Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối bạn cần biết
Bạn đã biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử chưa? Tham khảo ngay bài viết này để có cách lưu trữ thông tin hiệu quả và an toàn nhất nhé!
- Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách nhất
- Hóa đơn trực tiếp là gì? Những thông tin dân bán hàng cần nắm rõ
Hóa đơn điện tử là một trong những hóa đơn đang ngày càng phổ biến hiện nay khi các doanh nghiệp sử dụng khá nhiều bởi những lợi ích vượt trội đem lại. So với các hóa đơn giấy thì cách lưu trữ hóa đơn điện tử luôn ưu tiên an toàn và bảo mật để tránh những trường hợp bị mất cắp và làm giả.
Cách lưu hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?
Có thể hiểu rằng, việc các hóa đơn được lưu trữ điện tử là phương pháp chúng ta nhập và chuyển đổi tất cả các thông tin về hóa đơn xuất nhập khẩu, bán hàng, giao hàng... vào các công cụ có tác dụng lưu trữ ngoài như đĩa CD, USD, ổ cứng ngoài...
Bên cạnh đó, cách lưu trữ hóa đơn điện tử cũng có thể thực hiện trực tuyến trên hệ thống dữ liệu của đơn vị doanh nghiệp để nâng cao tính bảo mật, đảm bảo khả năng an toàn thông tin tốt hơn.
Các hóa đơn điện tử sẽ ít nhất gồm 2 file và luôn đi cùng nhau để thể hiện nội dung của hóa đơn file PDF và file dữ liệu hóa đơn phổ biến chính là file XML. File XML dữ liệu hóa đơn sẽ chứa các dữ liệu của toàn bộ các hóa đơn và file sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi thông tin.
Bản thể hiện các hóa đơn là file PDF các file thể hiện những nội dung nghiệp vụ về kinh tế trong hóa đơn điện tử có dạng một hóa đơn thông thường và chỉ là bản thể hiện của một file XML nên file PDF và hóa đơn này sẽ không có giá trị pháp lý.
Điều kiện dành cho cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dữ liệu cần phải đảm bảo những điều kiện cần thiết dưới đây:
- Theo thông tư 32/2011-TTBTC tại 2011-03-14, các quy định về hóa đơn điện tử dựa trên cơ sở pháp lý đã được nêu rõ. Ngoài ra, khi lập và lưu trữ, chúng ta vẫn phải áp dụng chặt chẽ theo các quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC về bán hàng và cung ứng được hướng dẫn theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
- Hóa đơn được lập ra phải tuân thủ chặt chẽ về nội dung cần phải được đảm bảo chính xác và đưa ra lượng thông tin đầy đủ, rõ ràng đúng với quy định để dễ dàng tìm kiếm và truy cập được khi cần thiết.

- Các hình thức mẫu và dạng ban hành lưu trữ hóa đơn phải được áp dụng khi thực hiện quá trình lập và lưu trữ, và nội dung hóa đơn điện tử đã được thiết lập và gửi đi để đảm bảo độ xác thực của hóa đơn và đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.
- Lưu trữ các hóa đơn điện tử phải thực hiện theo đúng quy trình đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin, thời gian người khởi tạo đến tiến hành tạo lập chuẩn khớp với các quy định đã đề ra.
► Theo dõi cẩm nang kiến thức các nghề nghiệp để có thông tin bổ ích nhất phục vụ cho công việc của mình.
Cách lưu hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật
Thông qua dạng thông điệp dữ liệu, người ta sẽ lập và lưu trữ hóa đơn điện tử để chắc chắn có đủ các điều kiện sau:
- Nội dung của hóa đơn điện tử truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hóa đơn điện tử dược lưu trữ trong khuôn dạng được khởi tạo, nhận và gửi hoặc có thể cho phép thể hiện chính xác các nội dung hóa đơn điện tử.
- Có cách thức lưu trữ rõ ràng nhất định với các hóa đơn điện tử, rõ ràng về thời gian, nguồn gốc khởi tạo để có thể xác định dễ dàng thời điểm nhận và gửi khi cần thiết

Để tránh được những sự cố này các doanh nghiệp cần có những phương án dự phòng để không bị mất dữ liệu hóa đơn hoàn toàn. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc hệ thống bảo mật có an toàn hay không khi lựa chọn cách lưu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm.
Với những chia sẻ trên chắc chắn các bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm trong cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Tránh được những rủi ro xảy ra để thuận lợi trong quá trình hoạt động.
► Tìm hiểu những tin tức việc làm mới nhất hiện nay để có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình xin việc.

Co founder là gì? Những điểm khác biệt giữa Co founder với founder
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 18-01-2021, 18:12"Co founder" là đồng sáng lập và "fouder" là người sáng lập. Đọc bài viết này để hiểu rõ hơn co founder là gì và nó khác gì với founder nhé! Tìm hiểu khái niệm Co - founder Co founder là gì? "Co founder" hay "co-founder" là từ tiếng Anh mang nghĩa "người đồng sáng...

Social media là gì? Tác động của social media đến hoạt động Marketing
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 18-01-2021, 17:57Social media là tập hợp những kênh truyền thông trực tuyến dành cho việc tương tác, chia sẻ thông tin. Ngoài ra, đây còn là một công cụ hữu ích được sử dụng nhiều trong các chiến dịch Marketing. Để hiểu hơn social media là gì? Cùng News.timviec giải đáp trong bài viết dưới đây...
![[Tìm hiểu] Giấy ủy quyền là gì? Những quy định liên quan giấy ủy quyền](https://img.timviec.com.vn/2020/07/giay-uy-quyen.jpg)
[Tìm hiểu] Giấy ủy quyền là gì? Những quy định liên quan giấy ủy quyền
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 15-01-2021, 18:18Giấy ủy quyền được xem như một trong những hình thức chuyển nhượng quyền hành phổ biến. Vậy để nắm rõ hơn về giấy ủy quyền chúng ta hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới đây nhé ! Có thể bạn quan tâm: [Download] Mẫu báo giá from chuẩn chuyên nghiệp nhất gửi khách...

CFD là gì? Cách thực hiện những giao dịch CFD một cách hiệu quả
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 15-01-2021, 18:04CFD là từ viết tắt của Contract-for-Difference có nghĩa là hợp đồng chênh lệch. Đây là một loại văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về một tài sản dựa trên sự chênh lệch về giá trị chứng khoán, tiền tệ, hàng hóa. Để nắm rõ hơn về CFD chúng ta hãy...

Ngắt trang trong Word dễ dàng, mgười mới cũng làm được
Kỹ Năng Văn Phòng 14-01-2021, 18:23Trong quá trình làm việc với Microsoft office word, người dùng đôi khi sẽ muốn kiểm soát số lượng dòng trong văn bản một cách chính xác hơn. Lúc này, tính năng ngắt trang trong word sẽ giúp đỡ cho bạn rất nhiều. Ngắt trang trong word là gì? Để có thể hiểu rõ hơn...

Trợ lý Giám đốc tiếng Anh là gì và cách viết CV gây ấn tượng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 13-01-2021, 17:46Trợ lý Giám đốc tiếng Anh là gì? Họ chính là người làm việc trực tiếp với Giám đốc, là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng ban bên dưới. Trợ lý Giám đốc tiếng Anh là gì? Trợ lý giám đốc trong tiếng Anh được gọi là "Assistant Director"/"Assistant Manager" hoặc đơn giản...
![[Giải mã] Trend là gì? Tác dụng của trend đối với chiến dịch Marketing](https://img.timviec.com.vn/2021/01/trend-la-gi.jpg)
[Giải mã] Trend là gì? Tác dụng của trend đối với chiến dịch Marketing
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 13-01-2021, 16:22Trend được hiểu là các xu hướng mà cộng đồng đón nhận sử dụng rộng rãi tại một thời điểm nhất định. Có thể nói Trend đóng một vai trò rất quan trọng đối với các chiến lược Marketing. Vậy ý nghĩa của Trend trong Marketing là gì? Cùng News.timviec giải đáp trong bài viết...

Giảng viên tiếng anh: nghề thu nhập mơ ước cho người giỏi ngoại ngữ
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 11-01-2021, 17:22Giảng viên tiếng anh đã được nhắc đến là một vị trí việc làm rất thu hút những ứng viên có năng lực ngoại ngữ và muốn truyền tải kiến thức của mình tới với học viên. Vậy, nên hiểu cụ thể giảng viên tiếng anh là gì? Hãy cùng giải đáp thắc mắc qua...
![[Hé lộ] Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuyên nghiệp nhất](https://img.timviec.com.vn/2021/01/bao-cao-thanh-tich-ca-nhan.jpg)
[Hé lộ] Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuyên nghiệp nhất
Biểu Mẫu 11-01-2021, 15:52Mẫu báo cáo thành tích cá nhân là bảng tổng kết những thành tích một cá nhân đã hoàn thành xuất sắc. Mục đích của văn bản hành chính này là làm căn cứ xét duyệt khen thưởng, thăng chức, tăng lương. Để hiểu rõ hơn về dạng văn bản hành chính này hãy cùng...

Tìm hiểu bác sĩ thú y là gì và mức thu nhập hấp dẫn của họ
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 09-01-2021, 17:15Thú y là người chăm sóc sức khỏe cho động vật. Bạn muốn hiểu rõ hơn bác sĩ thú y là gì, công việc, mức lương của họ... thì đọc tiếp nhé! Có thể bạn quan tâm: Bác sĩ nội trú là gì? Yêu cầu cần có để trở thành bác sĩ nội trú Hộ...