PO là gì? Quy trình purchase order trong bán hàng đơn giản

PO là gì? Purchase order khác invoice ở điểm nào? Quy trình sử dụng PO đơn giản trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp ra sao. Cùng tìm hiểu trong bài viết sau

PO là gì

PO là dạng viết tắt của thuật ngữ Purchase order – đơn đặt hàng. Đây là một dạng tài liệu phục vụ cho quá trình quản trị kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp được chỉ định sẵn.

Hiểu đơn giản, purchase order là một dạng hợp đồng ràng buộc giữa bên mua và bên bán về các sản phẩm hàng hóa; dịch vụ bao gồm: chi tiết về giao dịch, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm, số lượng mặt hàng, chi tiết kiểu dáng, màu sắc. Nhiều doanh nghiệp còn đưa thêm các điều khoản khác nhau về hoạt động thanh quyết toán, vận chuyển. Mỗi PO cần được đánh số duy nhất để có thể tiện hơn trong việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai.

Purchase order gồm các nội dung cơ bản nào?

Những nội dung cơ bản cần có trong đơn đặt hàng PO là gì gồm:

• Number and date: số đơn hàng, ngày lập đơn hàng
• Seller/ buyer name, contact: Thông tin người mua, người bán
• PIC
• Product description: Mô tả hàng hóa
• Quantity: Số lượng hàng hóa bên mua cần
• Quality/ specifications: Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Unit price: Đơn giá trên 1 đơn vị sản phẩm
• Total amount: Tổng giá trị hợp đồng
• Payment terms: Điều kiện thanh toán
• Delivery terms: Điều kiện giao hàng:
• Special instruction: Các điều kiện đặc biệt như: discount, FOC….
• Signature: chữ kí của 2 bên

Xem thêm: Business Analyst là gì? Bật mí những điều có thể bạn chưa biết

Ứng dụng của PO là gì trong doanh nghiệp? 

PO hiện nay là tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau của hoạt động quản lý bán hàng. Tuy nhiên, những ứng dụng phổ biến nhất của đơn mua hàng có thể kể tới:

• Tìm kiếm nguồn hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày
• Tìm kiếm những dịch vụ, tiện ích khác nhau phù hợp với hoạt động kinh doanh
• Tìm kiếm chính xác nguồn gốc xuất xứ của các sản phẩm đã nhập vào kho.
• Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng

Tại sao phải sử dụng đến purchase order?

Đối với hoạt động kinh doanh của 1 doanh nghiệp với bất cứ quy mô nào thì purchase order cũng là một tài liệu rất quan trọng. Các doanh nghiệp hiện nay cần phải sử dụng đơn đặt hàng với nhiều ký do khác nhau như:

• Kỳ vọng rõ ràng về chất lượng sản phẩm: Mỗi đơn đặt hàng mà doanh nghiệp thực hiện sẽ giúp làm rõ những yêu cầu khác nhau của bên mua dành cho nhà cung cấp. Cả hai đều có thể sử dụng PO để làm căn cứ chính xác nếu như chất lượng sản phẩm bàn giao không như mong đợi.
• Quản lý đơn hàng dễ dàng: Một đơn PO thường được sử dụng cho nhiều bộ phận khác nhau như: mua sắm, tài chính, vận hành. Vì thế, chỉ với một đơn đặt hàng cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn.
• Giúp lập ngân sách dễ dàng: Khi doanh nghiệp tạo PO, bên mua có thể tính toán các chi phí khác nhau cho việc chi trả tiền vận chuyện, các chính sách ưu đãi. Từ đó giúp quản lý ngân sách chi tiêu một cách dễ dàng hơn.
• Cơ sở pháp lý rõ ràng: Nếu như thương vụ mua bán sản phẩm chưa có hợp đồng thương mại chính thức, đơn đặt hàng có thể đóng vai trò tài liệu pháp lý chính xác. Tuy nhiên, nếu muốn PO trở thành tài liệu pháp lý rõ ràng thì bên mua cần phải có được sự đồng ý của nhà cung cấp.
• Tài liệu quan trọng trong hoạt động kiểm toán: Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên luôn cần phải tìm ra được sự khác biệt về mặt tài chính nhằm giúp doanh nghiệp có thể sửa đổi. Vì thế, việc phát hành, xử lý PO sẽ giúp cho doanh nghiệp có cơ sở chi tiêu đúng đắn để các nhân viên kiểm toán không thể làm khó được.

Điểm giống và khác nhau giữa purchase order và invoice

Giống nhau

Giữa đơn đặt hàng PO và hóa đơn mua hàng invoice đều có điểm chung dó là: cả 2 đều là những hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý. Có nghĩa là: khi đã kế kế thực hiện thỏa thuận mua bán thì cả người mua, nhà cung cấp đều cần phải thực hiện đúng các công việc mà 2 bên đã cam kết trong PO hoặc invoice.

Bên cạnh đó, cả 2 tài liệu này cũng bao gồm đầy đủ các thông tin chi tiết như: số hóa đơn, thông tin bên mua; bên bán, các điều kiện thanh toán, tổng số tiền cần thanh toán để làm căn cứ pháp lý nhằm tránh những trường hợp mất mát ngoài ý muốn.

Khác nhau

Giữa đơn đặt hàng và hóa đơn cũng có những điểm khác biệt nhất định gồm:

• Đơn đặt hàng sẽ được bên mua chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ nhất đinh. Trong khi hóa đơn sẽ được tạo bởi bên bán nhằm yêu cầu thanh toán tiền cho các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng được gửi cho bên bán, hóa đơn được gửi lại cho bên mua.
• Đơn đặt hàng sẽ cần phải liệt kê chi tiết các thông tin về thời điểm giao hàng. Trong khi hóa đơn invoice chỉ cần có: tổng giá trị đơn hàng, các điều khoản thanh toán, ngày đến hạn thanh toán là được.
• Đơn đặt hàng PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Hóa đơn sẽ được tạo lập sau khi bên mua đã thanh toán đầy đủ tiền cho bên bán.
• Purchase order cần nêu rõ chi tiết các thông tin như một hợp đồng mua bán sản phẩm; dịch vụ. Trong khi hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận việc đã bán hàng cho bên mua.

Xem thêm: [GIẢI ĐÁP] Commercial invoice là gì? Chức năng ra sao?

Quy trình sử dụng PO đơn giản trong bán hàng là gì?

Để có thể tiến hành mua bán hàng hóa, dịch vụ bằng PO. Các doanh nghiệp tùy vào tính chất loại hình kinh doanh sẽ có những quy trình mua bán bằng PO khác nhau. Tuy nhiên, các bước sử dụng PO sẽ diễn ra như sau:

• Bước 1: Bên mua tìm hiểu, quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Bên mua sẽ xuất PO sang cho bên bán. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng đơn đặt hàng điện tử nhằm tiết kiệm chi phí vận hành.
• Bước 3: Bên bán nhận được PO và xác nhận với bên mua có hay không việc đát ứng được điều kiện đặt hàng. Nếu không thể thực hiện được thì purchase order sẽ bị hủy.
• Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giai dịch thì sẽ chuẩn bị đơn hàng bằng các xuất đủ số lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất nhằm cung cấp số hàng mà bên mua đã yêu cầu theo đúng tiến độ.
• Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logisitic nhằm cung cấp các dịch vụ vận chuyển khác nhau với số purchase order mà bên mua gửi đến.
• Bước 6: Bên bán lập hóa đơn đặt hàng invoice. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để có thể kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh chóng.
• Bước 7: Bên mua sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán tiền theo các điều khoản trong đơn đặt hàng.

Trên đây là chi tiết về PO là gì? Hy vọng bài viết trên đã giúp các ứng viên có thêm kiến thức chuyên môn trong nghiệp vụ bán hàng doanh nghiệp của mình.