4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, ứng viên phục sát đất

Dù bạn đang làm ở doanh nghiệp nhỏ hay công ty lớn, bạn cần rèn luyện kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hàng ngày để có thể tìm kiếm cho công ty được ứng viên giỏi, phù hợp với vị trí cần tuyển. 

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng được coi là khâu quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp/công ty. Bởi lẽ, chúng đánh giá được ứng viên có thực sự phù hợp với vị trí cần tuyển hay không? Phỏng vấn thành công đòi hỏi công ty tuyển dụng phải nắm chắc các kỹ năng cơ bản như: đưa ra câu hỏi hợp lý, lắng nghe ứng viên trả lời, quan trọng nhất là làm thế nào để họ nói thật về khả năng làm việc và quan điểm của mình. Đây chính là nền tảng giúp các công ty, doanh nghiệp tìm được đúng người tài, nhân viên xuất sắc.

Quá trình phỏng vấn tuyển dụng

Phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Phỏng vấn tuyển dụng là hình thức vấn đáp gặp mặt trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại, email,…nhằm tuyển chọn ra những ứng viên xuất sắc phù hợp với vị trí công việc, trong các tập đoàn, công ty, doanh nghiệp.

Một cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công là khi nhà tuyển dụng và ứng viên đều nắm bắt được những thông tin quan trọng. Với ứng viên, họ quan tâm tới mức lương, điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến, mức đãi ngộ,…tại nơi mình ứng tuyển. Còn đối với công ty tuyển dụng, ở đây họ cần khả năng hiểu biết công việc, kỹ năng làm việc, sự nhiệt huyết, đam mê,..của từng ứng viên. Từ đó, họ sẽ tìm được người phù hợp nhất với vị trí đang cần tuyển.

Những chuẩn bị trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần biết

• Trước buổi phỏng vấn: Khi ứng viên đã bước qua vòng duyệt CV, nhà tuyển dụng cần cho họ thời gian ngắn để chuẩn bị (kiến thức chuyên môn, giấy tờ,…), để họ có thể đến với vòng phỏng vấn một cách tự tin nhất. Nếu bạn dự kiến có bài test kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc,…của ứng viên, hay có bao nhiêu vòng trong toàn bộ quá trình phỏng vấn, bạn cần thông báo đầy đủ trước với họ qua email hoặc gọi điện trực tiếp. Như vậy, bạn được họ coi trọng, được đánh giá là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.
• Trong buổi phỏng vấn: Trước khi bước vào phần nội dung chính, bạn nên tạo không thoải mái cho ứng viên, lúc này họ có cảm giác thân thiện, dễ chịu, được chào đón và bảo vệ, từ đó mà họ có thể trả lời phỏng vấn tốt nhất. Để không mất quá nhiều quá thời gian cho bạn và ứng viên, bạn hãy bắt đầu với việc tóm tắt về vị trí công việc (thử thách làm việc ở vị trí ứng tuyển, các tiêu chí, kỹ năng, trách nhiệm và tố chất cần có). Những điều này sẽ giúp các bạn ứng viên định hướng được cách trả lời, đối đáp phù hợp với yêu cầu của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên lắng nghe người dự tuyển nhiều hơn bạn nói (theo khảo sát: các nhà tuyển dụng sử dụng 80% thời gian nghe, nói chỉ trong 20%), bởi lẽ làm như vậy bạn có thể biết được đầy đủ thông tin, nắm bắt được năng lực thực sự của họ, dễ dàng lựa chọn giữa hàng trăm người ứng tuyển.
• Kết thúc buổi phỏng vấn: Thông báo với ứng viên biết về thời gian có kết quả phỏng vấn. Nếu có vòng sơ tuyển tiếp theo, bạn nên nói thông tin cho họ các bước tiếp theo sẽ phải làm gì? Sau đó, bạn và ban lãnh đạo đánh giá, so sánh bài thi của từng ứng viên, đưa ra kết quả đúng đắn và nhanh nhất.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí tuyển dụng

Hiểu thật rõ vị trí tuyển dụng là một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng. Bằng cách nghiên cứu nhiệm vụ hàng ngày của những người đang làm công việc này: kỹ năng, kiến thức, tố chất đã giúp họ thành công hay những trường hợp thất bại họ gặp phải. Sau đó, bạn lên một danh sách các yếu tố trên để làm yêu cầu, mục tiêu công việc, vị trí đó bắt buộc phải đạt được.

Xây dựng danh sách kỹ năng làm việc cần có ở ứng viên

Kỹ năng làm việc là yếu tố cần thiết ở mỗi nhân sự trong bất kỳ ngành nghề nào. Do đó, khi tuyển dụng bạn cần tạo một danh sách kỹ năng cụ thể cho vị trí đang cần tuyển (kỹ năng mềm, giao tiếp, khả năng sáng tạo,…) Việc này không chỉ giúp bạn đưa ra câu hỏi  phù hợp, chính xác với ứng viên trong buổi phỏng vấn, hơn nữa bạn có thể so sánh dễ dàng giữa hàng trăm người dự tuyển.

Liệt kê các câu hỏi phỏng vấn

Dựa trên các kỹ năng đã xây dựng trong vị trí ứng tuyển, bạn hãy chuẩn bị một bộ câu hỏi phỏng vấn, việc làm này sẽ giúp bạn xác định được rõ tiềm năng của các ứng viên. Tuy nhiên, ở đây bạn nên đặt ra nhiều câu hỏi mở để khuyến khích họ hé lộ mọi chi tiết liên quan đến tính cách cũng như kinh nghiệm làm việc của họ. Đây là việc làm thiết thực để cuộc phỏng vấn tuyển dụng đạt hiệu quả.

• Câu hỏi chung: Đây là dạng câu hỏi được sử dụng làm rõ các thông tin trên CV của người dự tuyển. Thể nhưng, ở đây bạn nên tránh hỏi về tôn giáo, vùng miền, chiều cao, cân nặng,…Bởi vì các câu này khiến ứng viên khó xử, thậm chí xâm phạm vào đời tư cá nhân. Một số ví dụ: Bạn đã làm việc ở doanh nghiệp A trong bao lâu?, Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của chúng tôi?, Bạn biết đến công ty của tôi ở kênh truyền thông nào, hãy kể những điều bạn biết về công ty?
• Câu hỏi hành vi: Là dạng câu hỏi khó với ứng viên, nhưng đối với nhà tuyển dụng thể loại này họ khá yêu thích, chúng khai thác được các công việc người ứng tuyển đã làm: hoàn thành việc thế nào, làm được việc đó ra sao? Vì nó là câu hỏi thực tế, nên bạn có thể kiểm tra và xác thực thông tin của họ một cách dễ dàng.  Một số ví dụ: Bạn hãy kể về một sự cố lớn nhất trong sự kiện bạn đã từng tham gia, cách xử lý chúng thế nào?
• Câu hỏi tình huống: Yêu cầu ứng viên trình bày lại cách họ sẽ phản ứng và giải quyết một số tình huống thường gặp trong công việc. Nhà tuyển dụng đánh giá được các kĩ năng để tìm ra ứng viên có năng lực phù hợp nhất. Một số kĩ năng đó là: Kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tổ chức, Kỹ năng quản lý, Kỹ năng giao tiếp,…Ví dụ: Bạn kể lại một tình huống bạn đã sử dụng sự sáng tạo để giải quyết công việc?, Nếu bạn phát hiện đồng nghiệp của bạn đã vi phạm quy tắc ứng xử công ty, bạn sẽ làm gì?
• Câu hỏi tạo áp lực: Mục đích đưa ra ở phần này là dồn ứng viên vào trạng thái căng thẳng, đánh giá được phản ứng của họ trong tình huống đó. Từ đó, người phỏng vấn có thể nhìn nhận được tính cách, sự sáng tạo khả năng giải quyết mọi vấn đề của ứng viên.  Ví dụ: Tại sao bạn bị đuổi việc ở công ty S?

Thiết lập hệ thống đánh giá rõ ràng, chính xác

Thiết lập được bảng đánh giá không chỉ giúp nhà tuyển dụng đưa ra kết quả khách quan hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất cho toàn bộ nhóm phỏng vấn. Đồng thời, đảm bảo được tiến độ công việc, nhất là khi số lượng ứng viên quá nhiều.

Hiện nay, bảng đánh giá nên sử dụng theo khung năng lực, đây là cách làm phổ biến và cực hiệu quả, nó vừa đảm bảo tính chính xác, vừa có tính quy chuẩn, đặc biệt là bám sát vào yêu cầu vị trí công việc.

Người tuyển dụng cần phải trang bị cho mình những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cơ bản, đặc biệt là lắng nghe và ghi nhớ thật tốt. Công việc này có thể phát triển lên là nhờ kinh nghiệm và sự rèn luyện chăm chỉ của chính bản thân mình. Khi chúng ta xây dựng được một hành trang nhân sự, một quy trình phỏng vấn bài bản, chính xác. Điều này sẽ giúp công ty tuyển dụng kết nối được với ứng viên, từ đó họ có thể tìm ra cá nhân xuất sắc và phù hợp nhất với vị trí đang cần người một cách nhanh chóng.