Những sai lầm thường xuyên gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Những sai lầm thường gặp trong việc kiểm kê hàng tồn kho thường gây những hậu quả đáng tiếc. Vậy đó là những sai lầm gì, sẽ được giải đáp trong bài viết này.

• Rủi ro kinh doanh là gì và làm thế nào để tránh được rủi ro?
• Quản lý kinh doanh: Khái niệm cơ bản cần hiểu rõ khi làm nghề

Kiểm kê hàng tồn kho là công việc mà những người đảm nhận quản lý kho hàng thường xuyên phải thực hiện. Tuy nhiên, đối với những kho hàng lớn, nhân sự không đủ thì việc dễ dàng mắc lỗi sai là không tránh khỏi. Có những lỗi sai thường xuyên gặp phải nhưng do vô ý mà không ai để ý điều này.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những sai sót thường gặp trong vấn đề kiểm kê hàng tồn kho mà những nhân viên kế toán hay mắc phải.

Những sai lầm trong kiểm kê hàng tồn kho thường gặp

Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như hiệu quả bán hàng của các doanh nghiệp kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người mắc phải những lỗi sai này bởi sự không cẩn thận, chu toàn của mình. Để giúp những người làm công việc kinh doanh có thể hạn chế bớt rủi ro chúng tôi xin liệt kê những lỗi sai trong việc quản lý hàng tồn thường gặp.

Quản lý hàng tồn kho kiểu thủ công

Hiện nay, vẫn còn nhiều nơi vẫn giữ cái lập trường quản lý hàng tồn kho theo kiểu thủ công mà xưa giờ họ vẫn dùng. Chính nguyên nhân này dẫn đến việc gặp phải nhiều sai sót trong việc kiểm kê cũng như mất rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc này.

Thời đại ngày nay là thời đại công nghệ số, việc đưa công nghệ vào hỗ trợ mọi công việc ngày càng trở nên phổ biến. Công nghệ được sử dụng vừa giải quyết vấn đề sức lao động, lại có thể kiểm soát công việc dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm trên máy tính. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, thay vì đến kho kiểm kê kiểu thủ công.

Không những vậy áp dụng phần mềm quản lý còn giúp việc tính toán dữ liệu, sửa chữa, lưu trữ trở nên nhanh hơn rất nhiều. Không những vậy bạn có thể tìm kiếm thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng bằng công cụ tìm kiếm trên máy tính. Vì vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng những phần mềm quản lý vào công việc kiểm soát kho hàng của mình.

Tác dụng của việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp bạn liên tục cập nhật được tình trạng kho hàng mọi thời điểm. Không những vậy, bạn còn có thể được thông báo về tình trạng hàng tồn kho để có thể đưa ra những phương án giải quyết hàng tồn kịp thời nhất.

Kiểm tra hàng tồn không thường xuyên

Để có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và hạn chế được những sai sót không đáng chính phải liên tục kiểm soát tình trạng kho hàng. Chỉ có như vậy bạn mới có thể kịp thời giải quyết những vấn đề liên quan đến hàng tồn hiệu quả, tránh tình trạng hàng tồn trong quá nhiều.

Việc kiểm kê hàng tồn kho nếu chỉ được thực hiện không theo định kì, mỗi năm chỉ một vài lần sẽ rất khó trong việc kiểm soát. Đặc biệt có những sản phẩm hư hỏng, quá hạn sử dụng phải đem vứt bỏ sẽ vô cùng lãng phí, thiệt hại nhiều tiền của, ngân sách. Thậm chí, chưa kể đến việc chi phí vận chuyển và xử lý hàng hóa bị hỏng còn mất rất nhiều tiền của.

Chính vậy, nhiều chuyên gia đã đưa ra lời khuyên hãy thường xuyên kiểm kê hàng tồn trong kho theo định kì thích hợp. Bạn không cần phải kiểm kê lại tất cả hàng hóa trong kho. Chu kỳ kiểm tra phụ thuộc vào từng loại mặt hàng. Ví dụ các loại thực phẩm đông lạnh cần được kiểm tra mỗi ngày, mỹ phẩm có thể kiểm kê lại sau 3 – 6 tháng.

Ngoài việc thường xuyên kiểm tra hàng tồn thì cũng nên kiểm soát những mặt hàng có sức bán tốt. Bởi lẽ, những mặt hàng sẽ luôn là sản phẩm hết nhanh khi nhập về. Vì vậy để đảm bảo hàng hóa được phân phối, tiêu thụ được cân bằng, tránh tình trạng hàng hết nhanh, hàng thừa nhiều.

Hãy kết nối những thiết bị có cài đặt phần mềm quản lý kho hàng với những máy lưu trữ dữ liệu sản phẩm, máy quét mã vạch để chúng có thể tạo sự liên kết nhất quán. Điều này cũng giúp việc kiểm soát hàng hóa trở nên thuận tiện hơn.

>> Xem thêm: Kế toán kho là gì? Chi tiết công việc của nhân viên kế toán kho

Kho hàng sắp xếp không hợp lý

Một kho chứ hàng sắp xếp lộn xộn, không theo trình tự sẽ khiến hiệu quả của việc quản lý và kiểm soát trở nên giảm sút. Một vài cách khắc phục dưới đây mong rằng sẽ hữu ích với các bạn:

• Tùy vào phương thức hoạt động của cửa hàng để sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho phù hợp, thuận tiện nhất. Những sản phẩm bán chạy, thường được khách hàng để mắt hãy để ở những nơi dễ thấy nhất. Sắp xếp hàng hóa cũng dựa theo kích thước của sản phẩm để phân loại, hoặc đặc tính của chúng.
• Ở mỗi kệ hàng trong kho đều được dán nhãn mác, ghi chú theo đặc tính hoặc nhóm ngành để dễ dàng phân loại, cũng như kiểm tra.
• Để có thể tận dụng triệt để diện tích kho hàng hãy làm những giá để hàng cao để có thể lưu trữ được nhiều nhất hàng hóa.

Bài viết trên của news.timviec.com.vn đã liệt kê những sai lầm trong việc kiểm kê hàng tồn kho mà người quản lý kho hàng hay gặp phải. Đó đều là những sai sót dễ dàng có thể khắc phục được, vì vậy nên chú ý để có những cách khắc phục hiệu quả nhất.