Hóa đơn điện tử là gì và ưu, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử

Bạn đang thắc mắc không biết hóa đơn điện tử là gì? Đừng lo lắng bời bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó?

Hóa đơn điện tử là gì?

Bạn có thể hiểu một cách ngắn gọn hóa đơn điện tử thực chất là một hình thức thanh toán trực tuyến. Phương thức kê khai hoá đơn điện tử sẽ được sử dụng bởi những đối tác kinh doanh, lấy ví dụ đơn giản “nhà cung cấp và khách hàng” để có thể trình bày cũng như rà soát các tài liệu có liên quan tới những giao dịch và hơn hết là đảm bảo những điều khoản trong thỏa thuận thương mại đã thống nhất của họ được thực hiện.

Những tài liệu này sẽ gồm có những thứ như: hóa đơn, ghi nợ, ghi chú tín dụng, đơn đặt hàng, điều khoản thanh toán cũng như hướng dẫn, và cuối cùng là phiếu chuyển tiền.

Hóa đơn điện tử là gì và ưu, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử - Ảnh 1 — Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu và một số hóa đơn khác gồm như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Quá trình ra đời và sự cần thiết của hóa đơn điện tử

Từ giai đoạn những năm 1960, nhiều công ty lúc này đã bắt đầu thiết lập những liên kết dữ liệu với những đối tác kinh doanh, nó nhằm mục đích chuyển tải dư liệu đơn giản và nhanh chóng hơn.

Hóa đơn điện tử là gì và ưu, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử - Ảnh 2 — Sự tiện lợi mà hóa đơn điện tử đem lại

Lấy ví dụ tiêu biểu chính là hóa đơn hay những đơn đặt hàng, Sáng kiến này xuất phát từ nguồn cảm hứng về một văn phòng không giấy và luân chuyển dữ liệu một cách an toàn hơn, từ đây họ đã cho nghiên cứu và chạy thử những hệ thống EDI đầu tiên.

Những hệ thống độc quyền này hoạt động khá năng xuất, tuy nhiên chúng lại có phần dập khuân, bởi cứ mỗi một tập hợp một đơn vị thương mại thì gần như họ sẽ có cho mình cách thức trao đổi dữ liệu điện tử riêng biệt. Lúc ấy nó không hề có bất cứ tiêu chuẩn hay quy tắc nào, bởi bất kỳ một đơn vị thương mại nào cũng có thể đưa ra cho mình những sự lựa chọn riêng.

Nhận thấy rõ điều này mà Uỷ ban về tiêu chuẩn được công nhận X12, đây là một tổ chức về quy chuẩn hóa các hoạt động dưới sự bảo trợ từ ANSI, bắt đầu chuyển sang quy chuẩn hóa những quá trình EDI. Với kết quả thu được là rất nhiều người biết đến, ví dụ như là quy chuẩn của ANSI X12 EDI.

Đây thực chất vẫn là phương thức chủ yếu để có thể trao đổi về nguồn dữ liệu trong các hoạt động giao dịch giữa những đối tác kinh doanh cho đến tận thời kỳ những năm 1990, khi ấy nhiều doanh nghiệp bắt đầu cung cấp những ứng dụng trên nền tảng web với đồ họa cho người dùng vô cùng sắc nét.

Hóa đơn điện tử là gì và ưu, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử - Ảnh 3 — Hóa đơn điện tử dần được phổ biến

Những ứng dụng được dựa trên nên tảng web hoàn toàn mới này được bổ sung thêm nhiều tác vụ, nhằm mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho cả nhà cung cấp cũng như khách hàng của họ.

Thậm chí nó còn cho phép gửi trực tiếp những hóa đơn cá nhân cũng như những tệp tin tải tới EDI, gồm một số những định dạng quen thuộc như XML, PDF và CSV. Những dịch vụ cơ bản này có thể đem đến cho các nhà cung cấp những xuất hoá đơn cho khách hàng để chấp thuận cũng như kết hợp trên một nền tảng web.

Các dạng hóa đơn điện tử phổ biến được sử dụng

Theo luật định, trên thị trường hiện có hai loại hóa đơn điện tử phổ biến được sử dụng. Đó là: hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn không có mã xác định.

Hóa đơn có mã xác thực

Là các dạng hóa đơn mà cá nhân, doanh nghiệp nếu muốn phát hành thì cần phải có sự cấp phép cũng như xác thực tới từ cơ quan thuế. Khi doanh nghiệp có yêu cầu, cơ quan thuế sẽ cấp các mã sác thực, số hóa đơn cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ cần phải đăng ký chữ ký điện tử trên hóa đơn. Đối với dạng hóa đơn này, hệ thống xác thực của cơ quan thuế đã nhận được đầy đủ thông tin nên các cá nhân, tổ chức sẽ không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan chức năng.

Hóa đơn không mã xác thực

Các loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực được áp dụng thử nghiệm cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp từ 1/11/2018 và được áp dụng đại trà cho mọi doanh nghiệp trong cả nước vào ngày 01/01/2020. Bản chất của dạng hóa đơn này cũng giống với các hóa đơn giấy thông thường. Hóa đơn điện tử không mã xác thực thường được dùng trong các thủ tục như: xuất hàng khỏi kho, hủy bỏ, thu hồi các hóa đơn cũ nếu có sai sót nhất định. Các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan chức năng khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Cũng giống với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng có các đề mục khác nhau như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,… Và thay vì bạn phải viết các thông tin về lô hàng định xuất kho hoặc nhập kho như trên giấy thì bạn có thể nhập các số liệu trên vào phần mềm. Sau đó, cắm chữ ký điện tử mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế vào là được.

Sau khi nhập xong số liệu, bạn chỉ cần ghi địa chỉ email của khách hàng vào phần mềm hóa đơn điện tử. Lập tức, hệ thống sẽ tự động gửi tới khách hàng toàn bộ hóa đơn có kèm chữ ký điện tử của các bên. Công đoạn này khá giống với việc phải xé liên 2 của hóa đơn giấy để gửi cho khách hàng.

Ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc ứng dụng một sản phẩm mới chắc chắn sẽ đem lại cho người dùng những ưu điểm cũng như các phiền toái khác nhau. Và đối với hóa đơn điện tử cũng vậy. Từ khi được áp dụng đại trà cho hoạt động kinh doanh, hóa đơn điện tử cũng có những điểm mạnh, điểm yếu nhất định như:

Lợi ích

Có thể thấy, điều lợi ích đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đó là việc giảm thiểu chi phí rất lớn dành cho các cá nhân, doanh nghiệp. Thông thường với khoảng trên 300 hóa đơn/ năm cho hoạt động kinh doanh, mỗi hóa đơn điện tử chỉ có mức giá dao động từ 500 – 2000đ/ hóa đơn. Còn với hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể phải mất đến 1.2 triệu để in 6 cuốn hóa đơn với nhiều màu khác nhau.

Bên cạnh đó, việc dùng hóa đơn điện tử đại trà đã giúp giảm thiểu rất nhiều công đoạn trong việc ghi chép, lưu trữ. Từ đó tránh được việc thất lạc trong quá trình vận chuyển để giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu những chi phí không đáng có do việc làm mất hoặc thất lạc các hóa đơn khác nhau.

► Xem thêm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối bạn cần biết

Nhược điểm

Với sản phẩm hóa đơn điện tử, những điểm yếu của nó hiện gần như chưa có. Nếu như có những phiền toái thì hầu hết đều là do nhiều cá nhân, doanh nghiệp đang quen với hóa đơn giấy, giờ phải chuyển qua hóa đơn điện tử nên vẫn còn bỡ ngỡ.

Thời gian bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử trong kinh doanh

Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cơ quan chức năng đã có những văn bản quy phạm pháp luật riêng về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Theo nghị định 119/2018/ND-CP thì việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh sẽ là bắt buộc kể từ 1/11/2020.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về hóa đơn điện tử là gì cũng như các lợi ích của sản phẩm này. Hy vọng bài viết của Newstimviec sẽ giúp bạn nhận ra được những lợi ích của hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.