Kickoff là gì? Cách để tổ chức Kick off Meeting hiệu quả

Kickoff trong kinh doanh có nghĩa là khởi động dự án, hay đơn giản là khai trương. Vậy để hiểu rõ kickoff là gì, hãy cùng News.timviec tìm hiểu ngay bài viết này nhé.

Việc làm kinh doanh hấp dẫn nhất

• Sale kit là gì? Một số điều nên biết về Sale kit trong các lĩnh vực
• Trình độ chuyên môn là gì? Những điều bạn cần nắm rõ

Kickoff là gì?

Kickoff trong lĩnh vực kinh doanh mang ý nghĩa là bắt đầu hay khởi động một dự án, hay có thể hiểu theo cách đơn giản đó là khai trương. Đó là một sự khởi đầu dự án khi những bên tham gia chính thức liên quan đến nhau cùng nhau hợp tác, kinh doanh, thực hiện kế hoạch đó.

Kickoff thường nhằm mục đích chính là khởi động những ấn tượng ban đầu, tạo lòng tin với phía khách hàng, đối tác. Từ dự án khởi động này mà những đối tác, đồng nghiệp của bạn sẽ cùng nhau đưa ra những phương án, kế hoạch để thực hiện mục tiêu phát triển kinh doanh tốt nhất.

Đây là một chương trình rất quan trọng, có ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như sự hợp tác, đồng lòng giữa các bên. Bởi vậy, trước khi tổ chức buổi kickoff, doanh nghiệp sẽ phải xác định rõ mục đích, kế hoạch, cách thực hiện để lựa chọn thời gian diễn ra kickoff hợp lý nhất.

Kick off Meeting là gì?

Kickoff Meeting là hoạt động được tổ chức trước khi chương trình chính thức diễn ra. Đây là cuộc họp đầu tiên mở ra để nhóm những người thực hiện dự án có thể gặp gỡ, trao đổi, làm quen với nhau. Thường các cuộc họp kickoff Meeting sẽ được diễn ra vào thời điểm sau khi hợp đồng được kí kết, hoàn tất việc thỏa thuận, chấp nhận thỏa thuận.

Mục đích chính của những cuộc họp Kickoff Meeting thường để làm quen giới thiệu những thành viên tham gia vào nhóm dự án này. Đồng thời đưa ra một cách làm việc chung phù hợp với tất cả các thành viên trong nhóm, hạn chế việc phối hợp làm việc không ăn ý trong quá trình làm việc.

Với những nhóm dự án lớn thì sẽ tiến hành giao nhiệm vụ, phân công công việc cần làm với tất cả các thành viên tham gia. Bên cạnh đó, cuộc họp kickoff Meeting cũng sẽ giúp những thành viên tham gia dự án biết được công việc làm, mục tiêu đặt ra mà dự án cần hướng đến cuối cùng là gì.

Việc tổ chức thành công buổi kickoff meeting rất quan trọng đối với tiến trình của các công việc sau này. Bởi lẽ, nếu buổi kickoff meeting thất bại nó sẽ ảnh hưởng tới những cơ hội, lợi thế để quyết định một dự án thành công.

Tham khảo: Gợi ý các mẫu giấy mời họp và cách viết đạt tiêu chuẩn quy định

Những lưu ý khi tổ chức kick off là gì?

Chuẩn bị những buổi kickoff nhỏ mang tính nội bộ giữa các nhóm

Khởi động các dự án nội bộ không chỉ là nền móng cho những cuộc họp khởi động khách hàng mà còn là những bước thử nghiệm đầu tiên cho dự án của bạn. Các buổi kickoff meeting ở mức độ nội bộ cũng là cơ hội cho bạn để thử sức với vai trò người quản lý dự án để truyền đạt thông tin, tư tưởng của dự án tới những thành viên trong dự án. Mục đích cuối để cho những đồng nghiệp, đồng đội có thể nắm rõ hơn về dự án và tự tin rằng có thể hoàn toàn làm được điều đó.

Lập kế hoạch kick off meeting đúng cách

Là người chịu trách nhiệm về buổi kickoff meeting bạn cần là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc có liên quan tới dự án để hiểu rõ về công việc, sản phẩm, có thể trả lời bất kỳ câu hỏi gì mà khách hàng đặt ra, đồng thời đảm bảo câu trả lời của mình là thông minh và chính xác nhất. Bạn và nhóm hợp tác cũng cần đưa ra được một kế hoạch vững chắc, thúc đẩy niềm tin từ đối tác, khách hàng vào dự án của bạn.

Hãy đảm bảo rằng mọi người có tham gia buổi kickoff có thể hiểu rõ những gì cần làm, những vấn đề cần trao đổi trong buổi kickoff và đảm bảo rằng buổi trao đổi sẽ diễn ra theo đúng những mục tiêu đã vạch ra từ ban đầu.

Chọn đúng thời điểm tổ chức kickoff meeting

Bạn có thể phải tổ chức nhiều buổi họp trước khi bắt đầu khởi động một dự án chính thức. Tuy nhiên những buổi họp khởi động này cũng cần được đề xuất và lựa chọn thời điểm kickoff hợp lý nhất.

Thời điểm để tổ chức kickoff có thể thay đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp và nhiều vấn đề khác. Tuy nhiên nếu đó là thời điểm quan trọng bạn cần đưa ra hướng khắc phục để đảm bảo thời gian và hiệu quả của buổi kickoff.

Đừng khiến cho buổi kickoff diễn ra quá cứng nhắc

Trên thực tế một buổi kickoff đúng nghĩa với mục đích nâng cao tinh thần của tất cả các thành viên. Vì vậy tất cả các thành viên cần tham gia buổi kickoff với thái độ nhiệt tình, xây dựng, đóng góp ý kiến có thiện chí. Hãy cố gắng để hoạt động tương tác giữa các thành viên thật thoải mái thay vì quá cứng nhắc hay quá nghiêm túc.

Xem thêm: Roadshow là gì? Cách thức tổ chức chạy roadshow hiệu quả

Các bước để tổ chức buổi kickoff thành công

Để có một buổi kick off hiệu quả bạn cần nắm rõ về quy trình tổ chức. Vậy các bước tổ chức buổi kickoff là gì?

Chuẩn bị trước cho buổi kick off

Để tạo hiệu quả cho buổi kick off sắp diễn ra, người tổ chức cần phải chuẩn bị trước những nội dung sẽ trình bày trong chương trình đó. Chẳng hạn, bạn có thể đi theo các nội dung chính như:

• Giới thiệu về dự án
• Trình bày về mục tiêu của dự án
• Các mốc tiến trình thực hiện dự án
• Ngân sách cho dự án
• Chất lượng của dự án
• Các bên tham gia
• Kế hoạch truyền thông
• Các rủi ro gặp phải
• Chuẩn bị câu hỏi và trả lời các bên tham gia

Bắt đầu buổi kick off

Bắt đầu buổi kick off nên có các tiết mục văn nghệ để khuấy động chương trình. Công bố lý do diễn ra buổi kick off và luôn đi đúng mục tiêu, kế hoạch mà buổi kick off đã đặt ra.

Luôn đảm bảo rõ ràng trong khi công bố lý do diễn ra buổi kickoff, các nội dung chính của buổi họp cũng như các vấn đề cần trao đổi để đạt được đúng kế hoạch đã đề ra.

Phần trọng tâm của buổi kick off

Giới thiệu những nội dung chính bao gồm mục tiêu dự án, tiến độ, ngân sách, kế hoạch… để các bên tham gia nắm bắt và hiểu rõ về dự án. Tìm cách tăng sự tương tác giữa các bên tham gia để kết nối mọi người với nhau.

Kết thúc buổi kick off

Đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc của những người tham dự, đối tác, đơn vị đồng hành. Đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ về dự án và quy trình triển khai dự án. Cùng với đó, cần đưa ra bản tổng kết để mọi người thực hiện đúng vai trò và nhiệm vụ của mình.

Qua bài viết phân tích về khái niệm kickoff là gì, những lưu ý khi tổ chức buổi kick off và các bước để tạo buổi kick off thành công. Hi vọng bạn đọc đã có những kiến thức bổ ích, nâng cao vốn hiểu biết của mình trong kinh doanh. Đừng quên xem những bài viết thú vị khác tại news.timviec nhé!