên Trưởng bộ phận hoặc lãnh đạo cấp cao phê duyệt. Sau khi văn bản được duyệt, người phụ trách sẽ nhận lại giấy yêu cầu và chuyển nó cho bộ phận Hành chính – Nhân sự để họ lập kế hoạch tổ chức.
Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? Công việc chính của họ là gì?
Cách viết mẫu phiếu đề nghị tiếp khách
Cách viết mẫu phiếu này rất dễ dàng bởi vì nó tương đối ngắn gọn, bố cục cũng được chia ra rất rõ ràng. Phiếu đề nghị tiếp khách thường có 3 phần chính là:
- Phần mở đầu: Ghi rõ tên công ty; thời điểm lập phiếu (ngày/tháng/năm); tên cá nhân, bộ phận và lý do đề xuất việc tiếp khách. Hãy nhớ phần lý do và nội dung cần xét duyệt, phê chuẩn phải đảm bảo súc tích và ngắn gọn
- Phần nội dung chính: Liệt kê đầy đủ họ tên khách; tên các cán bộ – nhân viên nhận nhiệm vụ tiếp đón khách. Người viết phiếu cần cung cấp toàn bộ những thông tin này để lãnh đạo có căn cứ nhằm phê duyệt văn bản dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.
Lưu ý:
|
►► Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản kèm hướng dẫn cách viết [2020]
Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách
Mẫu 1
Download mẫu phiếu đề nghị tiếp khách 1
Mẫu 2
Download mẫu phiếu đề nghị tiếp khách 2
Mẫu kế hoạch tiếp khách
Download mẫu kế hoạch tiếp khách 3
Mẫu báo cáo tiếp khách
Tải xuống mẫu báo cáo tiếp khách
Trình tự tiếp khách tại các công ty/doanh nghiệp
Tiếp khách bình thường
Theo quy định, khi khách tới công ty/doanh nghiệp thì sẽ được bộ phận Bảo vệ hướng dẫn vào gặp bộ phận Lễ Tân để giải quyết vấn đề. Nhân viên lễ tân sẽ đón tiếp khách theo quy trình dưới đây:
Khách đã hẹn trước
- Nhân viên bộ phận Lễ tân sẽ chào và hỏi khách: “Em chào anh/chị. Dạ, cho em hỏi anh/chị đến tìm gặp ai ạ?”. Khi khách trả lời rõ ràng tên và chức vụ, nơi làm việc của người họ muốn gặp thì nhân viên sẽ check lại danh sách các khách hàng đã có hẹn trước. Sau khi kiểm tra danh sách, họ sẽ tiếp tục hỏi khách: “Dạ, có phải anh/chị là anh/chị … bên tập đoàn/công ty … không ạ?”.
- Sau khi khách xác nhận thông tin là đúng thì
- sẽ đề nghị khách ngồi chờ” “Dạ, em mời anh/chị ra phía kia ngồi chờ một chút ạ (Dùng tay chỉ chỉ dẫn cho khách vị trí họ có thể ngồi)” và lập tức rót nước mời khách. Sau đó họ sẽ liên lạc với người mà khách cần gặp để người đó xuống gặp khách hoặc lên phòng làm việc của người ấy tùy theo nhu cầu của 2 bên.
- Nếu nhân viên bộ phận Lễ tân không liên lạc được với người mà khách muốn gặp thì họ có nhiệm vụ phải thông báo cho khách. Trước khi khách rời đi phải ghi lại thông tin của khách một cách cẩn thận để báo lại với những người có trách nhiệm.

Khách không hẹn trước
Đối với những khách không hẹn trước, sau khi đã mời khách ngồi, nhân viên bộ phận Lễ tân phải liên hệ ngay với người mà khách muốn gặp hoặc bộ phận liên quan người đó để họ cử đại diện xuống gặp khách hàng.
- Nếu khách là đại diện của cơ quan Nhà nước thì cần liên hệ ngay với Trưởng phòng Nhân sự để họ gặp mặt và xử lý vấn đề.
- Với các trường hợp khách cần gặp hoặc trao đổi với Giám đốc doanh nghiệp thì lễ tân phải liên hệ qua thư ký của Giám đốc
- Với các trường hợp khách muốn gặp các quản lý hoặc nhân viên các bộ phận thì nhân viên Lễ tân có thể liên hệ trực tiếp với cá nhân đó để thông báo
Trường hợp người khách cần gặp không có ở công ty hoặc từ chối không muốn gặp thì nhân viên lễ tân cần trả lời khách hàng một cách tế nhị là không thể liên hệ được với người đó và xin thông tin của khách để liên hệ lại sau. Tiếp sau đó, họ sẽ gửi lại thông tin ấy cho đối tượng mà khách muốn gặp trước đó.
Trình tự tiếp khách quan trọng
Đề xuất yêu cầu
Khách quan trọng thường là các đối tác lớn đến để ký hợp đồng, dự án lớn. Các quy định liên quan đến việc tiếp khách quan trọng luôn rất nghiêm ngặt và cần phải tuân thủ chính xác 100%. Các yêu cầu trong quy trình tiếp khách có thể do lãnh đạo chỉ định hoặc do các phòng – ban đề xuất.
Khi yêu cầu về quy định tiếp khách quan trọng phát sinh thì người đưa ra yêu cầu phải lập phiếu đề nghị tiếp khách và nộp lên cho lãnh đạo xem và phê duyệt.
Với những trường hợp không theo quy cách tiếp khách đặc biệt nhưng vẫn phát sinh chi phí thì người phụ trách tiếp đón khách cần làm giấy yêu cầu theo mẫu phiếu đề nghị tiếp khách và trình lên lãnh đạo để họ xét duyệt.
Sau khi văn bản được duyệt thì người viết phiếu sẽ chuyển qua cho bộ phận Nhân sự để họ tiến hành lập kế hoạch tổ chức.
Lập kế hoạch
- Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã được quy định, sau đó trao đổi và đi đến sự thống nhất ý kiến với người đề nghị việc tiếp khách. Tiếp đó, họ nộp phiếu cho lãnh đạo để chờ phê duyệt.
- Kế hoạch liên quan đến quy định tiếp khách phải được chuyển cho thư ký Giám đốc; phòng Hành chính – Nhân sự và người phụ trách tiếp đón khách để họ lưu lại.
►► Tìm hiểu thêm: Viết CV xin việc Hành chính văn phòng hấp dẫn cần biết 5 lưu ý sau
Qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích liên quan đến mẫu phiếu đề nghị tiếp khách. Chắc hẳn bạn đã nắm được cách viết đúng và thời điểm cần sử dụng mẫu phiếu này rồi. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc!
![[Tìm hiểu] Hợp đồng khoán việc là gì? Cách lập hợp đồng chuẩn nhất](https://img.timviec.com.vn/2021/04/hop-dong-khoan-viec.jpg)
[Tìm hiểu] Hợp đồng khoán việc là gì? Cách lập hợp đồng chuẩn nhất
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 12-04-2021, 12:00Hợp đồng khoán việc là văn bản ghi lại những thỏa thuận công việc giữa người lao động và người sử dụng lao động. Vậy cách lập mẫu hợp đồng khoán việc là gì? Xem bài viết để tìm hiểu chi tiết nhất nhé! Tìm hiểu Hợp đồng khoán việc [caption id="attachment_75652" align="aligncenter" width="600"] Khái...

Đơn khiếu nại là gì? Hướng dẫn làm mẫu đơn khiếu nại, đơn tố cáo chuẩn
Biểu Mẫu 02-02-2021, 16:16Mẫu đơn khiếu nại thường được sử dụng nhằm mục đích khiếu nại các vấn đề của một cá nhân hoặc tập thể. Đây là loại văn bản hành chính có cơ sở pháp lý. Để hiểu rõ hơn về cách soạn thảo đơn khiếu nại, cùng theo dõi bài viết của News.timviec.com nha! Khái...

Bản khai nhân khẩu là gì? Hướng dẫn cách kê khai nhân khẩu chuẩn
Biểu Mẫu 01-02-2021, 17:04Bản khai nhân khẩu là văn bản kê khai thông tin cá nhân khi đăng ký tạm trú, dùng để quản lý cư trú. Mẫu kê khai nhân khẩu sẽ được quy định văn bản riêng. Để hiểu rõ cách kê khai mẫu nhân khẩu, theo dõi bài viết dưới đây của News.timviec nhé! Bản...
![[Hướng dẫn] Cách viết bản cam kết, giấy cam kết đúng chuẩn 2021](https://img.timviec.com.vn/2021/01/ban-cam-ket.jpg)
[Hướng dẫn] Cách viết bản cam kết, giấy cam kết đúng chuẩn 2021
Biểu Mẫu 25-01-2021, 15:59Bản cam kết, giấy cam kết là một văn bản được sử dụng nhiều trong công việc và cuộc sống. Mục đích của giấy cam kết là thỏa thuận thực hiện lời hứa hẹn cho vấn đề nào đó. Vậy cách viết giấy cam kết đúng chuẩn ra sao? Theo dõi bài viết để được...
![[Hướng dẫn] Cách soạn thảo hợp đồng thuê nhà chuẩn nhất 2021](https://img.timviec.com.vn/2021/01/hop-dong-thue-nha.jpg)
[Hướng dẫn] Cách soạn thảo hợp đồng thuê nhà chuẩn nhất 2021
Biểu Mẫu 23-01-2021, 11:40Hợp đồng thuê nhà là hợp đồng dân sự sử dụng trong việc thương thảo thuê văn phòng, nhà ở,... Vậy cách để soạn thảo mẫu hợp đồng cho thuê nhà đúng chuẩn là gì? Theo dõi bài viết để biết thông tin chi tiết nhé! Tìm hiểu về hợp đồng thuê nhà [caption id="attachment_73766"...
![[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay](https://img.timviec.com.vn/2021/01/cong-van-la-gi.jpg)
[Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay
Biểu Mẫu 19-01-2021, 16:49Công văn là một văn bản hành chính được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội, pháp luật khác nhau. Với mỗi lĩnh vực thì công văn sẽ hướng tới những mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến? Cách soạn thảo...
![[Hé lộ] Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuyên nghiệp nhất](https://img.timviec.com.vn/2021/01/bao-cao-thanh-tich-ca-nhan.jpg)
[Hé lộ] Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuyên nghiệp nhất
Biểu Mẫu 11-01-2021, 15:52Mẫu báo cáo thành tích cá nhân là bảng tổng kết những thành tích một cá nhân đã hoàn thành xuất sắc. Mục đích của văn bản hành chính này là làm căn cứ xét duyệt khen thưởng, thăng chức, tăng lương. Để hiểu rõ hơn về dạng văn bản hành chính này hãy cùng...
![[Tìm hiểu] Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và cách lập báo cáo đúng chuẩn](https://img.timviec.com.vn/2021/01/bao-cao-luu-chuyen-tien-te.jpg)
[Tìm hiểu] Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và cách lập báo cáo đúng chuẩn
Biểu Mẫu 05-01-2021, 17:14Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là văn bản hành chính tổng hợp tình hình thu chi của doanh nghiệp. Vậy cách lập báo cáo này ra sao để đúng quy chuẩn? Hãy cùng News.timviec đi tìm lời giải đáp trong bài viết sau nhé! Có thể bạn quan tâm: Những mẫu biên bản thương...

Tìm hiểu mẫu công văn giải trình thuế dành cho các doanh nghiệp
Biểu Mẫu 25-12-2020, 17:05Công văn giải trình thuế là văn bản hành chính thường được dùng khi doanh nghiệp gặp sai sót trong quá trình kê khai với cơ quan thuế. Vậy cách để tạo công văn giải trình với cơ quan ra sao? Theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp nha! Có thể bạn...

Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Những mẫu biên bản cho doanh nghiệp
Biểu Mẫu 21-12-2020, 16:18Biên bản đối chiếu công nợ là một là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kì doanh nghiệp nào. Vậy cách để tạo một mẫu biên bản xác nhận công nợ đúng tiêu chuẩn là gì? Cùng News.timviec tìm hiểu qua bài viết sau nhé! Có thể bạn quan tâm:...