Biên bản là gì? Tất tần tật vấn đề về biên bản mới nhất hiện nay
Biên bản thủ tục giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong mỗi cuộc họp. Vậy biên bản là gì, những vấn đề quy định về biên bản như thế nào, cùng theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết.
Biên bản là gì?
Biên bản là loại văn bản hành chính không còn xa lạ gì với tất cả mọi người trong các ngành nghề hiện nay. Biên bản là một loại ghi chép thường xuất hiện trong các cuộc họp hay những vấn đề cần sự đồng nhất giữa nhiều bên tham gia. Nội dung của biên bản thường là tổng hợp thông tin, nhận và duy trì làm bằng chứng.

Biên bản như một bằng chứng về mặt giấy tờ ghi lại tóm tắt những vấn đề xảy ra trong những cuộc họp. Những hoạt động xảy ra sẽ được ghi lại trong biên bản để khi cần thiết có thể lấy ra để xác minh, đặc biệt là những cuộc thảo luận kinh doanh. Việc ghi lại biên bản rất hữu ích, nhất là trong trường hợp cần có những chứng cứ làm pháp lý .
Những thuộc tính quan trọng có trong biên bản bao gồm:
- Nội dung chính (những thông tin quan trọng)
- Bối cảnh diễn ra hội nghị, cuộc họp
- Cấu trúc (cần phải có tính logic)
Những thuộc tính cơ bản cần có trong một biên bản
Để biên bản đó có hiệu lực, có thể làm minh chứng trước pháp lý thì nhất định biên bản cần phải đầy đủ những thuộc tính cần thiết sau:
- Tính xác thực: Biên bản đó nhất định phải xác định, chứng minh được quá trình tạo ra nó một cách công khai. Người được ủy quyền tạo lập biên bản cũng cần phải minh bạch được tất cả những người tham gia cuộc họp đồng tình.
- Độ hoàn thiện: Một biên bản được công nhận phải có đầy đủ các nội dung cần thiết. Đồng thời nó phải được nhận vai trò là bằng chứng của những cuộc thảo luận, hội nghị hay giao dịch mà nó ghi lại.
- Độ tin cậy cao: Quan trọng nhất chính là nội dung của hồ sơ có thể được dựa trên một đại diện chính xác của giao dịch mà nó lưu trữ thông tin.
- Tính cố định: Khi đã được tất cả mọi người công nhận là một biên bản thì tất cả những nội dung bên trong đó sẽ không được phép chỉnh sửa. Bằng cách này giá trị bằng chứng của nó sẽ được bảo tồn.

Lưu ý rằng tất cả những thuộc tính trên đều cần có trong tất cả các loại văn bản. Dù văn bản đó ở dưới dạng giấy tờ, email vẫn cần có đủ những đặc tính để làm cơ sở dữ liệu sau này. Nó cũng nên cung cấp các đảm bảo về độ tin cậy của nội dung do vị trí và quyền hạn đã biết của người tạo.
Vai trò của việc xây dựng một biên bản hành chính
Biên bản chắc chắn sẽ đóng vai trò quan trọng mỗi khi tạo ra nó. Không chỉ là bằng chứng để thể hiện quá trình diễn ra giao dịch, thảo luận mà nó còn làm đại diện để khi có bất kì vấn đề không hay xảy ra sẽ dựa vào đó để giải quyết.

Ích lợi của văn bản hành chính
Đầu tiên cần nhấn mạnh lại một lần nữa tất cả những nội dung có trong văn bản hành chính đều là bằng chứng có hiệu lực pháp lý trước tòa. Một biên bản hành chính hoàn chỉnh, chi tiết thể hiện sự chuyên nghiệp trong chính cách làm việc, sự tôn trọng với pháp luật cũng như những người tham gia.
Những văn bản hành chính được tạo lập tốt sẽ tạo được sự uy tín với chính những đối thủ trong kinh doanh. Khi xảy ra những vấn đề liên quan đến tranh chấp, kiện tục thì văn bản hành chính đó sẽ giúp ích rất nhiều cho chính bạn. Đồng thời, nếu không làm tốt biên bản đó chính là lưỡi dao khiến bạn bị bồi thẩm đoàn chống lại.
Cách để tạo lập một biên bản hành chính
Vậy cách để tạo lập một biên bản hành chính cũng cần phải dựa theo một kết cấu đã được quy định rõ. Đầu tiên giống như tất cả các loại văn bản hành chính khác nhất định biên bản không thể thiếu quốc hiệu – tiêu ngữ. Đây là thành phần quan trọng, không thể thiếu, cũng như thể hiện được tính pháp lý của loại văn bản bản này.

Thứ hai đó chính là phần tên biên bản bên dưới phần quốc hiệu – tiêu ngữ. Có nhiều loại biên bản khác nhau nên cần phải nhìn kĩ tên của biên bản để có thể viết đầy đủ chính xác. Tên của văn bản ảnh hưởng đến nhiệm vụ mà loại biên bản này làm bằng chứng nên nhất định không thể phạm sai sót.
Phần bố cục chính cần chỉnh bày tất cả nội dung theo trình tự từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Thời gian cần phải theo trình tự để nội dung không bị xáo trộn, rối rắm. Văn phong sử dụng cần rõ ràng, dễ hiểu, hạn chế sử dụng từ tối nghĩa. Đặc biệt văn dùng văn phong hành chính, tránh sử dụng những động từ, tính từ thể hiện cảm xúc bên trong văn bản.
Phần kết cần có đầy đủ chữ kí của những người quan trọng tham gia hội nghị. Biên bản cần phải được công khai trước tất cả mọi người nội dung.
Bài viết trên đã giải thích biên bản là gì? Cũng như nhấn mạnh tầm quan trọng của biên bản trong vấn đề hành chính sự nghiệp. Vì vậy, nhất định cần tuân thủ đầy đủ những vấn đề trong quy định tạo lập văn bản hành chính.
► Tìm hiểu thêm những thông tin tìm kiếm việc làm mới nhất hiện nay

Bác sĩ chuyên khoa 1 là gì? Những điều cần biết về bác sĩ chuyên khoa 1
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 02-06-2023, 11:53Khi đề cập đến chuyên mục Bác sĩ chuyên khoa, chắc chắn rất nhiều người trong số chúng ta đều không xa lạ với thuật ngữ bác sĩ chuyên khoa 1. Tuy nhiên, nếu không làm việc trong lĩnh vực y tế, chúng ta có thể không hiểu rõ về thuật ngữ này. Ngoài ra,...

Hạch toán là gì? Hướng dẫn về quy trình và ý nghĩa hạch toán
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 01-06-2023, 14:11Trong lĩnh vực kế toán, hạch toán là một khái niệm quan trọng và cần thiết để phản ánh đầy đủ và chính xác về tài chính của một doanh nghiệp. Việc thực hiện hạch toán đúng cách đóng vai trò quan trọng trong việc định giá tài sản, ghi nhận các khoản thu, chi,...

E-Recruitment là gì? Tìm hiểu về khái quát ý nghĩa E-Recruitment
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 31-05-2023, 11:50E-Recruitment là một phương pháp tuyển dụng ngày càng phổ biến trong thời gian gần đây, mang đến sự linh hoạt cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên trong việc thích ứng với sự tiến bộ khoa học công nghệ và sự biến đổi trong thị trường lao động. Vậy E-Recruitment là gì và...

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoin đơn giản dễ dàng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 30-05-2023, 10:27Định dạng file PDF hiện nay rất phổ biến với tính năng bảo mật mạnh mẽ và phù hợp. Do đó, nếu bạn muốn lưu trữ hoặc chia sẻ thông tin và dữ liệu với mọi người, tạo file PDF là một lựa chọn tốt. Nếu bạn chưa biết cách thực hiện, hãy tham khảo...

Tìm hiểu khái quát về ngành Công nghệ kỹ thuật điện điện tử
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 29-05-2023, 16:14Trong khối ngành công nghệ có một ngành nghề được coi là khá khó, đó là ngành công nghệ kỹ thuật điện điện tử. Đối với ngành này thường không "lỗi mốt", cơ hội nghề nghiệp trong tương lai còn khá "hot". Tuy nhiên, ngành Công nghệ kỹ thuật Điện – Điện tử là gì...

Physical Evidence là gì? Tác động của nó đến Trải nghiệm Khách hàng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-05-2023, 11:07Khác với mô hình 4P Marketing, mô hình Marketing mix 7P là phiên bản cải tiến mới nhất gồm 3 nâng cấp mới: Process, People và Physical Evidence. Trong đó, Physical Evidence hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Vậy Physical Evidence là gì? Tác động của nó đến Trải nghiệm Khách hàng...

Associate Director là gì? Trách nhiệm của Associate Director
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 26-05-2023, 15:31Trong các tổ chức kinh doanh hay các donah nghiệp quy mô lớn, vai trò của Associate Director là không thể thiếu. Đây là một chức vị quản lý cấp cao, có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm của Associate Director là gì?...

Kỹ thuật là gì và tầm quan trọng của kỹ thuật hiện nay?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 25-05-2023, 14:48" Kỹ Thuật " là một khái niệm không hề xa lạ đối với chúng ta. Nó được nhắc tới trong hầu hết các ngành nghề khác nhau. Nhưng mà không phải ai cũng hiểu đúng và chính xác " kỹ thuật là gì ". Vậy hãy cùng Nes.timviec tìm hiểu về thuật ngữ này...

Service charge là gì? Những điều cần biết về service charge
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 24-05-2023, 11:59Trong ngành dịch vụ, bạn có thể đã nghe đến thuật ngữ "service charge" nhiều lần. Tuy nhiên, có rất nhiều người vẫn còn mơ hồ về ý nghĩa và cách hoạt động của service charge. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm Service charge là gì và những điều...

Chief executive là gì? Tổng quan về vai trò và trách nhiệm của CEO
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-05-2023, 11:09Chief Executive Officer (CEO) là vị trí quản lý cấp cao nhất trong một tổ chức hay doanh nghiệp. CEO có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đảm bảo sự phát triển và thành công của tổ chức trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta...