Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án

Project scope có nghĩa là phạm vi dự , một thuật ngữ quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế hiện nay.  Vậy vai trò và lợi ích của Project scope là gì? Xem bài viết để được giải đáp nhé!

Tìm hiểu khái niệm Project scope

Project scope là gì?

Thuật ngữ Project scope được hiểu là phạm vi dự án, cụm từ này được ghép bởi từ “project” có nghĩa là dự án và “scope” có nghĩa là phạm vi. Phạm vi dự án là một trong bước rất quan trọng để có thể hướng đến hiệu quả của dự án. Khi thực hiện những dự án lớn, những người thuộc bộ phận quản lý của dự án đều cần xác định phạm vi dự án.

Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án - Ảnh 1
Khái niệm Project Scope

Việc xác định phạm vi dự án nhằm xác định nhiệm vụ, thời gian, mục tiêu và các chi phí của dự án. Việc này giúp bạn xác định được phạm vi, ranh giới dự án của mình và quản lý các công việc, bộ phận liên quan. Sau khi xác định được những yếu tố trên, người quản lý sẽ ghi lại hay cập nhật trong file có sẵn. Tài liệu này sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý dự án, nó được coi là tài liệu chuẩn để các nhân viên nhìn vào và xác định cũng như thực hiện công việc.

Xem thêm>>> Pmo là gì? Những mô hình Pmo phổ biến nhất hiện nay

Lợi ích của Project scope là gì?

Một số lợi ích của việc tiến hành xác định phạm vi dự án, cụ thể gồm:

  • Lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu của dự án một cách rõ ràng và cụ thể
  • Được các bên liên quan và nhà quản lý cấp cao đề cao
  • Giúp nhà quản lý hiểu rõ về dự án đang thực hiện, tránh sự mơ hồ
  • Nhìn nhận và đánh giá các tiêu chí để xác định vị trí dự án

Phương pháp xác định phạm vi dự án hiệu quả

Nắm được Project Scope có tầm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của dự án. Vậy cách để xác định phạm vi của dự án ra sao? Cần phải xác định chính xác phạm vi dự án mới có thể đánh giá được các vấn đề liên quan thuộc dự án đó.

Các bước xác định phạm vi của dự án sẽ bao gồm:

  • Bộ phận quản lý xác định sản phẩm cuối cùng. Cần xác định sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài, những sản phẩm mà bạn đang thực hiện quảng bá hay bán hàng.
  • Xác định chức năng và các dữ liệu liên quan. Các dữ liệu ở đây như tài liệu, thỏa thuận, các quy trình quản lý,…
  • Dự đoán biến đổi trong phạm vi dự án rất quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý dự án lường trước được những sự việc có thể thay đổi trong phạm vi dự án và đưa ra những sự chuẩn bị hay giải pháp thích hợp.
  • Thời gian và địa điểm cần thuộc dự án. Cùng nhiều những tiêu chí khác tùy thuộc từng ngành kinh tế khác nhau.

Bản mô tả phạm vi dự án là gì?

Bản mô tả phạm vi dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Scope Statement. Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án. Bản mô tả phạm vi dự án mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra.

Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án - Ảnh 2
Bản mô tả phạm vi dự án là gì?

Nội dung bản mô tả phạm vi dự án

Trong một bản mô tả dự án sẽ bao gồm những nội dung sau đây:

  • Mô tả phạm vi sản phẩm: Đây là bản mô tả chi tiết các tính chất, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hay kết quả công việc
  • Các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm: Xác định rõ ràng những tiêu chuẩn để sản phẩm có thể qua khâu kiểm duyệt cuối cùng trước khi đưa ra thị trường
  • Các đầu ra của dự án: Đầu ra bao gồm cả sản phẩm/dịch vụ và các kết quả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lí dự án
  • Phần công việc không thuộc dự án: Xác định những nội dung công việc không thuộc dự án. Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúp quản lí mong đợi của khách hàng
  • Những ràng buộc của dự án: Liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc chính
  • Các giả định dự án: Những giả định về những sự cố gây ảnh hưởng đến dự án cùng phương pháp giải quyết hiệu quả

Vai trò của bản mô tả phạm vi dự án

Bản mô tả phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án. Chỉ ra rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lí mong đợi của các chủ thể dự án.

Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện. Cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầu thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ sung có nằm trong phạm vi dự án hay không.

Tham khảo >>> Gitlab là gì? Tổng quát thông tin về Gitlab cần nắm rõ

Project scope Management là gì?

Project scope là gì? Mô tả chi tiết công việc của quản lý phạm vi dự án - Ảnh 3
Công việc quản lý phạm vi dự án

Khái niệm

Project Scope Management được hiểu là vị trí quản lý phạm vi dự án, một chức vụ quan trọng trong các dự án. Công việc này sẽ xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án. Việc quản lý dự án sẽ bao gồm cả quá trình tiến hành xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

Công việc của Project scope Management

Công việc của các Project Scope Management sẽ bao gồm những nội dung sau:

  • Thu thập yêu cầu: nhu cầu của khách hàng và của các chủ thể dự án
  • Xác định phạm vi: phát triển bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm
  • Phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc: việc tiến hành chia nhỏ một cách liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các phần việc nhỏ hơn có thể quản lí được.
  • Kiểm tra và thống nhất phạm vi dự án: chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức
  • Kiểm soát phạm vi dự án: thu thập thông tin về phạm vi dự án và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án

Xem thêm: Zip code là gì? Cách xác định mã bưu cục nơi đang sinh sống

Qua bài viết trên, News.timviec đã giúp bạn đọc giải đáp những thắc mắc liên quan đến khái niệm “Project scope là gì?”. Hi vọng rằng những chia sẻ của chúng tôi đã mang lại những thông tin hữu ích nhất đến quý độc giả.