Hướng dẫn cách viết email xin việc làm chuẩn nhất hiện nay

Nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều đơn vị tuyển dụng nhận hồ sơ xin việc qua mail. Dưới đây là các gợi ý về cách viết Email xin việc chuẩn, các bạn có thể tham khảo và áp dụng cho bản thân.

banner-tao-cv-online-mien-phi

Cách viết email xin việc thế nào để gây ấn tượng đối với đơn vị tuyển dụng lao động đang là vấn đề quan tâm của nhiều người. Nội dung bức thư cần đáp ứng những gì, cách trình bày như thế nào. Dưới đây là các gợi ý về cách viết email xin việc chuẩn, các bạn có thể tham khảo và áp dụng cho bản thân.

Cách viết email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Cách viết mẫu đơn xin việc gửi qua mail chuẩn nhất hiện nay

Email là một hệ thống để vận chuyển bưu thiếp, thư và bưu kiện diễn ra trên internet. Nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin phát triển ngày càng nhiều đơn vị tuyển dụng nhận hồ sơ xin việc qua mail. Cũng giống như cách viết CV, gửi mail xin việc cũng cần trình bày ấn tượng và chuyên nghiệp.

Chuẩn bị để viết email xin việc

Gạch đầu dòng những “từ khóa” sẽ thu hút nhà tuyển dụng

Trước khi viết thư xin việc gửi qua mail, ứng viên nên đưa ra một vài mục như:

  • Giới thiệu bản thân,
  • Kỹ năng,
  • Kinh nghiệm làm việc,
  • Thành tựu (nếu có),
  • Thông tin liên lạc,
  • Mời đọc CV trong tệp,…

Để khi viết email xin việc được đủ ý do người nhận chỉ lướt qua vài giây. Nên đọc kỹ phần mô tả công việc của công ty yêu cầu,  bắt lấy một vài “từ khóa” và sử dụng chúng trong mail để nhà tuyển dụng thấy được sự phù hợp của bạn với vị trí cần tìm.

Địa chỉ mail nên để đơn giản

Có thể bạn sẽ có ít nhất một địa chỉ gmail, email hay yahoo. Với cách đặt tên nhưn anhchangngocngech@gmailcom hay conangdethuong@yahoo.com,…. những địa chỉ này khi đơn vị tuyển dụng nhận được sẽ cảm thấy ứng viên không nghiêm túc, coi trọng công việc. Và khả năng để họ mở tệp ghim CV xin việc của ứng viên này rất thấp.

Qua đó, ứng viên khi xác định gửi email xin việc nên lập một địa chỉ mail có tên đơn giản nhất có thể. Thông những địa chỉ mail gây thiện cảm như : “họ tên + ngày tháng năm sinh+gmail.com/yahoo.com”, “họ tên + nơi công tác/ học tập + gmail.com/yahoo.com”. Ví dụ như leminhb123@gmail.com hoặc trungmn.marketing@gmail.com,… là những dạng mail  thông thường dễ gây thiện cảm đối với người nhận thư.

Tên file cv xin việc đính kèm cần đặt nghiêm túc chỉn chu

Khi gửi file mẫu CV xin việc – tức là tệp đính kèm thư của bạn, hãy chắc chắn rằng tên file là của bạn. Tốt nhất tên file cv nên có tên của bạn. Ví dụ tên địa chỉ mail là levanC@gmail.com. Thì tên file CV xin việc nên đặt là CV xin việc Lê Văn C.  Nếu bạn đặt tên hồ sơ xin việc của khác với tên địa chỉ email dễ gây hiểu nhầm cho người nhận, nghi ngờ rằng bạn đang sao chép của người khác, hoặc cẩu thả…

Bên cạnh đó, ứng viên nên chú ý gửi tập tin dạng pdf để đảm bảo quy cách trong tài liệu không bị thay đổi. Có  thể thêm chú thích: “tài liệu ở dạng Word”, điều này ngay lập tức người nhận thư sẽ cảm thấy ứng viên chuyên nghiệp, cẩn trọng. Đó là điểm cộng của bạn ngay từ bước gửi thư xin việc qua email.

Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
File đính kèm cần đặt gần giống tên mail để người nhận cảm thấy logic

Cách viết email xin việc chuẩn gây ấn tượng

Giới thiệu ấn tượng ngay tiêu đề mail

Một điều tối kỵ trong mẫu email xin việc chuẩn là không được để bỏ mục thông tin chủ đề. Ngoài ra cũng không nên dùng một chủ đề chung chung như : “Xin chào”. Nên đi đúng vào trọng tâm, chẳng hạn như: “Đơn xin ứng tuyển vị trí kỹ sư tại công ty B”. Qua đó người nhận thư sẽ đánh giá được ứng viên có quan tâm và coi trọng vị trí tuyển dụng và mail của bạn sẽ dễ dàng được thông qua nhà tuyển dụng tải CV về là điều hiển nhiên.

So với việc giới thiệu trong tiêu đề mail xin việc thông dụng: “vị trí đang tìm kiếm”, ứng viên nên trình bày một cách khoa học hơn như: “Việc làm – Họ Tên – Thời gian làm việc ở lĩnh vực liên quan – học vấn”. Chẳng hạn: Nhân viên kỹ thuật – Lê Minh A – 2 năm làm việc ở lĩnh vực IT – Đại Học Quốc Gia.

Nên đi sâu vào những thông điệp nêu bật ưu điểm tốt nhất của bạn. Chủ đề này sẽ gây ấn tượng và thu hút, thôi thúc chuyên viên nhân sự của công ty sẽ mở thư và đọc hồ sơ xin việc của bạn.

► XEM THÊM: Cách viết hồ sơ xin việc làm đúng chuẩn để có công việc như ý muốn

Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Gây ấn tượng từ phần chủ đề bằng cách nhấn mạnh kinh nghiệm và trình độ học vấn

Ngoài ra phần mở đâu bạn có thể dẫn dắt nói: “Nhận được thông tin tuyển dụng của bà X, ông Y, hay thấy thông tin tuyển dụng trên trang A,…” mối liên hệ từ đầu mail này sẽ tạo ra một phần thế mạnh cho bạn hơn hẳn các đối thủ khác. Do đó, khi bắt tay vào biên soạn mail xin việc nên thống kê lại những mối quan hệ xung quanh cuộc sống của bạn.

Viết email xin việc cần có nội dung

Đầu tiên, trong email xin việc cần có lời trân trọng như “Kính gửi quý công ty X”.

Tiếp theo là mail xin việc không được để trắng nội dung thư. Nghĩa là bạn sẽ gửi một cái tệp và bắt buộc người nhận phải mở tệp ra mới biết bạn. Điều này sẽ gây mất thiện cảm đối với đơn vị tuyển dụng.  Qua đó hãy để một vài dòng thật trang trọng so qua về bạn, nó sẽ giúp nhân sự tuyển dụng chưa cần tải tệp CV vẫn có thể hình dung bạn là ai, gửi mail vì mục đích gì.

Cách viết email xin việc không nên để nội dung ngắn gọn: “Tôi viết thư này để ứng tuyển vị trí A và tệp đính kèm sơ yếu lý lịch của tôi”. Hãy nên khái quát những điểm mạnh của bản thân, lý do công ty tuyển dụng lao động nên chú ý đến bạn. Qua đó người nhận thư sẽ cảm thấy tò mò, muốn tìm hiểu về bạn nhiều hơn. Công đoạn này được xem như nội dụng ngắn gọn mà thâu tóm thư xin việc của ứng viên.

► TÌM HIỂU THÊM: 6 mẫu CV xin việc qua email cực ấn tượng, nhà tuyển dụng ưng ngay

Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Phần nội dung nên trình bày một cách khoa học, mạch lạc và ngắn gọn chỉ 4-5 dòng

Đừng quên ghi thông tin liên lạc vào mail xin việc

Dẫu biết rằng bạn đã ghi đầy đủ thông tin liên lạc vào trong file CV xin việc nhưng nên ghi thêm vào mail là điều cần thiết (như đã gạch đầu dòng ở mục 2.2 ở trên). Thông thường ứng viên sẽ ghi số điện thoại. Việc ghi thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ note thông tin của ứng viên mà không cần phải mở file ra rồi đọc trong trang Word. Một số thông tin liên lạc phổ biến hiện nay:

  • Số điện thoại
  • Email
  • Facebook
  • Một số kênh liên lạc: Skype, Zalo…
Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Ghi địa chỉ liên lạc để tiện cho đơn vị tuyển dụng liên hệ với bạn

Đơn vị tuyển dụng không có nhiều thời gian để ngồi đọc hết file CV xin việc ứng ứng viên và tìm thông tin liên lạc. Qua đó việc người đi xin việc viết thông tin liên lạc ngay trên mail chứng tỏ sự tinh tế và chuyên nghiệp, xứng đáng được gọi đi phỏng vấn.

Đọc mail và soát lỗi chính tả

Không còn điều gì đáng thất vọng hơn khi bạn bị trượt xin việc bởi một lý do nhỏ nhoi liên quan đến ngữ pháp và cách trình bày thư xin việc. Có nhiều trường hợp viết email xin việc của ứng viên bị công ty tuyển dụng bỏ qua vì trình bày một cách cẩu thả, sai chính tả.

Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Kiểm tra lỗi trình bày và chính tả có vai trò then chốt và quan trọng

Qua đó khi viết xong thư xin việc bạn nên kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng bản thảo này hoàn hảo sau đó mới gửi đi. Việc này không chỉ giúp bạn có một mẫu đơn xin việc gửi qua mail một cách chỉn chu đồng thời tăng tính cẩn thận cho bản thân.

► XEM THÊM: Cách viết email xin việc bằng tiếng anh ấn tượng nhất hiện nay giúp chinh phục mọi nhà tuyển dụng.

Gọi điện thoại cho đơn vị tuyển dụng xác nhận mail

Thông thường gửi mail vẫn chưa chắc chắn. Có nhiều trường hợp cán bộ tuyển dụng nhận được qua nhiều thư và có thể họ sẽ coi email xin việc của bạn thuộc dạng thư rác. Qua đó, sau khi gửi mail, nên gọi điện cho phía tuyển dụng xác nhận xem họ đã nhận được mail của bạn hay chưa.

Cách viết Email xin việc chuẩn nhất hiện nay
Sau khi gửi mail gọi điện xác nhận và sau 1 tuần gọi điện để xác nhận kết quả

Sau một vài ngày mà chưa có hồi âm từ công ty, hãy tiếp tục liên lạc lại với họ để biết chắc rằng họ đã xem mail của bạn cũng như nhận phản hồi từ phía nhà tuyển dụng về thư xin việc. Qua đó, ứng viên cũng có thể tự hiểu rằng đã bị trượt khi không có bất cứ phản hồi nào từ đơn vị tuyển dụng. Ngược lại, sau khi gửi mail và gọi điện mời phía tuyển dụng xem thư, bạn sẽ có cơ hội được chú ý, phía tuyển dụng sẽ chủ động liên lạc với bạn trong thời gian ngắn.

Tựu chung để có một mẫu email xin việc gây thiện cảm đối với công ty tuyển dụng là cần nêu được vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm, thông tin liên lạc, file và địa chỉ mail đơn giản. Ngoài ra cần trình bày khoa học, ngắn gọn, đúng ngữ pháp. Đây là những yếu tố để nhà tuyển dụng sẽ mở file CV xin việc và mời ứng viên đi phỏng vấn.

► THAM KHẢO THÊM: Thông tin tuyển dụng và những thông tin vô cùng bổ ích về việc làm TẠI ĐÂY.