Điều hành tour là gì? Công việc, mức lương và quy trình cần biết

Điều hành tour là gì? Công việc cụ thể của một Tour Operator có khó không? Thu nhập bao nhiêu? Quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng Newstimviec tìm hiểu nhé.

Điều hành tour là gì?

Điều hành tour tiếng Anh còn được gọi là “tour operators“, là người trực tiếp lên kế hoạch một cách chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, tham quan nghỉ dưỡng trong và ngoài nước, từ quá trình di chuyển, nghỉ ngơi, ăn uống và các điểm tham quan, hoạt động vui chơi.

Trong những năm trở lại đây ngành du lịch đang không ngừng phát triển thu hút khách du lịch đông đảo không những trong nước mà còn ngoài nước. Bởi vậy, vai trò của những người điều hành tour là vô cùng quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh du lịch.

Các nhân viên điều hành tour làm việc trong văn phòng nhưng lại phải đảm nhiệm lượng công việc khá cầu kỳ và phức tạp như một quá trình đầy đủ. Phải kết nối với các bộ phận, các khâu nhân sự của các công ty, liên quan để tạo nên một chương trình du lịch hoạt động theo một chuỗi chuyên nghiệp. Mở các kế hoạch và chương trình du lịch hấp dẫn và ấn tượng cho du khách.

Nghề Tour Operator đang rất hot hiện nay với cơ hội việc làm và mức thu nhập hấp dẫn. Học nghề này bạn thể ứng tuyển vào các công ty, doanh nghiệp du lịch hay các đại lý chuyên sale tour ở bất kỳ đâu.

Với mức lương vào nghề của một nhân viên điều hành tour sẽ giao động khoảng 7-10 triệu/tháng tùy vào quy mô hoạt động và năng lực của bạn. Chuyên môn cao và kinh nghiệm lâu năm thì mức lương sẽ tương ứng.

XEM THÊM: Việc làm cho sinh viên ngành du lịch: Ra trường không lo thiếu chỗ làm

Công việc của một điều hành tour

Một nhân viên điều hành du lịch sẽ được xem như hình ảnh đại diện cho thương hiệu du lịch của công ty, doanh nghiệp đó. Nắm vai trò quan trọng trong công việc điều hành nên công việc cụ thể là:

• Điều hành tour đảm nhiệm thiết kế mang đến cho khách hàng những dịch vụ và trải nghiệm du lịch đặc sắc và nổi bật tại mỗi địa điểm đặt chân đến.
• Trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch.
• Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ hoàn chỉnh để có lợi cho công ty.
• Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho người hướng dẫn viên du lịch thực hiện theo đúng kế hoạch chương trình.
• Quan sát, đôn đốc kiểm tra với các hướng dẫn viên để phối hợp giải quyết với các công ty liên quan giải quyết những thay đổi, những tình huống và sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình di chuyển hay sử dụng dịch vụ.
• Khảo sát thị trường các công ty đối thủ để khai thác giá trị.
• Tích lũy thêm kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế để xây dựng chiến lược phát triển công ty. Thúc đẩy quá trình hoạt động tạo dựng thương hiệu.
• Lập báo cáo chi tiết hàng ngày để trình với ban lãnh đạo thông báo tình hình hoạt động và rút ra những công việc còn chưa thực hiện và thiếu sót đề xuất những phương hướng để cải thiện kịp thời.

XEM THÊM: Các công ty du lịch nổi tiếng uy tín tại Hà Nội [TOP 5]

Quy trình điều hành tour trong mọi tình huống

Bước chuẩn bị tour

• Bảo hiểm: Lập các hợp đồng bảo hiểm liên quan
• Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, nhận menu và báo giá cụ thể, xác nhận thông qua hợp đồng nếu cần
• Liên hệ địa điểm lưu trú để kiểm tra số phòng, số giường, tiện nghi trong từng phòng và thông tin lưu trú
• Liên hệ hướng dẫn viên du lịch, sắp xếp điểm đón và trả khách
• Chuẩn bị xe: Thời gian xuất bến, số lượng xe, số lượng khách, xin số điện thoại lái xe và hành khách
• Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán cho các khoản chi cần thiết như chi cho bảo hiểm, làm bảng xác nhận dịch vụ xe, lập chứng từ dịch vụ lưu trú, ăn uống…

Bước thực hiện tour

• Kiểm tra lại công tác chuẩn bị trước giờ khởi hành 4 tiếng
• Lên kế hoạch thay thế nếu phát sinh sự cố
• Giao công việc cụ thể với hướng dẫn viên, hỗ trợ làm thủ tục tạm ứng
• Kiểm tra lại công tác chuẩn bị của hướng dẫn viên
• Theo dõi quá trình diễn ra của tour
• Hỗ trợ xử lý nếu có vấn đề xảy ra
• Thực hiện đánh giá chất lượng tour với khách hàng

Bước tập hợp và báo cáo

• Làm tổng kết các công việc kết thúc tour
• Quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai
• Tổng hợp đánh giá tour và cáo cáo lên cấp trên, kèm theo nhật ký tour và báo cáo sự cố xảy ra nếu có

Làm thế nào để trở thành một Tour Operator thành công

Hãy đam mê những gì bạn đang làm

Thành công không đến chỉ trong một sớm một chiều. Phải mất hàng tháng, hàng năm, thậm chí có thể cả thập kỷ. Mọi thứ có xu hướng trở nên khó khăn khi bắt đầu và đó là điều bình thường (trừ khi bạn là người nổi tiếng trong ngành). Vì thế, hãy kiên nhẫn. Đừng đánh mất sự nhiệt tình ban đầu của bạn.

Có tư duy đúng

Ngoại trừ các kỹ năng điều hành tour cơ bản cần có thì quan trọng hơn cả, bạn phải có một động lực khiến bản thân “phát cuồng”. Nó sẽ khiến bạn xây dựng lòng nhiệt tình và một tinh thần thép để đối mặt với căng thẳng áp lực . Hãy quen với thực tế là bạn sẽ phải đối mặt với nhiều tình huống bất ngờ như vậy luôn có thể xảy ra.

Tìm được điểm sáng của mình

Hãy chọn một ngách du lịch mà bạn sẽ hoạt động, có thể là con đường khám phá, du lịch địa phương, trải nghiệm sang trọng, du lịch văn hóa… Nghiên cứu nó, biết tất cả mọi thứ có thể về nó để đạt được một tầm nhìn rõ ràng.

Sau đó, cần lên kế hoạch để thâm nhập vào nó một cách hiệu quả. Khi bạn bước chân vào “chiến trường”, bạn không nhất thiết phải là người giỏi nhất nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình là người đầu tiên và là người duy nhất cung cấp các loại dịch vụ này.

Lập kế hoạch dẫn tour

Về cơ bản, điều này có nghĩa là viết ra tất cả những gì bạn vừa nghiên cứu. Viết tất cả mọi thứ, từ chi tiết nhỏ nhất! Sau đó, bạn hãy sắp xếp lại và biến nó thành một kế hoạch du lịch mạch lạc và thích hợp.

Tính toán chi phí và lập ngân sách

Trước khi bạn có thể bắt đầu bán các chuyến tham quan của mình, bạn cần phải có một loạt các thủ tục, giấy tờ để ước tính chi phí cần có. Các loại bảo hiểm là thứ nên nằm trong danh sách ưu tiên, đề phòng nhiều rủi ro tiềm ẩn và những sự kiện bất ngờ như là chậm trễ, ốm đau, tai nạn, thời tiết xấu, v.v.

Đưa ra một chiến lược Tiếp thị và Quảng cáo

Nếu tiếp thị và quảng cáo không phải chuyên môn của bạn, tốt nhất nên nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia. Các xu hướng cũng như các phương pháp tối ưu hóa tìm kiếm thay đổi liên tục, khiến người ngoài ngành khó có thể tăng cường hiệu quả.

XEM THÊM: 4 câu hỏi phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh ngành du lịch, biết là đậu

Với những chia sẻ trên đây chắc chắn các bạn đã hiểu điều hành tour là gì, cũng như có thêm nhiều hiểu biết về nghề nghiệp này hơn. Chúc bạn thành công nếu đang có dự định tham gia tuyển dụng vào ngành du lịch nhé!