Mẫu giấy đi đường chuẩn form C06-HD, C16-HD và 04-LĐTL

Mẫu giấy đi đường là gì? Nó có vai trò gì? Nội dung của nó gồm những gì? Tất cả những câu trả lời bạn cần đều nằm trong bài viết dưới đây!

Giấy đi đường là gì?

Giấy đi đường là văn bản phục vụ cho nhu cầu cấp kinh phí đi đường của các cán bộ, công/nhân viên trực thuộc các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp. Văn bản này sẽ do bộ phận Hành chính – Nhân sự của doanh nghiệp lập ra. Nó liệt kê ra tất cả các loại chi phí phát sinh mà cán bộ, nhân viên được cử đi công tác đã phải tạm ứng. Công ty sẽ căn cứ vào đó để trả lại cho họ toàn bộ số tiền ấy.

Ngoài ra, mẫu giấy đi đường còn có tác dụng xác nhận thời gian công tác của nhân viên doanh nghiệp, giúp ích cho họ trong quá trình làm các thủ tục cần thiết ở nơi họ đến công tác.

►► Xem thêm: [Tiết Lộ] Mẫu giấy xác nhận lương CHUẨN nhất hiện nay

Mẫu giấy đi đường phổ biến nhất

Mẫu giấy đi đường C06-HD

Download mẫu C06-HD

Mẫu giấy đi đường C16-HD

Download mẫu C16-HD

Mẫu giấy đi đường 04-LĐTL

Download mẫu 04-LĐTL

Ý nghĩa

Mẫu giấy đi đường có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và các nhân viên của doanh nghiệp nói riêng.

• Thứ nhất, nó là căn cứ để những người đi công tác nhận được khoản thanh toán cho những chi phí họ đã bỏ ra trong quá trình công tác của bản thân.
• Nó còn là văn bản dùng để xác nhận thời gian mà người đi công tác được hưởng lưu trú khi tới nơi đồng thời nó cũng được dùng để xác nhận ngày quay về của đối tượng ấy.
• Văn bản này khi được nộp kèm theo các loại chứng từ xác nhận các khoản chi khác (tiền ăn ở, đi lại…) sẽ tạo thành bộ thủ tục thanh toán hoàn chỉnh theo đúng như yêu cầu của bộ phận Kế toán.
• Trong một số trường hợp, mẫu giấy đi đường còn được dùng để thay thế cho mẫu giấy đề nghị tạm ứng; mục đích là để dự trù những khoản tiền cần đi, các khoản kinh phí cho quá trình công tác. Nó sẽ có những nội dung như: số tiền ứng; độ dài quãng đường công tác; số ngày cán bộ/nhân viên ấy đi công tác…

Nội dung cần có

Mẫu giấy đi đường chuẩn phải có đầy đủ những nội dung sau đây:

• Cột A: Nơi xuất phát và nơi nhân viên ấy tới công tác
• Cột 1: Ngày xuất phát và ngày nhân viên ấy đến địa điểm công tác (Nhằm bảo đảm độ chân thực và chính xác của văn bản, cán bộ/nhân viên được cử đi công tác phải có được chữ ký hoặc dấu xác nhận của người có thẩm quyền tại cơ đơn vị mà họ tới công tác để chứng minh thời gian ghi trên văn bản là đúng với thực tế).
• Cột 2: Phương tiện dùng để đi tới địa điểm công tác; phương tiện di chuyển trong suốt khoảng thời gian công tác
• Cột 3: Số ngày lưu trú tại đơn vị tới công tác
• Cột 4: Lý do cho việc lưu trú tại nơi đó
• Cột B: Xác nhận từ người phụ trách tại nơi nhân viên của doanh nghiệp tới công tác (dưới dạng chữ ký hoặc con dấu) để chứng thực rằng người tới công tác đã hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ của mình.

►► Tham khảo thêm: Mẫu giấy ủy quyền mua hóa đơn mới nhất cần nắm rõ

Một vài điều cần lưu ý

Khi viết/lập giấy đi đường, người lập văn bản cần phải chú ý những điểm sau đây:

• Các mốc thời gian (ngày, tháng, năm) phải được liệt kê rõ ràng, cụ thể và chính xác.
• Các khoản chi tiêu dự tính trước và trong khi đi công tác cũng phải được ghi ra một cách rõ ràng và chi tiết. Để bảo đảm bảo tính xác thực của loại giấy tờ này, người ta thường gửi nó cùng với các loại hóa đơn… để minh chứng cho các chi phí phát sinh trong quá trình công tác. Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể thanh toán số tiền mà người nhân viên ấy đã bỏ ra một cách chính xác, không có sự sai sót.

• Người đi công tác muốn xin giấy đi đường từ phòng Hành chính – Nhân sự hoặc Kế toán thì phải nêu rõ lý do và xuất trình đầy đủ quyết định của các lãnh đạo công ty về việc cử người đó đi công tác.
• Cán bộ/nhân viên được cử đi công tác chỉ có thể nhận được các khoản công tác phí sau khi kế toán trưởng của công ty duyệt xong văn bản họ đã nộp.

Qua bài viết này, New Timviec đã giúp bạn hiểu thêm về mẫu giấy đi đường. Loại giấy này đặc biệt quan trọng đối với những ai hay được công ty cử đi công tác. Nếu bạn cũng thường xuyên phải đi công tác thì hãy đọc kỹ bài viết này để nắm được những kiến thức cần thiết, làm theo đúng quy trình để có thể nhận về chi phí đi đường từ công ty của mình nhé!