Công nợ là gì? Cách lập biên bản đối chiếu hiệu quả cho kế toán
Công nợ là gì? Làm sao để đối chiếu công nợ hiệu quả và có thời gian thu hồi nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Công nợ là gì
Công nợ tiếng anh được gọi là Debt. Đây là một khái niệm chỉ về các khoản tiền phát sinh của doanh nghiệp trong các hoạt động mua bán sản phẩm, vật tư …. trong quá trình kinh doanh. Những khoản tiền này được doanh nghiệp chuyển sang thanh toán trong các kỳ kinh doanh tiếp theo.
Mảng Debt có thể coi như một hoạt động nhỏ của lĩnh vực kế toán tổng hợp. Trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì kế toán công nợ sẽ được bộ phận kế toán thực hiện luôn cũng với cả các hoạt động tài chính doanh nghiệp. Ngược lại, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì nghiệp vụ kế toán công nợ sẽ được phân chia cho từng cá nhân cụ thể.
Công nợ phát sinh bởi nguyên nhân nào?
Để nói về nguyên nhân phát sinh công nợ là gì trong doanh nghiệp hiện có rất nhiều. Tuy nhiên, nguyên nhân phát sinh các khoản nợ trong hoạt động kinh doanh có thể kể tới như:
- Bên bán đã mua hàng nhưng chưa thanh toán hết số tiền cần trả cho bên mua. Lúc này bên mua có thể thống kê lại khoản tiền chưa trả này thành công nợ của bên bán để tiến hành thu hồi công nợ vào một thời gian tiếp theo.
- Đối với bên bán, doanh nghiệp thường mong muốn bán được hàng nhanh nên có thể cho các bên mua thực hiện việc mua hàng mà chưa thanh toán 100% tiền hàng ngay lập tức. Việc này nhằm nhanh chóng thúc đẩy quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp.
- Khách hàng chưa thanh toán ngay mặc dù bên bán có thể đủ tiền để thực hiện các giao dịch khác nhau nhằm thu lại lợi nhuận.
Trên đây là một số nguyên nhân dẫn đến công nợ trong các hoạt động kinh doanh. Mặc dù lợi ích của công nợ đó là giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Nhưng các công ty cần lưu ý tới điểm yếu của hoạt động đối trừ công nợ như:
- Gây ra các rủi ro về tài chính nếu hoạt động thu hồi công nợ không thực hiện được.
- Làm tổn thất các chi phí không đáng có trong việc theo dõi công nợ.
- Quá trình đòi nợ có thể gây ra tác động tiêu cực tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem thêm: Kế toán trưởng tiếng anh là gì? Thông tin về kế toán trưởng tiếng anh
Công nợ gồm những loại nào
Hiện nay, hoạt động quản lý công nợ trong doanh nghiệp sẽ được chia làm hai dạng chính là: công nợ phải thu; công nợ phải trả. Trong đó:
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu của khách hàng được thể hiện ở các chứng từ kế toán, hóa đơn xuất hàng hóa, sản phẩm của bên bán dành cho bên mua. Các khoản tiền này thông thường sẽ chưa được bên mua thanh toán 100% cho bên bán mà sẽ được cộng lại thành tiền nợ để có thể thu hồi lại vào những thời gian sau.
Đối với các nhân viên kế toán công nợ, bạn cần có trách nhiệm theo dõi, lập biên bản quản lý để có thể phân loại các đối tượng nhằm kiểm soát một cách hiệu quả.
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả cho khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp cần phải trả cho các đơn vị cung cấp như: vật tư, công cụ, nguyên vật liệu … nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Các khoản tiền này trước đó chưa được doanh nghiệp lấy hàng thanh toán cho các đối tác và cần phải được thanh toán một cách đúng thời hạn.
Bên cạnh hai dạng nợ phổ biến mà các kế toán công nợ cần phải theo dõi. Vẫn còn đó những khoản tiền khác mà bộ phận kế toán doanh nghiệp cần phải theo dõi gồm: Các khoản tạm ứng, thu tiền bồi thường, tiền nộp ngân sách nhà nước….
Đây đều là những khoản tiền rất cần được cập nhật định kỳ một cách cẩn thận. Sau đó, các kế toán viên cũng cần phải đối trừ công nợ một cách rất chi tiết. Sau đó, lập biên bản đối chiếu công nợ để đề xuất lên ban lãnh đạo doanh nghiệp nhằm xuất tiền trả những khoản nợ cần kíp trước mắt cũng như triển khai công tác thu hồi nợ đọng khó đòi.
Cách quản lý công nợ hiệu quả cho các kế toán
Quy trình quản lý công nợ cho các kế toán viên
- Bước 1: Lập bộ phận chuyên môn về quản lý nợ một cách chặt chẽ.
Mục đích của việc này nhằm hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có. Bên cạnh đó, trước khi khách hàng ký hợp đồng giao dịch. Các doanh nghiệp cũng cần phải yêu cầu phía đối tác ký cam kết sẽ thanh toán một cách đầy đủ, đúng thời hạn. Và ngoài ra cũng cần có những mức phạt nếu khách hàng trì hoãn thời gian thanh toán. - Bước 2: Lập quy trình quản lý hạn mức công nợ thật chuẩn, bám sát đúng các mục tiêu cần đạt được. Bộ phận thu hồi công nợ cần xác định rõ những nhân sự nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng một để có các biện pháp thu hồi một cách phù hợp.
- Bước 3: Gửi hóa đơn tới đối tác nhằm thúc giục thanh toán công nợ một cách nhanh chóng nhất.
- Bước 4: Nhắc nhở đối tác về những hình thức phạt nếu thanh toán hạn mức công nợ chậm thời hạn đã cam kết trong hợp đồng.
Cách lập biên bản đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp
Để lập được biên bản đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp. Các kế toán viên có thể sử dụng phần mềm Microsoft Excel nhằm lập bảng theo dõi với các bước như sau:
- Bước 1: Tạo file mới bằng Microsoft Excel
- Bước 2: Lập bảng biểu với các thông tin gồm: STT, tên khách hàng/ nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ, các khoản phát sinh
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột khác nhau. Với cột nợ cuối kỳ, các kế toán viên cần sử dụng hàm tính toán với công thức: Nợ đầu kỳ – Nợ phát sinh.
Xem thêm: [Giải đáp] Chuyên viên hoạch định tài chính là gì? Mô tả công việc cụ thể
Lưu ý nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả
Để quản lý công nợ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:
- Phải phân loại khách hàng, đặt ra các chính sách nợ cho từng nhóm khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý cho từng nhóm khách hàng khác nhau. Điều này nhằm hạn chế tối đa tình trạng mua nhưng chưa thanh toán.
- Có sự đào tạo kỹ càng cho nhân sự chuyên đi thu hồi nợ. Trong đó cần chú ý một vài điều như: Thái độ chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp khéo léo, biết ghi chép thông tin rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có.
- Cần lập các chỉ số KPI cho bộ phận kế toán công nợ một cách rõ ràng. Điều này sẽ thúc đẩy cho nhân viên làm việc một cách hiệu quả hơn.
Bài viết trên của news.timviec.com.vn đã chia sẻ một số thông tin về công nợ là gì. Hy vọng việc kiểm soát nợ đọng trong tài chính doanh nghiệp sẽ không còn khó khăn sau những lưu ý trong bài viết.

Biểu phí chuyển tiền ngân hàng Vietcombank hiện nay
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 21-04-2021, 10:30Phí chuyển tiền ngân hàng Vietcombank hiện nay đang ở mức bao nhiêu. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Phí chuyển tiền ngân hàng Vietcombank là gì? Phí chuyển tiền là mức phí bạn phải trả sau mỗi giao dịch tại ngân hàng thương mại hoặc giao dịch thông qua ứng dụng internet...

Clipboard là gì? Cách sử dụng clipboard nhanh chóng trong windows
Kỹ Năng Văn Phòng 21-04-2021, 09:00Clipboard là gì. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng clipboard trong hệ điều hành windows với bài viết dưới đây Clipboard là gì? Tính năng clipboard của windows được hiểu là một khu vực lưu trữ tạm thời các thông tin khác nhau của bộ nhớ máy tính. Những thông tin, dữ liệu này...

Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 20-04-2021, 15:35Project scope có nghĩa là phạm vi dự , một thuật ngữ quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế hiện nay. Vậy vai trò và lợi ích của Project scope là gì? Xem bài viết để được giải đáp nhé! Tìm hiểu khái niệm Project scope Project scope là gì? Thuật...

Tăng tốc win 10: Cách làm máy tính chạy nhanh hơn toàn diện
Kỹ Năng Văn Phòng 20-04-2021, 11:30Tăng tốc win 10 là việc cần phải làm để giúp máy tính trở nên mượt hơn. Vậy, đâu là những cách thức để giúp máy tính chạy nhanh hơn với hệ điều hành này Chạy ứng dụng dọn dẹp hệ thống Để có thể tăng tốc win 10, việc đầu tiên bạn có thể...

General partnership là gì? Vai trò, nhiệm vụ vị trí này trong doanh nghiệp
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 19-04-2021, 14:41General Partnership mang nghĩa là Thành viên hợp danh, một vị trí quen thuộc trong các doanh nghiệp. Nếu chưa thực rõ General Partnership là gì? Cùng xem bài viết dưới đây nhé! Tìm hiểu về General Partnership [caption id="attachment_75741" align="aligncenter" width="600"] Khái niệm General partnership là gì?[/caption] General Partnership là gì? Thuật ngữ General...

Sandbox là gì? Cách kích hoạt hộp cát bảo mật trong windows 10
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 19-04-2021, 14:16Sandbox là gì? Làm thế nào để kích hoạt sandbox bảo mật trong máy tính dùng hệ điều hành windows 10. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Sandbox là gì? Sandbox được hiểu là một kỹ thuật quan trọng trong hoạt động an ninh mạng. Kỹ thuật này thường có tác dụng cô...

Slack là gì? Tìm hiểu tính năng hữu dụng của Slack với người dùng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 16-04-2021, 14:50Slack là một dạng phần mềm chat nhóm phổ biến rất hữu ích hiện nay. Vậy những tính năng đặc biệt của slack là gì? Xem bài viết để hiểu rõ hơn nhé! Tìm hiểu về phần mềm Slack Slack là gì? Slack là một ứng dụng chat nhóm, dùng để trao đổi thông tin...

Leadership là gì? Những kỹ năng cần có của người leader giỏi
Kỹ Năng Văn Phòng 16-04-2021, 13:42Leadership là gì? Đâu là những kỹ năng cần có của một nhà lãnh đạo giỏi. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau Leadership là gì? Leadership được hiểu là khả năng lãnh đạo. Đây là một trong những tốt chất đặc biệt quan trọng đối với một nhà quản lý. Trong phạm vi...

A/B Testing là gì? Vai trò của A/B Testing trong hoạt động Marketing
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 15-04-2021, 14:55A/B Testing là một phương pháp để so sánh giữa 2 phiên bản của webpage từ đó tìm ra được phiên bản nào hiệu quả tốt hơn. Vậy quy trình hoạt động của A/B Testing là gì? Xem bài viết để được giải đáp nha! Tìm hiểu vềA/B Testing là gì? Khái niệm A/B Testing...

HR là gì? Thuận lợi và khó khăn của nghề human resources management
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 15-04-2021, 11:34HR là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây về thuận lợi, khó khăn của các vị trí trong ngành quản trị nhân sự hiện nay HR là gì? Hr là viết tắt của Human Resources - quản trị nhân sự. Những ứng viên khi làm việc trong ngành nghề này thường...