Nhân viên hành chính là gì? Công việc chính của họ là gì?

Hành chính văn phòng là công việc liên quan đến thủ tục hành chính. Đọc tiếp để hiểu rõ hơn nhân viên hành chính là gì nhé!

• Giấy phép lao động là gì? Người lao động cần chú ý những gì?
• Lợi nhuận là gì? Vai trò và cách để tăng lợi nhuận bền vững

Nhân viên hành chính là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, văn thư, lễ tân… và nhân viên hành chính văn phòng là những người trực tiếp làm các công việc này. Nhìn chung, công việc của họ là hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên của công ty, doanh nghiệp. Cũng vì thế mà lượng công việc của họ cực kỳ nhiều. Không ít người vẫn hay đùa rằng phải có “3 đầu 6 tay” thì mới hoàn thành được “núi” công việc của nhân viên hành chính văn phòng.

►►► Tìm hiểu: Tổng hợp các thông tin tìm việc nhanh cập nhật liên tục cho giới trẻ.

Công việc chính

Tiếp nối phần khái niệm nhân viên hành chính là gì, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những công việc mà họ phải làm. Như đã đề cập ở trên, khối lượng công việc của họ rất nhiều và nó còn được chia thành nhiều loại nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây là danh sách những việc mà các nhân viên hành chính văn phòng phải làm hàng ngày.

Quản lý giấy tờ – hồ sơ

• Tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ, văn bản được gửi đến và xử lý trong mức quyền hạn cho phép
• Lưu trữ các tài liệu quan trọng
• In ấn các tài liệu cần thiết khi có yêu cầu từ lãnh đạo hoặc các phòng ban.
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp ốm đau, hiếu – hỉ, thai sản… của nhân viên công ty
• Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ cho nhân viên.
• Theo dõi tình hình thực hiện nội quy nề nếp của nhân viên công ty

►►► Đọc thêm: Cẩm nang nghề nghiệp hữu ích nhất cho người mới ra trường.

Đảm nhiệm công tác lễ tân

• Trả lời điện thoại, giao tiếp với đối tác, khách hàng qua điện thoại…
• Đón tiếp những khách hàng quan trọng của công ty trước khi lãnh đạo công ty trực tiếp làm việc với họ
• Chuẩn bị các loại tài liệu cần thiết cho cuộc họp cũng như chuẩn bị đầy đủ các loại thiết bị, nước uống cho khách mời và lãnh đạo …
• Tổ chức các sự kiện cho nội bộ nhân viên công ty hoặc khách hàng

Quản lý các loại thiết bị, tài sản của công ty

• Theo dõi tình trạng các loại tài sản, thiết bị của công ty
• Khi có thứ nào hư hỏng hoặc gặp vấn đề phải báo cáo len cấp trên và đưa ra các phương án sửa chữa, bảo trì hoặc thay mới
• Lên danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho toàn bộ công ty và tiến hành đặt mua khi cần

Quản lý hồ sơ nhân sự

• Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban của công ty
• Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động khi đến thời điểm
• Theo dõi tình hình nhân sự và lập báo cáo hàng tháng, gửi cho lãnh đạo
• Cập nhật hồ sơ nhân viên, bảo đảm hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định của pháp luật

Chịu trách nhiệm vấn đề lương, thưởng cho nhân viên

• Lập bảng chấm công hàng tháng
• Tính lương, thưởng hàng tháng của mỗi một nhân viên trong công ty và trình lên để lãnh đạo duyệt
• Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên

Trên đây là bài viết tổng hợp của chúng tôi về vị trí nhân viên hành chính văn phòng. Bạn chắc hẳn đã hiểu rõ nhân viên hành chính là gì và những công việc họ phải làm. Nếu bạn yêu thích công việc này thì hãy trau dồi năng lực của bản thân và cố gắng hết mình nhé! Chúng tôi tin chắc rằng chỉ cần có năng lực và lòng yêu nghề cũng như trách nhiệm với công việc thì bạn chắc chắn có thể apply thành công!

►►► Khám phá: Những thông tin tuyển dụng part-time cho các ứng viên mới ra trường hiện nay.