Invoice là gì? Lỗi thường gặp khi làm hóa đơn thương mại xuất nhập khẩu

Invoice là gì? Đâu là những lỗi thường gặp của các nhân viên xuất nhập khẩu khi làm hóa đơn thương mại. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau 

Invoice là gì? 

Invoice được gọi là hóa đơn thương mại. Đây là một chứng từ rất quan trọng của hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp hiện nay. Invoice chính là cơ sở để giúp người mua đảm bảo được những quyền lợi cơ bản như: quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với sản phẩm….. bên cạnh hợp đồng mua bán chính thức. Từ những thông tin này, bên doanh nghiệp mua sẽ có những căn cứ nhằm thực hiện các hoạt động khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ, yêu cầu bên bán đảm bảo các chế độ bảo hành theo đúng quy định pháp luật.

Invoice có các loại gì? 

Commercial invoice là gì 

Commercial invoice – hóa đơn thương mại là một dạng hóa đơn mà bên doanh nghiệp chào bán sản phẩm sẽ gửi cho bên mua để có thể hoàn thành các hoạt động thanh quyết toán. Cùng với hóa đơn commercial thì bên bán cũng phải gửi thêm cho bên mua các chứng từ khác nhau như: chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, phiếu xuất kho…. Các hóa đơn commercial invoice là gì thường đóng vai trò rất quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu, logisitic.

Proforma invoice là gì 

Proforma invoice là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn. Tuy nhiên, dạng invoice này không được sử dụng để có thể thực hiện hoạt động thanh toán. Proforma invoice chỉ hợp lệ khi sử dụng trong các trường hợp làm kê khai thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu.

Xem thêm: Cán cân xuất nhập khẩu là gì? Vài điều nên biết về xuất nhập khẩu

Invoice gồm những nội dung gì? 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, các invoice sẽ gồm những nội dung sau

• Tiêu đề, số hóa đơn invoice, ngày tháng lập hóa đơn 
• Shipper: thông tin bên xuất khẩu
• Consignee: Thông tin bên nhập khẩu
• Notify party: Thông tin đại diện của bên nhập khẩu
• Vesel/ Voy: Mã hiệu chuyến tàu đã đặt để nhập khẩu
• Số booking: Nội dung này ở nhiều công ty xuất nhập khẩu sẽ có số booking, số B/L khác nhau
• Số container, số seal 
• Port of loading: Tên cảng xuất hàng
• Port of discharge: Tên cảng nhập hàng
• Description of goods: Mô tả ngắn gọn hàng hóa
• Quantity: Số lượng hàng hóa
• Unit Price: Giá thành theo đơn vị sản phẩm
• Amount: Tổng tiền bằng số và chữ

Và ngoài những thông tin trên, khi thực hiện thủ tục custom clearance thì doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các chứng từ như:

• Thông tin các bên liên quan đến giao dịch 
• Thông tin hàng hóa được vận chuyển dựa theo incoterms 
• Mục đích sử dụng, nơi sản xuất, HS code cho lô hàng hóa 
• Xác nhận của bên mua, bên bán và bao gồm chữ ký

Mục đích của invoice là gì trong xuất nhập khẩu 

Một hóa đơn invoice trong xuất nhập khẩu được lập ra để làm chứng từ thanh toán giữa bên mua, bên bán. Trong đó, nhiệm vụ quan trọng nhất là thực hiện nghĩa vụ về mua bán một cách đầy đủ của hai bên. Hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp bên bán tiến hành vận chuyển hàng hóa cho bên mua, invoice chính là cơ sở quan trọng nhất để có thể giúp cho doanh nghiệp bên bán kiểm tra tiến độ thanh toán, lập kế hoạch thu hồi công nợ đến từ phía đối tác.

Vì thế, những thông tin cần có trong hóa đơn thương mại hiện phải thể hiện được gồm:

• Số tiền mà bên mua cần thanh toán là bao nhiêu 
• Các điều kiện đi kèm về hàng hóa 
• Các điều kiện thanh toán trong giao dịch 

Xem thêm: Hạn ngạch nhập khẩu là gì? Nó có thực sự cần thiết hiện nay?

Các lỗi thường gặp trong quá trình xuất hóa đơn thương mại 

Trong hoạt động kinh doanh logisitics  hiện nay, các nhân viên xuất nhập khẩu vẫn thường gặp phải các lỗi sau khi xuất invoice là gì cho khách hàng như:

• Cho răng hoa hồng, tiền bản quyền, các chi phí vận hành khác không phải chịu thuế thu nhập nên không ghi vào hóa đơn
• Mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho bên nhập khẩu. Trên hóa đơn chỉ ghi đơn giá đã mua của người sản xuất chứ không ghi giá bán cho người nhập khẩu.
• Tính trị giá nguyên liệu mà bên nhập khẩu cung cấp cho bên xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa nhưng không ghi trong invoice
• Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chi phí giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.
• Người giao hàng có chiết khấu nhưng không ghi số tiền chiết khấu mà chỉ ghi giá thực thu trong hóa đơn.
• Mô tả thông tin về hàng hóa không rõ ràng, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại để không phải trả thêm các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt …..

Tham khảo: [Hé lộ] Mức lương ngành Logistics và cơ hội việc làm hiện nay

Trên đây là những chi tiết về invoice là gì. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về thủ tục rất quan trọng của ngành logisitic cũng như các lỗi thường gặp trong quá trình xuất hóa đơn này.