Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối bạn cần biết

Bạn làm thế nào để lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử? Để nắm rõ hơn vấn đề này bạn nên tham khảo bài viết này để có cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả.

• Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách nhất
• Hóa đơn trực tiếp là gì? Những thông tin dân bán hàng cần nắm rõ

Hóa đơn điện tử là một trong những hóa đơn đang ngày càng phổ biến hiện nay khi các doanh nghiệp sử dụng khá nhiều bởi những lợi ích vượt trội đem lại. So với các hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử được lưu trữ rất an toàn và bảo mật để tránh những trường hợp bị mất cắp và làm giả.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?

Có thể hiểu rằng, việc các hóa đơn được lưu trữ điện tử là phương pháp chúng ta nhập và chuyển đổi tất cả các thông tin về hóa đơn xuất nhập khẩu, bán hàng, giao hàng… vào các công cụ có tác dụng lưu trữ ngoài như đĩa CD, USD, ổ cứng ngoài… Bên cạnh đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng có thể thực hiện trực tuyến trên hệ thống dữ liệu của đơn vị doanh nghiệp để nâng cao tính bảo mật, đảm bảo khả năng an toàn thông tin tốt hơn.

Các hóa đơn điện tử sẽ ít nhất gồm 2 file và luôn đi cùng nhau để thể hiện nội dung của hóa đơn file PDF và file dữ liệu hóa đơn phổ biến chính là file XML.

Bản thể hiện các hóa đơn là file PDF các file thể hiện những nội dung nghiệp vụ về kinh tế trong hóa đơn điện tử có dạng một hóa đơn thông thường và chỉ là bản thể hiện của một file XML nên file PDF và hóa đơn này sẽ không có giá trị pháp lý.

File XML dữ liệu hóa đơn sẽ chứa các dữ liệu của toàn bộ các hóa đơn và file sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi thông tin.

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lưu trữ dữ liệu cần phải đảm bảo những điều kiện cần thiết dưới đây:

• Theo thông tư 32/2011-TTBTC tại 2011-03-14, các quy định về hóa đơn điện tử dựa trên cơ sở pháp lý đã được nêu rõ. Ngoài ra, khi lập và lưu trữ, chúng ta vẫn phải áp dụng chặt chẽ theo các quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC về bán hàng và cung ứng được hướng dẫn theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Hóa đơn được lập ra phải tuân thủ chặt chẽ về nội dung cần phải được đảm bảo chính xác và đưa ra lượng thông tin đầy đủ, rõ ràng đúng với quy định để dễ dàng tìm kiếm và truy cập được khi cần thiết.
• Các hình thức mẫu và dạng ban hành lưu trữ hóa đơn phải được áp dụng khi thực hiện quá trình lập và lưu trữ, và nội dung hóa đơn điện tử đã được thiết lập và gửi đi để đảm bảo độ xác thực của hóa đơn và đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.
• Lưu trữ các hóa đơn điện tử phải thực hiện theo đúng quy trình đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin, thời gian người khởi tạo đến tiến hành tạo lập chuẩn khớp với các quy định đã đề ra.

► Theo dõi cẩm nang kiến thức các nghề nghiệp để có thông tin bổ ích nhất phục vụ cho công việc của mình.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Thông qua dạng thông điệp dữ liệu, người ta sẽ lập và lưu trữ hóa đơn điện tử để chắc chắn có đủ các điều kiện sau:

• Nội dung của hóa đơn điện tử truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử dược lưu trữ trong khuôn dạng được khởi tạo, nhận và gửi hoặc có thể cho phép thể hiện chính xác các nội dung hóa đơn điện tử.
• Có cách thức lưu trữ rõ ràng nhất định với các hóa đơn điện tử, rõ ràng về thời gian, nguồn gốc khởi tạo để có thể xác định dễ dàng thời điểm nhận và gửi khi cần thiết

Có thể thấy theo những gì mà cơ quan chi cục thuế quy định, Luật kế toán đã ghi rõ, sau khi các hóa đơn được tạo ra thì phải lập tức thực hiện lưu trữ trong thời hạn nhất định. Các loại đặt in, tự in hay đặt in có thể xảy ra tình trạng cháy hỏng hoặc thất lạc dữ liệu thông tin nếu lưu trữ thông tin dưới dạng giấy. Với các hóa đơn điện tử cũng có thể xảy ra những sự việc này nhưng ít gặp hơn.

Ngoài ra, cần lưu ý một số trường hợp xảy ra lỗi ví dụ như hỏng ổ cứng, virus xâm nhập… thì hệ thống doanh nghiệp vẫn có thể bị hỏng, mất hoặc xóa dữ liệu hóa đơn dù đã thực hiện quá trình thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử.

Để tránh được những sự cố này các doanh nghiệp cần có những phương án dự phòng để không bị mất dữ liệu hóa đơn hoàn toàn. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc hệ thống bảo mật có an toàn hay không khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm.

Với những chia sẻ trên chắc chắn các bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh của mình. Tránh được những rủi ro xảy ra để thuận lợi trong quá trình hoạt động.

► Tìm hiểu những tin tức việc làm mới nhất hiện nay để có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình xin việc.