Hóa đơn (bill) là gì? Các dạng hóa đơn phổ biến trên thị trường

Hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ, hãy cùng tìm hiểu những chia sẻ dưới đây của News Timviec để làm rõ thêm nhé.

Hóa đơn là gì?

Hoá đơn trong tiếng anh là bill, có bản chất là một giấy tờ yêu cầu xác thực việc thanh toán những mặt hàng với số lượng cùng với đơn giá được liệt kê sẵn trong giấy tờ đó. Hóa đơn sẽ do bên bán phát hành. Sau khi bên mua chấp nhận việc thanh toán, bên bán sẽ đưa ra xác nhận vào trong hóa đơn, lấy ví dụ đơn giản như việc đóng dấu hay chứng nhận việc đã thành toán tiền. Khi ấy, hóa đơn sẽ có công dụng giống như là một bản biên lai hay giấy biên nhận.

Khi tiến hành viết hóa đơn, đôi bên cần phải có một số chú ý sau:

• Tên mẫu hóa đơn
• Số hóa đơn, các ký hiệu mẫu hóa đơn khác nhau
• Số lượng, tên các liên trong hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn theo từng đơn hàng
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế bên mua
• Tên mặt hàng, số lượng, dịch vụ, thành tiền ghi bằng cả số, chữ
• Họ tên bên mua, bên bán, trong đó, có đủ con dấu, chữ ký của cả hai bên
• Tổ chức chịu trách nhiệm in hóa đơn

Đây là một số lưu ý cơ bản khi viết hóa đơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác nhau, việc thiếu một số thông tin cơ bản như trên cũng không có vấn đề gì quá nghiêm trọng.

Có những loại hóa đơn nào trên thị trường

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, và sau đó đã được sửa đổi tại khoản 1 điều 5, thông tư 119/2014 của bộ tài chính. Các hóa đơn phổ biến hiện nay trên thị trường bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là những dạng hóa đơn được dùng cho mục đích kê khai, tính toán thuế giá trị gia tăng hàng tháng của doanh nghiệp. Hóa đơn GTGT thường được sử dụng trong các hoạt động như:

• Cung ứng các sản phẩm, hàng hóa nội địa
• Cung ứng dịch vụ hoạt động vận tải, logistic quốc tế
• Các trường hợp xuất hàng bên ngoài vào khu phi thuế quan, các trường hợp xuất khẩu hàng từ quốc gia này sang quốc gia khác

➡️ Xem thêm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Ai phải nộp và ai được miễn thuế GTGT?

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng hiện được sử dụng vào những trường hợp khác nhau như:

• Các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đang cần tính thuế giá trị gia tăng theo các phương pháp trực tiếp khi thực hiện hoạt động cung ứng hàng hóa, dịch vụ trong nội địa quốc gia.
• Các doanh nghiệp cần xuất hàng từ khu phi thuế quan hoặc trong trường hợp cần xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác.
• Các tổ chức khi cung ứng các dịch vụ hàng hóa từ nước ngoài vào nội địa. Khi bán hàng giữa các tổ chức, cá nhân với nhau trong khu phi thuế quan. Lúc này, trên hóa đơn cần phải ghi rõ thông tin: Dành cho các tổ chức, cá nhân tại khu phi thuế quan

Hóa đơn khác

Bên cạnh hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng VAT, vẫn còn một số loại hóa đơn khác như: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Phiếu thu tiền

Phiếu thu tiền thường được sử dụng trong việc tính toán: cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế… Việc lập phiếu thu tiền sẽ cần phải thông qua các công ước quốc tế về thương mại cũng như những quy định có liên quan đến từ các cơ quan pháp luật.

Các hình thức hóa đơn chủ yếu 

Hóa đơn hiện nay thường được thực hiện dưới một số hình thức sau:

Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in được hiểu là một hóa đơn do các doanh nghiệp, các công ty tự in ra dựa trên các thiết bị công nghệ, hoặc các dạng máy khác nhau để in hóa đơn. Những hóa đơn này thường được sử dụng để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác nhau giữa các công ty, cá nhân khác nhau. Và các hóa đơn tự in cần phải được sự đồng ý, cho phép của cơ quan pháp luật có thẩm quyền.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu. Các hóa đơn này được lập ra để ghi nhận các thông tin về hoạt động cung cấp dịch vụ, ký gửi bằng phương tiện thông tin điện tử. Trong đó, hóa đơn điện tử thường sẽ được doanh nghiệp đồng bộ với cơ quan thuế để dễ dàng quản lý.

Hóa đơn điện tử hiện gồm 2 loại chính:

• Hóa đơn không có mã xác nhận: Hóa đơn này được tổ chức cung cấp dịch vụ của bên bán cho bên mua mà không có mã xác nhận của cơ quan thuế mà doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Hóa đơn có mã xác nhận: Hóa đơn này được cơ quan thuế cấp mã xác nhận để doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm, dịch vụ từ bên mua cho bên bán.

➡️ Xem ngay: Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách nhất

Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là dạng hóa đơn mà các doanh nghiệp tự đặt theo những mẫu nhất định. Hoặc cũng có thể do cơ quan thuế đặt in theo các mẫu khác nhau nhằm bán lại cho các công ty, cá nhân để thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Và theo quy định của pháp luật, sẽ có những doanh nghiệp khác nhau được quyền đặt mua hóa đơn đặt in như sau:

• Các doanh nghiệp được quyền tạo hóa đơn đặt in khi có mã số thuế.
• Doanh nghiệp được thành lập trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao theo quy định của pháp luật.
• Các đơn vị sự nghiệp có hoạt động kinh doanh theo luật định.
• Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 15 tỷ trở lên. Tuy nhiên số vốn này cần phải là số vốn được thực góp trên thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp sản xuất có tài sản cố định của doanh nghiệp từ 1 tỷ trở lên thì được tự in hóa đơn nếu có đủ các điều kiện:

• Đã được cấp mã số thuếtại cơ quan thuế thoe quy định pháp luật
• Có doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Có hệ thống thiết bị đảm bảo việc in, thiết lập hóa đơn bán hàng
• Đơn vị kế toán theo quy định của luật kế toán, có phần mềm tự in hóa đơn và sẽ phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu trước khi gửi cơ quan thuế
• Không có các vi phạm pháp luật về việc sử dụng thuế
• Đã có văn bản đề nghị cơ quan thuế cho phép sử dụng các hóa đơn tự in

Trên đây là một số điều cơ bản về hóa đơn là gì. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn. Và nếu bạn đang có ý định tìm việc kế toán thuế, THEO DÕI NGAY những việc làm mới nhất của ngành kế toán với đủ mọi trình độ.

Bài viết liên quan: 

• Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn nhất hiện nay
• Hóa đơn trực tiếp là gì? Những thông tin dân bán hàng cần nắm rõ