Business Case là gì? Các nội dung liên quan đến business case mà doanh nghiệp cần phải biết

Business case là gì? Doanh nghiệp rất cần business case  để chứng minh với khách hàng, nhà đầu tư rằng dự án của bạn là một sản phẩm tuyệt vời mà họ nhất định phải đầu tư. Hãy tìm hiểu kĩ hơn về business case thông qua bài viết dưới đây.

Business Case là gì?

Business Case là một công cụ để quản lý dự án, thiết lập các yếu tố đảm bảo dự án vẫn khả thi và vẫn có thể tiến hành bình thường. Có thể nói Business Case xuất hiện từ khi dự án mới chỉ là kế hoạch, giám sát thường xuyên suốt quá trình diễn ra dự án và kết quả thu lại được sau khi dự án hoạt động. Cụ thể:

• Một dự án được coi là đáng mong đợi nếu nó hứa hẹn mang lại lợi ích doanh nghiệp như tăng doanh thu, giảm chi phí…
• Một dự án khả thi khi tạo ra được sản phẩm cuối cùng trong các ràng buộc về chi phí, thời gian, tài nguyên.
• Kết quả cuối cùng của dự án đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đảm bảo đúng với lợi ích mà nó cam kết ban đầu

Business Case giúp đánh giá khách quan một dự án có đủ lý do tồn hay không? Business case giúp nhóm quản lý dự án đưa ra quyết định trước những rủi ro bằng cách phân tích các tác động dưới góc nhìn kinh doanh.

Nội dung cần có của bảng phân tích dự án kinh doanh

Nội dung cần có của bảng phân tích dự án kinh doanh gồm những thông tin:

• ‍Executive Summary: đây chính là bảng tóm tắt nội dung chi tiết của Business Case
• Reason: Giải thích lý do sự ra đời của dự án, đưa ra cơ hội cũng như thách thức của dự án
• Business Option:  Đưa ra các phương án để giải quyết Business Case khác nhau. Cần có sự phân biệt giữa các option khác nhau để tránh nhầm lẫn với các cách tiếp cận của dự án
• Expected Benefit: Mục đích cuối cùng của dự án cần đạt được là gì? Các lợi ích này cần được đo lường một cách khách quan.
• Expected Dis-Benefit: Dự tính đươc các hậu quả xấu có thể xảy ra là rất cần thiết trong bảng phân tích dự án, để từ đó có các cách xử lý cho phù hợp
• Timescale: Thời gian để hoàn thành dự án? Khi nào thì sẽ thấy được lợi ích mà dự án đem lại. Đây là câu hỏi bạn cần đưa ra câu trả lời khi thự hiện Business Case.
• Cost: Dự tính chi phí của dự án và chi phí vận hành để vận hành output của dự án và chuẩn bị nguồn ngân sách cho dự án.
• Major Risk:  Đánh giá về khả năng và tác động của các rủi ro đối với dự án để đưa ra các biện pháp giảm thiểu chúng một cách tối đa nhất

Xem thêm >> Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án

Những phương pháp viết được một Business case là gì?

Công việc ở giai đoạn chuẩn bị

Trước khi viết một Business case, bạn cần đưa ra được những phân tích dữ liệu, đánh giá phù hợp với thực tế của dự án. Sau bước trên,  cần xác định các nguồn có thể tham khảo được như báo cáo tài chính hay các đề án tương tự để tham khảo cho dự án của mình. Giờ thì hãy bắt đầu lên kế hoạch sơ bộ cho đề án và đề xuất lên cấp trên để được đóng góp thêm ý kiến và xét duyệt.

Xây dựng bảng tóm tắt chiến lược

Bảng tóm tắt chiến lược kinh doanh này sẽ trình bày ngắn gọn về các vấn đề cần giải quyết và những lưu ý khác để có thể hoàn thành được dự án

Phân tích tình hình thực tế để lựa chọn giải pháp cho phù hợp

Đưa ra các tình huống có thể xảy ra, nguyên nhân cùng phương án giải quyết để không làm ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chất lượng của dự án

Lập bảng mô tả và phân tích chi tiết về chi phí

Đưa ra bảng chi phí dự kiến của dự án đồng thời cũng ước tính được lợi nhuận mà dự án đem lại khi hoàn thành.

Đưa ra kiến nghị của bản thân

Sau khi thực hiện phân tích và tổng hợp ở các giai đoạn thì bạn nên nêu ra những kiến nghị của bản thân cho dự án cũng như các phương thức để có thể thực hiện nó

Để tăng sức thuyết phục cho người xét duyệt và lựa chọn thực hiện dự án, bạn cần đưa ra những khẳng định về tính thực thi và khẳng định niềm tin của mình với sự thành công của dự án.

Một số vấn đề cần lưu ý khi viết Business case

Khi viết một Business case, bạn cân lưu ý các vấn đề sau:

• Bản báo cáo dự trên khảo sát thực tế
• Dự án xây dựng phải là các vẫn đề cần thiết
• Liệt kê đầy đủ các tiềm năng của dự án
• Mô tả dự án tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng
• Liệt kê chi phí và lợi ích mà dự án đen lại

Yêu cầu đối với người làm phân tích dự án kinh doanh

Bản đề án kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp, vì vậy người lập bản dự án cũng cần một số yêu cầu nhất định.

• Có đầy đủ kiến thức chuyên môn về lĩnh vực mình đang hoạt động, có khả năng phân tích, đưa ra đánh giá mang tính khả quan nhất
• Khả năng lãnh đạo, quản lý, đưa ra các phương hướng phát triển tốt nhất cho dự án
• Đầu tư nhiều thời gian và công sức để phân tích, nghiên cứu, đưa ra các đánh giá cụ thể nhất

Xem thêm: Thị trường mục tiêu là gì? Tầm quan trọng của thị trường mục tiêu

Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty không có business case

Một số vấn đề nghiêm trọng nếu doanh nghiệp không có business case:

• Có thể lãng phí tài nguyên khi tập trung đầu tư vào dự án không khả thi
• Không có cơ sở rõ ràng để ưu tiên cho dự án nào quan trọng, dự án nào ít quan trọng hơn
• Dự án sau khi hoàn thành nhưng không đem lại lợi ích thật sự cho doanh nghiệp
• Không có mục tiêu nào cho dự án ngoài việc đáp ứng các thông số kỹ thuật
• Doanh nghiệp không có cơ hội để sửa đổi hoàn thiện dự án của mình phát triển hơn

Bài viết trên đây của News.timviec.com.vn đã đưa ra câu trả lời business case là gì? Tầm quan trọng của business case đối với dự án. Các doanh nghiệp cần vận dụng thật tốt business case để tránh lãng phí tài nguyên và đem lại lợi ích tốt nhất cho tổ chức của mình.