Hóa đơn đỏ là gì và những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là gì, tại sao thuật ngữ này lại được sử dụng thường xuyên trong kinh doanh? Bài viết dưới đây của News Timviec sẽ cùng bạn tìm kiếm câu trả lời!

Định nghĩa về “hóa đơn đỏ”

Hóa đơn đỏ tiếng anh là VAT invoice, bạn có thể hiểu một cách đơn giản hóa đơn đỏ cũng chính là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT, đây là loại hóa đơn do Bộ Tài chính cho phát hành hay cũng có thể từ chính doanh nghiệp tự in ấn sau khi đã hoàn tất những thủ tục đăng ký về mẫu tại các cơ quan thuế, do bên cung cấp sản phẩm – dịch vụ phát hành, hóa đơn đỏ hiện nay sẽ thường được sử dụng để làm căn cứ nhằm xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp sẽ cần phải nộp vào ngân sách của nhà nước.

Nếu như bên bán xuất hóa đơn sẽ phải có 3 liên khác nhau, trong đó, đối với liên hóa đơn giao cho người mua sẽ thường là màu đỏ hoặc màu hồng nên đối với hóa đơn giá trị gia tăng còn được gọi một cách thân thuộc là hóa đơn đỏ.

Để hiểu một cách đơn giản hơn, số tiền thuế giá trị gia tăng vẫn thường được ghi trên liên đỏ hóa đơn khi giao dịch hàng hóa, cũng như dịch vụ sẽ được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào. Còn đối với thuế giá trị gia tăng đầu ra sẽ chính là số tiền thuế được ghi trên liên xanh hoặc liên có mày tím khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ cho người mua.

Lấy ví dụ như trong vòng một tháng, nếu như thuế giá trị gia tăng đầu vào trở nên lớn hơn tổng số thuế của đầu ra, thì doanh nghiệp lúc này sẽ được nhà nước tính khấu trừ hoặc cũng có thể là hoàn mức tiền thuế có sự chênh lệch. Và ngược lại, doanh nghiệp cũng sẽ phải nộp lại phần thuế có sự chênh lệch vào ngân sách của nhà nước.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Hiện nay, tần suất sử dụng hóa đơn đỏ đã lên đến hàng giờ khi một bên tiến hành hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một bên khác nhau. Và hóa đơn đỏ sẽ là bằng chứng để xác định được số thuế thu nhập sẽ phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Thông thường, với một đơn hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên. Các doanh nghiệp, cá nhân sẽ cần phải xuất hóa đơn đỏ cho bên mua. Và việc bên mua có quyết định sử dụng hóa đơn đỏ sẽ góp phần làm căn cứu để cơ quan thuế xác định xem bên bán có thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ hay không.

Theo quy định pháp luật, việc không lập hóa đơn đỏ hiện cũng có các chế tài xử phạt khác nhau. Trong đó nhẹ nhất là 4 triệu đồng và nặng nhất có thể lên đến 20 triệu.

Xuất hóa đơn đỏ cần chú ý

Trong nghiệp vụ bán hàng, mỗi khi xuất hóa đơn đỏ cần chú ý những điều sau:

• Người lập hóa đơn phải có 3 liên viết cùng lúc. Trong đó nội dung của các liên phải đồng nhất với nhau
• Các thông tin của bên bán, bên mua đều phải thật chính xác
• Không được tẩy xóa nội dung, sử dụng cùng loại mực khi viết
• Nội dung cần phải viết liên tục, không đè chữ lên nhau, gạch chéo phần còn trống
• Số lượng hóa đơn cần có tính liên tục
• Hình thức thanh toán giữa các bên có thể được tùy chọn: chuyển khoản hoặc tiền mặt

⏩ Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ mà kế toán nên biết

Những điểm cần lưu ý về hóa đơn đỏ

Học cách phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn đỏ là gì? Hiện nay trong quá trình sử dụng các loại chứng từ hóa đơn, có khá nhiều những đơn vị thường xuyên sử dụng hóa đơn bán hàng có màu màu đỏ, điều này vô tình dẫn đến tình trạng có một số người vẫn hiểu không đúng nghĩa đối với thuật ngữ hóa đơn đỏ. Do vậy, bạn sẽ cần phải học cách hiểu cũng như phân biệt được một cách rõ ràng giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ để không gây nhầm lẫn.

Tại sao hiện nay lại xuất hiện thực trạng mua hóa đơn

Trong thời gian vài năm trờ lại đây nhiều doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện hình thức mua hóa đơn đỏ để có thể tự “bù trừ”, nhằm cân đối giữa thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra, để có thể hạn chế được số tiền thuế giá trị gia tăng sẽ phải nộp cho cơ quan, tổ chức nhà nước; qua đây làm giấy chứng từ ghi nhận chi phí thuế tính, và giảm đi số tiền thuế thu nhập mà doanh nghiệp sẽ cần phải nộp đầy đủ trong năm.

⏩ Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền mua hóa đơn mới nhất cần nắm rõ

Quy định xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ

Trường hợp làm mất hóa đơn mua của Cơ quan thuế

Trong trường hợp làm mất hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế. Doanh nghiệp, các cá nhân cần phải báo cáo lại với cơ quan thuế để có các hình thức xử phạt dựa thơi mốc thời hạn báo cáo như sau:

• 5 ngày đầu kể từ khi báo cáo: Không bị xử phạt
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10 sau khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo hoặc phạt hành chính ở khung tối thiểu
• Ngày thứ 10 kể từ khi xảy ra sự việc: Phạt hành chính từ  6 triệu tới 8 triệu đồng

Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa  phát hành

Nếu các doanh nghiệp làm  mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành. Căn cứu vào biên bản báo cáo sự việc, cơ quan thuế sẽ có các hình thức xử phạt khác nhau như:

• 5 ngày đầu kể từ khi báo cáo: Không bị xử phạt
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10 sau khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo hoặc phạt hành chính ở khung tối thiểu
• Ngày 10 kể từ khi xảy ra sự việc: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng tùy theo mức độ nặng nhẹ.

Mất hóa đơn GTGT và đã thông báo phát hành

Không xử phạt 

• Mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, các lý do bất khả kháng
• Làm mất liên giao cho bên mua. Tuy nhiên doanh nghiệp đã tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thế tiến hành xử phạt

Phạt cảnh cáo 

• Làm mất các liên hóa lập sai, có xóa bỏ hoặc xuất hóa đơn thay thế
• Tương tự với trường hợp trên, tuy nhiên các bên có biên bản ghi nhận tình huống, có hợp đồng, chứng từ để chứng minh hoạt động mua bán hàng hóa
• Người bán làm mất các hóa đơn lập sai và có lập hóa đơn thay thế cho các hóa đơn sai

Phạt tiền

• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành và bên bán chưa nhận được hóa đơn. Phạt từ 4 – 8 triệu
• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành nội bộ. Phạt tiền từ 5 – 10 triệu theo luật định  (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán

Trên đây là một số thông tin cơ bản về hóa đơn đỏ và những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán. Hãy theo dõi ngay để cập nhật những thông tin tìm việc kế toán mới nhất.

⏩ Bài viết liên quan: Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn nhất hiện nay