Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn tuyệt đối bạn cần biết
Bạn đã biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử chưa? Tham khảo ngay bài viết này để có cách lưu trữ thông tin hiệu quả và an toàn nhất nhé!
- Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách nhất
- Hóa đơn trực tiếp là gì? Những thông tin dân bán hàng cần nắm rõ
Hóa đơn điện tử là một trong những hóa đơn đang ngày càng phổ biến hiện nay khi các doanh nghiệp sử dụng khá nhiều bởi những lợi ích vượt trội đem lại. So với các hóa đơn giấy thì cách lưu trữ hóa đơn điện tử luôn ưu tiên an toàn và bảo mật để tránh những trường hợp bị mất cắp và làm giả.
Cách lưu hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?
Có thể hiểu rằng, việc các hóa đơn được lưu trữ điện tử là phương pháp chúng ta nhập và chuyển đổi tất cả các thông tin về hóa đơn xuất nhập khẩu, bán hàng, giao hàng... vào các công cụ có tác dụng lưu trữ ngoài như đĩa CD, USD, ổ cứng ngoài...
Bên cạnh đó, cách lưu trữ hóa đơn điện tử cũng có thể thực hiện trực tuyến trên hệ thống dữ liệu của đơn vị doanh nghiệp để nâng cao tính bảo mật, đảm bảo khả năng an toàn thông tin tốt hơn.

Các hóa đơn điện tử sẽ ít nhất gồm 2 file và luôn đi cùng nhau để thể hiện nội dung của hóa đơn file PDF và file dữ liệu hóa đơn phổ biến chính là file XML. File XML dữ liệu hóa đơn sẽ chứa các dữ liệu của toàn bộ các hóa đơn và file sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi thông tin.
Bản thể hiện các hóa đơn là file PDF các file thể hiện những nội dung nghiệp vụ về kinh tế trong hóa đơn điện tử có dạng một hóa đơn thông thường và chỉ là bản thể hiện của một file XML nên file PDF và hóa đơn này sẽ không có giá trị pháp lý.
Điều kiện dành cho cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lưu trữ dữ liệu cần phải đảm bảo những điều kiện cần thiết dưới đây:
- Theo thông tư 32/2011-TTBTC tại 2011-03-14, các quy định về hóa đơn điện tử dựa trên cơ sở pháp lý đã được nêu rõ. Ngoài ra, khi lập và lưu trữ, chúng ta vẫn phải áp dụng chặt chẽ theo các quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC về bán hàng và cung ứng được hướng dẫn theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
- Hóa đơn được lập ra phải tuân thủ chặt chẽ về nội dung cần phải được đảm bảo chính xác và đưa ra lượng thông tin đầy đủ, rõ ràng đúng với quy định để dễ dàng tìm kiếm và truy cập được khi cần thiết.

- Các hình thức mẫu và dạng ban hành lưu trữ hóa đơn phải được áp dụng khi thực hiện quá trình lập và lưu trữ, và nội dung hóa đơn điện tử đã được thiết lập và gửi đi để đảm bảo độ xác thực của hóa đơn và đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.
- Lưu trữ các hóa đơn điện tử phải thực hiện theo đúng quy trình đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin, thời gian người khởi tạo đến tiến hành tạo lập chuẩn khớp với các quy định đã đề ra.
► Theo dõi cẩm nang kiến thức các nghề nghiệp để có thông tin bổ ích nhất phục vụ cho công việc của mình.
Cách lưu hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật
Thông qua dạng thông điệp dữ liệu, người ta sẽ lập và lưu trữ hóa đơn điện tử để chắc chắn có đủ các điều kiện sau:
- Nội dung của hóa đơn điện tử truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hóa đơn điện tử dược lưu trữ trong khuôn dạng được khởi tạo, nhận và gửi hoặc có thể cho phép thể hiện chính xác các nội dung hóa đơn điện tử.
- Có cách thức lưu trữ rõ ràng nhất định với các hóa đơn điện tử, rõ ràng về thời gian, nguồn gốc khởi tạo để có thể xác định dễ dàng thời điểm nhận và gửi khi cần thiết

Để tránh được những sự cố này các doanh nghiệp cần có những phương án dự phòng để không bị mất dữ liệu hóa đơn hoàn toàn. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc hệ thống bảo mật có an toàn hay không khi lựa chọn cách lưu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm.
Với những chia sẻ trên chắc chắn các bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm trong cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Tránh được những rủi ro xảy ra để thuận lợi trong quá trình hoạt động.
► Tìm hiểu những tin tức việc làm mới nhất hiện nay để có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình xin việc.

Dribbble là gì? Ưu điểm của ứng dụng Dribbble
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-01-2023, 16:37Trong lĩnh vực nghệ thuật, để làm phong phú ý tưởng và duy trì được nguồn cảm hứng, nhiều người đã lựa chọn tìm đến các website, trong đó trang Dribbble được khá nhiều người quan tâm tìm kiếm. Vậy cụ thể Dribbble là gì? Cách hoạt động của Dribbble như thế nào? Cùng tìm...

MTS là gì? Sự khác biệt giữa MTO và MTS là gì?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-01-2023, 16:14Trong doanh nghiệp khi đề ra chiến lược phát triển của doanh nghiệp, nhà quản lý sản xuất thường lựa chọn sử dụng dùng 5 phương pháp cơ bản như: ETO, ATO, MTS, MTO, CTO. Trong đó MTS được sử dụng để ước tính số lượng đơn đặt hàng. Để hiểu rõ hơn về MTS...

Hoverboard là gì? Các lưu ý khi sử dụng Hoverboard
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 25-01-2023, 10:00Mặc dù mới xuất hiện trên thị trường chưa lâu nhưng ván di chuột đã thu hút không ít người quan tâm, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về Hoverboard là gì? Cách hoạt động của Hoverboard như thế nào? Cùng tìm hiểu ở bài viết sau nhé! Hoverboard là gì? ...

Mạng WLAN là gì? Hướng dẫn cách đổi WLAN thành wifi
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 24-01-2023, 10:00Mạng WLAN được sử dụng phổ biến trong internet, có ảnh hưởng trực tiếp đến các thiết bị di động trong một khu vực nhất định. Mặc dù được ứng dụng khá nhiều nhưng vẫn có nhiều người chưa hiểu rõ mạng WLAN là gì? Hướng dẫn cách đổi WLAN thành wifi. Cùng tìm hiểu...

Vải nhung tăm là gì? Quy trình sản xuất vải nhung tăm
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-01-2023, 10:00Khi may các trang phục, để làm tôn lên sự quý phái và sang trọng cho người mặc, người ta thường lựa chọn chất liệu nhung tăm. Với khả năng hút sáng tốt của mình, loại vải này làm người mặc thu hút và nổi bật tại đám đông. Để tìm hiểu rõ hơn về...

Thành phẩm là gì? Hướng dẫn cách tính giá trị thành phẩm tồn kho
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 20-01-2023, 10:00Trong quá trình sản xuất, để xác định được số dư hàng tồn kho cuối kỳ và giá thành sản phẩm, thì doanh nghiệp cần phải nhận thành phẩm. Vậy thành phẩm là gì? Cách tính giá trị thành phẩm tồn kho như thế nào là chính xác? Cùng nhau tìm hiểu ở bài viết...

Pin Li-Po là gì? Cách bảo quản Pin khi không sử dụng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 16-01-2023, 17:36Hiện nay, hầu hết các loại thiết bị điện tử như điện thoại đều có xu hướng chuyển sang dùng Pin Li-Po. Để có thể hiểu rõ hơn về Pin Li-Po là gì? Cách bảo quản Pin khi không sử dụng như thế nào? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé! Pin Li-Po...

Sketchbook là gì? Hướng dẫn cách lựa chọn Sketchbook phù hợp
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 13-01-2023, 16:58Trong các lĩnh vực ngành nghề cần sự sáng tạo, ý tưởng là chính là yếu tố cốt lõi. Các ý tưởng hay có thể nảy ra trong suy nghĩ ở bất kì hoàn cảnh hay thời điểm nào? Và những người làm trong lĩnh vực này cần phác thảo lại trước khi những ý...

Báo chí truyền thông là gì? Mức thu nhập có hấp dẫn không?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 12-01-2023, 17:31Được mệnh danh là ngành "quyền lực thứ tư" trong xã hội hiện nay, báo chí truyền thông luôn được các bạn trẻ săn đón, ứng tuyển đông đảo vào mỗi năm. Để có được định hướng đúng đắn hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về báo chí truyền thông là gì? Tố chất cần...

Bản đồ số là gì? Ứng dụng bản đồ số trong thực tiễn
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 11-01-2023, 17:28Với sự phát triển không ngừng của công nghệ số,đã ứng dụng vào nhiều lĩnh vực thực tiễn trong đời sống. Trong đó bản đồ số được chú trọng khá nhiều, thay vì dùng bản đồ giấy như trước đây. Vậy để hiểu hơn về bản đồ số là gì? Mang đến những lợi ích...