Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 77, 133 và 200 [DOWNLOAD]

Mẫu phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán các khoản chi phí đồng thời phục vụ cho mục đích theo dõi mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp. Vì vậy, các nhân viên và quản lý kho phải nắm chắc kiến thức về loại biểu mẫu này.

Phiếu xuất kho là gì?

Mẫu phiếu xuất kho (tiếng Anh gọi là “Delivery bill“) là loại văn bản, chứng từ dùng để theo dõi, quản lý số lượng các loại công cụ, dụng cụ, vật tư… trong kho của các cơ quan, doanh nghiệp… Nó là căn cứ giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí đồng thời phục vụ cho mục đích giám sát, kiểm tra mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho thường được làm theo mẫu 02-VT (ban hành theo Thông tư 200 hoặc QĐ của Nhà nước Việt Nam).

Phiếu xuất kho được chia thành 3 loại, đó là: loại 1 liên, 2 liên và 3 liên. Tuy nhiên, phần lớn các phiếu xuất kho đều là loại 3 liên. Đặc điểm cụ thể của từng liên như sau:

• Liên 1: Liên 1 thường dùng để lưu trữ ở nơi phiếu được lập ra
• Liên 2: Liên này được thủ kho lưu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho kế toán kho để họ lưu vào sổ kế toán hoặc phần mềm của công ty.
• Liên 3: Liên 3 dùng để giao tới tay người nhận hàng.

⏩ Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho CHUẨN nhất theo Thông tư 133 và 200

Mẫu phiếu xuất kho tham khảo

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 77 (C6-12/NS)

Tải mẫu C6-12/NS

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133

Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 (02-VT)

Tải mẫu 02-VT

Vai trò của phiếu xuất kho?

Phiếu xuất kho là loại biểu mẫu có vai trò cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Khâu xử lý hàng hóa, vật dụng, công cụ, thiết bị, vật tư… trong kho hàng không thể hoàn thành nếu thiếu đi loại giấy tờ này. Nhờ có nó, doanh nghiệp có thể theo dõi hàng hóa nhập – xuất một cách cụ thể và chính xác rồi từ đó tính ra chi phí sản xuất.

Bộ phận nào phụ trách lập phiếu?

Tùy theo từng doanh nghiệp mà phiếu xuất kho có thể do thủ kho lập hoặc do bộ phận xin lĩnh lập ra. Người lập sau khi điền đầy đủ thông tin vào phiếu sẽ nộp nó cho kế toán trưởng ký. Tiếp đó, văn bản được gửi lên cho lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt thành công thì hàng mới có thể xuất khỏi kho.

Thủ kho sẽ chính là người điền thông tin vào cột 2 của phiếu, họ cần liệt kê đầy đủ số lượng hàng thực xuất, thời điểm hàng được xuất khỏi kho… Ngoài ra, người nhận hàng phải ký và ghi rõ họ tên của họ vào phiếu. Nói chung, toàn bộ thông tin trên phiếu sẽ do người lập phiếu (thường chính là thủ kho) và kế toán cùng hoàn thành.

⏩ Tham khảo thêm: Mẫu giấy đi đường chuẩn form C06-HD, C16-HD và 04-LĐTL

Hướng dẫn viết phiếu

Phần mở đầu của phiếu

• Ở góc bên trái của văn bản, chúng ta cần nêu rõ tên cơ quan, đơn vị (hoặc dấu đơn vị) cùng với tên bộ phận thực hiện việc xuất kho.
• Nêu đầy đủ ngày, tháng, năm lập phiếu và số của phiếu
• Nêu ra họ và tên của người nhận hàng, bộ phận mà họ làm việc; lý do xuất hàng; xuất hàng tại kho nào; địa điểm của kho ấy là ở đâu.

Các cột, các dòng trong bảng

• Cột A: Số thứ tự của hàng hóa, vật tư
• Cột B: Gồm các thông tin như: tên hàng hóa; nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, dụng cụ, vật tư…
• Cột C: Mã số tương ứng của hàng hóa
• Cột D: Đơn vị tính tương ứng
• Cột 1: Số lượng hàng hóa yêu cầu xuất kho
• Cột 2: Số lượng hàng xuất kho thực tế (có thể bằng hoặc chênh lệch so với số lượng hàng được yêu cầu xuất kho tùy vào tình hình thực tế)
• Cột 3: Đơn giá tương ứng của hàng hóa
• Cột 4: Phần thành tiền từng loại hàng hóa, dụng cụ… (cột 4 = cột 2 x cột 3)
• Dòng “Cộng”: Cộng tổng của cột “Thành tiền”
• Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Số tiền ở dòng “Cộng” nhưng được ghi dưới dạng chữ cái
• Số chứng từ gốc kèm theo (nếu có)

Tìm hiểu thêm về quy trình xuất kho hàng

Quy trình xuất kho hàng là quy trình tổ chức, sắp xếp, theo dõi, quản lý các loại hàng hóa được xuất kho theo đúng đề nghị của đơn vị có nhu cầu (đã được phê duyệt bởi ban lãnh đạo công ty). Chiếu theo mục đích sử dụng, quy trình này thường được chia thành 4 loại dưới đây:

Quy trình xuất kho để bán hàng

• Bước 1: Bộ phận Kinh doanh gửi yêu cầu xuất hàng kèm theo đơn hàng cho Bộ phận kế toán.
• Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn kho. Nếu hàng đủ số lượng thì thực hiện việc xuất kho, nếu hàng không đủ thì phải phản hồi ngay cho bộ phận Kinh doanh.
• Bước 3: Kế toán dựa vào thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu cho thủ kho để họ thực hiện việc xuất hàng.
• Bước 4: Khi đã có đủ thông tin cần thiết trên phiếu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành việc xuất hàng ra khỏi kho.
• Bước 5: Kế toán và thủ kho cùng nhau cập nhật thông tin. Kế toán sẽ tiến hành ghi nhật ký xuất kho còn thủ kho thì ghi thông tin cần thiết vào thẻ kho.

Quy trình xuất kho để sản xuất

• Bước 1: Bộ phận có nhu cầu gửi đề xuất cho lãnh đạo công ty hoặc phòng Kế hoạch sản xuất
• Bước 2: Lãnh đạo nhận văn bản đề xuất và tiến hành xem xét, phê duyệt
• Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu từ ban lãnh đạo, sau đó tiến hành kiểm tra hàng hóa trong kho. Nếu nguyên vật liệu đủ thì cho xuất kho còn nếu không đủ thì phải phản hồi lại với bộ phận yêu cầu xuất kho.
• Bước 4: Thủ kho thực hiện việc xuất kho và ký nhận
• Bước 5: Thủ kho và kế toán cùng nhau cập nhật thông tin về hàng tồn kho

Quy trình xuất kho để lắp ráp

• Bước 1: Bộ phận có nhu cầu gửi văn bản đề nghị đến ban lãnh đạo công ty hoặc người có thẩm quyền xử lý việc xuất kho
• Bước 2: Ban lãnh đạo tiếp nhận yêu cầu và xem xét, phê duyệt
• Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu từ ban lãnh đạo, tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu cho thủ kho
• Bước 4: Thủ kho thực hiện việc xuất hàng theo đúng như yêu cầu đã được phê duyệt
• Bước 5: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ tiến hành nhận và kiểm tra hàng hóa, sau đó tiến hành lắp ráp
• Bước 6: Thủ kho và kế toán cùng nhau cập nhật thông tin
• Bước 7: Sau khi hoàn thành việc lắp ráp, bộ phận lắp ráp sẽ chuyển sản phẩm hoàn thiện về kho theo đúng quy trình nhập kho

Quy trình xuất hàng để chuyển kho

• Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sẽ gửi đề nghị cho ban lãnh đạo công ty. Họ cần nêu rõ địa điểm hàng hóa cần chuyển tới, mục đích của việc chuyển kho và mức độ cần thiết của việc này
• Bước 2: Ban lãnh đạo sẽ xem xét và tiến hành phê duyệt đề nghị đó, nếu họ từ chối thì quy trình chuyển kho không thể tiến hành còn nếu họ đồng ý phê duyệt thì họ sẽ gửi yêu cầu cho bộ phận Kế toán
• Bước 3: Kế toán sẽ thống nhất với kho mới về các chính sách, số lượng hàng hóa cần chuyển, thời gian chuyển kho cụ thể và tiến hành lập phiếu xuất kho
• Bước 4: Sau khi tập hợp đầy đủ các biên bản, giấy tờ biên nhận cần thiết và kiểm tra kỹ hàng hóa trong kho thì có thể thực hiện việc xuất kho và nhập hàng vào kho mới
• Bước 5: Kế toán cập nhật thông tin về sự thay đổi

Qua bài viết trên đây, News Timviec đã cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về mẫu phiếu xuất kho. Hãy đọc và nhớ kỹ để bản thân không cảm thấy bỡ ngỡ khi được yêu cầu làm loại biểu mẫu này bạn nhé!