ERP là gì? Cách thức xây dựng hệ thống quản lý ERP đơn giản

ERP là gì? Làm thế nào để có thể xây dựng được hệ thống quản lý ERP cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau

ERP là gì

ERP – Enterprise Resource Planning được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một dạng phần mềm có nhiều chức năng để giúp cho chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được mọi hoạt động của doanh nghiệp như: lập kế hoạch, thống kê; kiểm soát các báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh. Bên cạnh đó, công cụ ERP còn hỗ trợ trong việc đưa ra các dự báo nhất định để giúp cho chủ doanh nghiệp vận hành công ty một cách hiệu quả.

Phần mềm ERP hiện nay được so sánh như xương sống trong hoạt động điều hành, quản trị doanh nghiệp của các công ty thuộc mọi quy mô, mọi ngành nghề. Do tính tích hợp với các phần mềm quản lý chuyên dụng khác như: kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho….. Công cụ này sẽ giúp hỗ trợ phân tích các báo cáo chuyên sâu, đưa ra các dự báo để giúp cho CEO có thể làm việc hiệu quả, giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản trị kinh doanh là gì? Ngành nghề cho những người đa năng

Đặc điểm của ERP là gì 

Đặc điểm nổi bật nhất của phần mềm máy tính ERP đó là: Đây là một hệ thống phần mềm có thể tùy biến về mở rộng, phát triển theo thời gian của từng loại hình công ty mà không làm ảnh hưởng lớn tới cấu trúc quản trị kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Trong ERP, các công cụ riêng lẻ ở những bộ phận sẽ được loại bỏ. Thay vào đó là một chương trình tích hợp tất cả các phần mềm khác nhau để tạo nên sự đồng bộ nhất về dữ liệu. Do đó, ERP sẽ rất linh động theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Chính bởi đặc điểm nổi bật này mà khi doanh nghiệp muốn mua giải pháp phần mềm ERP thì sẽ nhận được các sản phẩm sau cùng một lúc gồm:

• Ý tưởng quản trị
• Chương trình phần mềm 
• Phương tiện kết nối 

Và với hệ thống công cụ rất đa năng nhằm bao phủ mọi lĩnh vực, ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động có những phải ứng kịp thời đối với sự thay đổi liên tục của thị trường mục tiêu.

Các thành phần chính của ERP là gì 

Kế toán và tài chính doanh nghiệp 

Trong ERP, hoạt động kế toán; tài chính doanh nghiệp sẽ bao gồm những điều sau:

• General Ledger
• Tài khoản phải trả
• Những tài khoản có thể nhận được
• Tạp chí chung
• Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
• Điều chỉnh ngân hàng
• Quản lý tiền mặt và dự báo
• Ngân sách

Sản xuất và phân phối

• Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
• Theo dõi bởi số Lot và Serial
• Theo dõi kiểm tra chất lượng
• Chức năng quản lý kho
• Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
• Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
• Cung cấp tổng chi phí sản xuất

Bán hàng

• Tạo đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng
• Bán hàng trực tuyến

Quản lý dịch vụ

• Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi cho các sản phẩm trong lĩnh vực này
• Bảo hành
• Hợp đồng dịch vụ
• Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.

Xem thêm: SME là gì? Tìm hiểu về doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ

Lợi ích khi sử dụng ERP là gì cho doanh nghiệp 

Khi các công ty quyết định sử dụng hệ thống quản lý, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thì các công ty sẽ đạt được khá nhiều lợi ích khác nhau như:

• Tăng năng suất lao động của nhân sự
• Doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn về: tồn kho, công nợ, doanh thu…. Cùng với đó là việc tối ưu hóa các nguồn lực của doanh nghiệp để có thể đủ sản xuất kinh doanh
• Các thông tin sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được update đầy đủ để chia sẻ cho các đối tượng khác nhau như: khách hàng, nhà đầu tư, cổ đông…..
• Giúp chủ doanh nghiệp tổ chức lại quy trình làm việc để phù hợp với các tiêu chuẩn SOP. Từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng dự án ERP 

Để xây dựng được dự án ERP, các công ty cần phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 

Ở giai đoạn này, các công ty cần xác định rõ về mục tiêu và kết quả mà mình cần đạt được. Đối với bước này, hãy chú ý lựa chọn các đơn vị uy tín, có thương hiệu để triển khai phần mềm ERP sao cho có kết quả tốt nhất.

Bước 2: Lập kế hoạch 

Sau quá trình chuẩn bị và lựa chọn được đối tác vừa ý, cả 2 bên sẽ cùng ngồi lại để đánh giá chính xác về nhu cầu cần đạt được và những nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, những người điều hành công ty cần đưa ra quy trình làm việc chi tiết để đơn vị đối tác cung cấp có thể đưa ra được bản kế hoạch phù hợp với tình hình kinh doanh, nhu cầu của doanh nghiệp

Bước 3: Chạy thử nghiệm phần mềm 

Tại bước này, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP theo quy trình quản trị của doanh nghiệp. Thông thường các tùy biến này chủ yếu là về mẫu báo cáo, trình tự các bước xử lý thông tin, mối quan hệ giữa các phòng ban trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

Bước 4: Đánh giá chi tiết dự án ERP 

Sau quá trình chạy thử ở quy mô nhỏ, các công ty sẽ cần phải có sự đánh giá về hệ thống ERP mà đối tác cung cấp. Các nhân viên thuộc những phòng ban được lựa chọn để chạy thử sẽ có cơ hội được đào tạo để làm quen với hệ thống mới.

Bước 5: Triển khai hệ thống quản trị 

Sau khi đã thông qua về giải pháp phần mềm ERP của đơn vị cung cấp dịch vụ thì DN sẽ tiến hành triển khai rộng rãi giải pháp này trên quy mô toàn bộ. Các đợt đào tạo quy mô lớn sẽ được triển khai và đưa vào thực tế hoạt động.

Xem thêm: [Gợi ý] Viết CV nhân viên kinh doanh phải nắm được bí quyết sau

Trên đây là chi tiết về ERP là gì. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về công cụ này để quyết định có sử dụng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp hay không.