Biên bản họp Hội đồng quản trị dành cho công ty cổ phần [2020]

Biên bản họp Hội đồng quản trị là loại biểu mẫu được sử dụng nhiều trong các công ty cổ phần; vai trò của nó vô cùng quan trọng! Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn về khái niệm, vai trò và mẫu biên bản chuẩn nhé!

Khái niệm

Biên bản họp Hội đồng quản trị (HĐQT) là loại văn bản hành chính được lập ra vào thời điểm diễn ra các cuộc họp HĐQT tại các công ty (cụ thể là công ty cổ phần).

Văn bản này có vai trò ghi lại diễn biến và nội dung của cuộc họp cũng như cung cấp các thông tin quan trọng như:

  • Chủ tọa là ai;
  • Thành phần tham gia cuộc họp gồm những đối tượng nào;
  • Ý kiến thảo luận của những người tham gia;
  • Tình hình bỏ phiếu biểu quyết (trong trường hợp cần bầu ai đó đảm nhiệm vị trí nào đó)…

✅ Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp dùng cho mọi trường hợp

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Mẫu biên bản họp HĐQT dành cho công ty cổ phần

Biên bản họp Hội đồng quản trị dành cho công ty cổ phần [2020] - Ảnh 1

Download mẫu biên bản họp HĐQT cho công ty cổ phần

Mẫu biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Xem và tải mẫu biên bản này tại đây:

Download mẫu biên bản họp bầu chủ tịch HĐQT

Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị về việc vay vốn ngân hàng

Xem và tải mẫu biên bản này tại đây:

Download mẫu biên bản họp HĐQT về việc vay vốn ngân hàng

Các hình thức biên bản họp HĐQT

Theo như quy định của pháp luật Việt Nam, biên bản họp HĐQT phải được lập thành văn bản đồng thời có thể lưu giữ dưới hình thức văn bản điện tử hoặc có thể ghi âm được.

Nói chung, hình thức chính thức được luật pháp công nhận chính là hình thức văn bản. Doanh nghiệp nhất định phải lưu giữ biên bản họp HĐQT dưới dạng văn bản và có thể bổ sung thêm một vài hình thức khác tùy vào nhu cầu.

Biên bản họp Hội đồng quản trị dành cho công ty cổ phần [2020] - Ảnh 2
Có bao nhiêu hình thức biên bản họp HĐQT?

Về ngôn ngữ, biên bản phải được ghi bằng hình thức tiếng Việt bởi tất cả những bên liên quan đều là công dân sinh sống và làm việc tại Việt Nam. Ngoài tiếng Việt, doanh nghiệp có thể tạo thêm phiên bản tiếng nước ngoài cho biên bản của mình nếu cần thiết. Ngay cả các công ty, doanh nghiệp có nguồn gốc từ quốc tế cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt vấn đề này.

Họ phải tạo biên bản họp HĐQT bằng tiếng Việt trước tiên, sau đó có thể tiếp tục lập ra mẫu biên bản bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác (tùy vào quốc gia, quốc tịch của họ). Các doanh nghiệp nước ngoài có thể chọn tạo 2 phiên bản văn bản bằng tiếng Việt và tiếng mẹ đẻ của họ hoặc tạo luôn một biên bản song ngữ để tiện sử dụng.

Biên bản tiếng Việt và biên bản ngoại ngữ thường có hiệu lực ngang nhau. Tuy nhiên nếu 2 phiên bản ấy có sự khác biệt về nội dung thì bản tiếng Việt là bản có hiệu lực áp dụng.

✅ Tham khảo: Mẫu biên bản nghiệm thu công trình chuẩn form nhất [2020]

Vai trò trong hoạt động quản lý

Biên bản họp HĐQT là minh chứng cho nỗ lực làm việc và thống nhất ý kiến của cả một tập thể; nó thể hiện mong muốn và nguyện vọng của các thành viên trong Hội đồng quản trị.

Ngoài ra, mẫu biên bản này còn là cơ sở pháp lý cần thiết để ban lãnh đạo triển khai các hoạt động quản lý doanh nghiệp. Nó là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi một thành viên trong HĐQT của công ty.

Biên bản họp Hội đồng quản trị dành cho công ty cổ phần [2020] - Ảnh 3
Vai trò của mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị

Nội dung chính của biên bản

Mẫu biên bản họp HĐQT chuẩn phải có đầy đủ những nội dung sau:

  • Tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính
  • Mục đích của cuộc họp và nội dung cần thảo luận trong cuộc họp
  • Địa điểm và thời gian diễn ra cuộc họp
  • Họ và tên các thành viên tham gia cuộc họp/các đối tượng được ủy quyền thay mặt dự họp và cách thức tham gia của họ
  • Họ và tên những thành viên không tham gia cuộc họp và lý do cho sự vắng mặt ấy
  • Những vấn đề được đưa ra thảo luận và biểu quyết trong cuộc họp
  • Tóm tắt ý kiến phát biểu  của mỗi một thành viên tham gia cuộc họp (theo trình tự diễn biến cuộc họp)
  • Kết quả biểu quyết (liệt kê rõ những ai tán thành, không tán thành và giữ thái độ trung lập (không đưa ra ý kiến)
  • Các vấn đề đã được thông qua trong cuộc họp
  • Họ tên và chữ ký chủ tọa cũng như người ghi/viết biên bản

Lưu ý:

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và độ chân thực của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

Qua bài viết này, News Timviec đã gửi đến bạn đọc những thông tin cơ bản về mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị như: khái niệm, vai trò, nội dung chính của nó. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp cho bạn mẫu biên bản chuẩn và link để tải về sử dụng. Hi vọng bạn sẽ thấy bài viết này của chúng tôi hữu ích!

✅ Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản/kiểm tra tài sản CHUẨN nhất