Mẫu báo cáo tiếp khách dành cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]

Mẫu báo cáo tiếp khách là loại biểu mẫu không thể thiếu khi doanh nghiệp cần tiếp đón những vị khách quan trọng. Bài viết này sẽ tiết lộ cho bạn: lý do lập loại biểu mẫu này, cách viết và một số mẫu báo cáo chuẩn.

Lý do cần lập báo cáo tiếp khách

Báo cáo sau khi hoàn thành công việc là bổn phận và nghĩa vụ của những người được giao trọng trách đảm nhiệm nhiệm vụ ấy. Thông qua việc báo cáo này, những người quản lý, phụ trách cấp cao mới có thể nắm rõ tình hình thực hiện công việc của các nhân viên cấp dưới. Việc tiếp khách cũng không phải là ngoại lệ. Tiếp đón khách và lập báo cáo về quá trình ấy là nhiệm vụ tất yếu mà các cán bộ công ty, doanh nghiệp phải làm.

Những vị khách đến với công ty hầu như đều là các đối tác lớn hoặc khách hàng quan trọng. Quá trình tiếp đón khách lại có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hình ảnh, uy tín thậm chí là sự tồn vong của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp đều chú trọng vào khâu này. Các cán bộ phụ trách việc đón chào khách sẽ không bao giờ quên lập mẫu báo cáo tiếp khách. Nó sẽ giúp họ tổng kết được những điều được và chưa được trong lần tiếp khách vừa rồi để rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Hướng dẫn cách viết báo cáo đúng tiêu chuẩn

Các công ty, doanh nghiệp đều có những tiêu chuẩn và quy định riêng đối với mẫu báo cáo tiếp khách của công ty họ. Thế nhưng nhìn chung, loại biểu mẫu này vẫn có một form chung. Và việc của bộ phận đảm nhiệm vai trò tiếp khách là phải nắm được cách viết/tạo đúng cho loại văn bản này. Dưới đây là những điều chúng ta cần chú trọng khi viết báo cáo tiếp khách:

Điền logo và tên doanh nghiệp

Bản báo cáo của bạn không thể thiếu đi yếu tố quan trọng là logo của doanh nghiệp. Vị trí của logo sẽ là góc phía trên bên trái của văn bản. Tại góc bên phải, hãy ghi ra tên doanh nghiệp (dưới dạng chữ in hoa, viết không dấu). Phía dưới phần tên doanh nghiệp cần phải có thông tin về thời gian và địa điểm lập báo cáo.

Thông tin cần có tiếp theo là tên của bản báo cáo. Phần tên này phải là chữ in hoa, có dấu và nằm ở chính giữa văn bản, phía bên dưới mục địa điểm và thời gian làm báo cáo. Với phần “Kính gửi”, bạn điền tên hoặc chức vụ của người/bộ phận tiếp nhận văn bản. Bạn có thể ghi rõ tên người cụ thể hoặc chỉ ghi tên bộ phận, hãy cân nhắc điều này tùy theo yêu cầu mà doanh nghiệp đã đưa ra.

➡️ Xem thêm: Mẫu đề xuất nhân sự sử dụng cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]

Chú ý phần nội dung chính

Nội dung chính của báo cáo tiếp khách thường có bốn mục chính, cụ thể là:

Mục thứ 1

• Tên đơn vị tiếp khách: Nói rõ đơn vị được giao cho nhiệm vụ tiếp đón khách là đơn vị nào (Bộ phận Lễ tân, Bộ phận Hành chính – Nhân sự…)
• Họ tên của cán bộ đảm nhiệm nhiệm vụ tiếp đón khách: Phần này thường được lập bảng, người báo cáo phải điền đầy đủ thông tin vào bảng. Nếu số lượng người tiếp khách nhiều hơn 1 thì phải ghi lần lượt tên của từng cán bộ cho đến khi đủ số lượng. Ngoài họ tên, những thông tin như số thứ tự, chức vụ và nhiệm vụ của mỗi người trong quá trình đón khách cũng phải được liệt kê rõ ràng và chi tiết.
• Thời gian tiếp khách: Việc đóng tiếp khách diễn ra và kết thúc vào thời điểm nào
• Khẳng định rằng những thông tin trên “Đã được Ban Giám Đốc phê duyệt” cùng với thời gian cụ thể (Ngày/tháng/năm)

Mục thứ 2

Thông tin về khách hàng: Điền vào bảng đầy đủ các nội dung gồm có:

• Số thứ tự
• Họ tên khách
• Chức vụ/chức danh của khách
• Địa chỉ và nơi cư trú hiện tại của khách

Mục thứ 3

Mục này chính là nội dung chính của mẫu báo cáo tiếp khách. Ở phần này, bạn cần phải liệt kê đầy đủ các thông tin như:

• Mục tiêu chuyến viếng thăm của khách là gì
• Những công việc cụ thể phải làm
• Kết quả của buổi hợp tác, làm việc chung
• Những mục tiêu trong tương lai liên quan sự hợp tác lâu dài và mối quan hệ bền chặt giữa hai bên

Mục thứ 4

Ở mục này, người viết báo cáo có thể đưa ra các “Kiến nghị khác” mà họ thấy cần thiết hoặc quan trọng. Bạn có thể đưa ra một số kiến nghị phù hợp hoặc đóng góp ý kiến có tính chất tích cực và hữu ích để những buổi tiếp khách sau này ngày càng hoàn thiện hơn, tốt đẹp hơn. Cuối bản báo cáo, đừng quên ký và ghi rõ họ tên của mình ở góc bên phải của văn bản nhé! Sau đó, bạn mới có thể đem báo cáo nộp cho người quản lý, phụ trách để xét duyệt.

➡️ Tham khảo: Mẫu biên bản nghiệm thu công trình chuẩn form nhất [2020]

Mẫu báo cáo tiếp khách chuẩn dành cho doanh nghiệp

Tuy bạn đã nắm được cách viết chuẩn nhưng chúng tôi tin chắc rằng sẽ có những khi bạn quá bận rộn hoặc vì lý do nào đó mà không thể viết hoặc tạo báo cáo trong một khoảng thời gian ngắn được. Vào những lúc đó, hãy tải về những mẫu báo cáo tiếp khách dưới đây về máy và sử dụng nhé!

Mẫu báo cáo tiếp khách tiếng Việt

Download mẫu báo cáo tiếng Việt

Mẫu báo cáo tiếp khách song ngữ

Download mẫu báo cáo song ngữ

Trên đây là bài viết của News Timviec về mẫu báo cáo tiếp khách. Chúng tôi đã giúp bạn nắm được lý do nên lập loại biểu mẫu này, cách viết báo cáo đồng thời cung cấp luôn mẫu văn bản chuẩn để bạn tải về sử dụng. Hi vọng bạn sẽ thấy bài viết này thực sự hữu ích với bản thân mình!

➡️ Tìm hiểu thêm: Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách chuẩn dành cho doanh nghiệp