Biên bản bàn giao con dấu công ty mẫu chuẩn nhất 2022

Biên bản bàn giao con dấu công ty là loại giấy tờ có vai trò cực kỳ quan trọng. Thiếu đi văn bản này, con dấu không được chuyển giao đúng lúc và sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt giấy tờ của các đơn vị, doanh nghiệp…

Khái niệm

Con dấu là gì?

Trước khi tìm hiểu về biên bản bàn giao con dấu công ty, chúng ta cần hiểu rõ con dấu là gì trước đã!

Con dấu được định nghĩa là một loại phương tiện đặc biệt được đăng ký và quản lý bởi cơ quan Nhà nước hoặc các đơn vị bên ngoài. Vai trò chính của nó là dùng để đóng lên các loại giấy tờ, văn bản của các tổ chức, doanh nghiệp… nhằm chứng thực tính pháp lý của các văn bản ấy. Chỉ khi được đóng dấu thì các văn bản mới có giá trị lưu hành và sử dụng.

Con dấu cũng được chia thành nhiều loại khác nhau. Tùy vào mục đích sử dụng mà người ta sẽ dùng loại con dấu thích hợp nhất. Các cơ quan, đơn vị ở Việt Nam thường sử dụng 3 loại dấu chính, đó là: dấu công quyền Nhà nước, dấu pháp nhân công ty và loại dấu khắc tự do.

Dấu công quyền và pháp nhân chịu sự quản lý của cơ quan Nhà nước còn loại cuối cùng thì do các cá nhân, đơn vị tự quản lý và sử dụng.

⏩ Tham khảo: Biên bản giao nhận tài sản cố định theo Thông tư 107-132-133-200

Biên bản bàn giao con dấu công ty là gì?

Biên bản bàn giao con dấu công ty là văn bản pháp lý được sử dụng khi có sự thay đổi, chuyển giao nhân sự (có chức vụ cao) trong nội bộ doanh nghiệp.

Khi một người có chức vụ cao và nắm giữ con dấu nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chuyển đi nơi khác thì doanh nghiệp phải sắp xếp một người thay thế họ để tiếp quản con dấu. Người cũ có trách nhiệm bàn giao lại công việc và con dấu cho người mới đến để bảo đảm công việc không bị gián đoạn hay ảnh hưởng.

Và khi bàn giao vật dụng quan trọng như con dấu, chúng ta phải có giấy tờ chứng minh để hoàn tất quá trình bàn giao. Và loại giấy tờ được sử dụng ở đây chính là biên bản bàn giao con dấu công ty.

Văn bản này được coi như lời khẳng định rằng người cũ đã hết trách nhiệm và không còn liên quan đến con dấu này nữa. Nếu có vấn đề gì xảy ra thì người phải đứng ra chịu trách nhiệm sẽ là người hiện thời đang giữ con dấu.

Biên bản bàn giao con dấu thường được chia thành 2 loại là biên bản bàn giao con dấu còn giá trị sử dụng và biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng.

Loại 1 là dành cho những cá nhân hiện vẫn đang trong nhiệm kỳ làm việc, con dấu vẫn còn đầy đủ giá trị pháp lý và vẫn được sử dụng trong doanh nghiệp, tổ chức.

Loại 2 là dành cho những người đã hết nhiệm kỳ, con dấu họ bàn giao lại cũng không còn giá trị về mặt pháp lý. Việc bàn giao lại chỉ nhằm mục đích lưu trữ mà thôi.

⏩ Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản kèm hướng dẫn cách viết [2022]

Mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty

Mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty hết giá trị sử dụng

Tải mẫu biên bản bàn giao con dấu

Ngoài biên bản bàn giao con dấu, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản bàn giao khác dưới đây:

Mẫu biên bản bàn giao 3 bên

Xem và download mẫu biên bản này tại đây:

Tải mẫu biên bản bàn giao 3 bên

Mẫu biên bản bàn giao kho bãi

Xem và download mẫu biên bản này tại đây:

Tải mẫu biên bản bàn giao kho bãi

Mục đích của biên bản bàn giao con dấu

Như chúng tôi đã nói ở trên, mỗi loại con dấu sẽ được dùng trong những trường hợp khác nhau tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Khi con dấu này hết hiệu lực hoặc khi người giữ con dấu chuyển công tác thì con dấu phải được bàn giao hoặc trao trả lại cho tổ chức. Và quá trình trao trả chỉ thành công khi có sự tồn tại của biên bản bàn giao con dấu.

Mục đích quan trọng nhất của việc sử dụng biên bản bàn giao con dấu chính là giúp cho quá trình phê chuẩn các loại giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp, tổ chức không bị gián đoạn, luôn bảo đảm được tiến trình công việc. Nó là loại giấy tờ có tính pháp lý quan trọng, nó là nhân tố quyết định quyền và nghĩa vụ của người tiếp quản công việc và con dấu.

Mẫu biên bản này nên có phần hướng dẫn sử dụng con dấu để người tiếp nhận con dấu biết cách sử dụng sao cho đúng, tránh tình trạng hoang mang do không hiểu biết để rồi làm sai quy định. Người sử dụng tuyệt đối không được dùng con dấu cho mục đích cá nhân, họ chỉ được phép dùng nó trong công việc và phải tuân thủ đúng các quy tắc đã đề ra về việc sử dụng con dấu.

⏩ Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản/kiểm tra tài sản CHUẨN nhất

Những điều cần chú ý khi lập loại biên bản này

• Do biên bản bàn giao con dấu có tính pháp lý cao nên người lập biên bản phải trình bày nội dung sao cho đúng và chuẩn nhất. Nếu chưa hiểu rõ về loại văn bản này thì bạn nên tham khảo những văn bản đã có từ trước đó để nắm được cách viết chính xác.
• Phần nội dung và phần trình bày đều phải được chú trọng. Các phần nội dung phải đúng và cách trình bày phải khoa học, đẹp mắt và chuyên nghiệp! Người viết phải hết sức cẩn thận, không để bản thân mắc phải những lỗi cơ bản như lỗi chính tả, lỗi trong việc sắp đặt bố cục…
• Những mục quan trọng như: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tên biên bản… cần được ghi theo đúng quy chuẩn để đảm bảo tính trang trọng cho văn bản; người viết tuyệt đối không sáng tạo theo ý mình ở phần này!

Bài viết này tổng hợp những thông tin liên quan đến biên bản bàn giao con dấu công ty mà News Timviec muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng chúng sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc cũng như cuộc sống!