Kỹ năng quản lý thời gian: Các bước để quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng vô cùng quan trọng, chắc chắn không ai có thể phủ nhận điều đó. Trước khi làm việc gì bạn nên có những kế hoạch cụ thể và khoa học để tránh lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tham khảo một số gợi ý để quản lý thời gian hiệu quả, khoa học nhé!

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng văn phòng quan trọng, nhằm tổ chức, sắp xếp, lên kế hoạch để sử dụng thời gian phù hợp và hiệu quả đối với từng hoạt động cụ thể trong một ngày hoặc một khoảng thời gian nhất định của chúng ta. Thời gian một ngày học tập hoặc làm việc chỉ có hạn mà thôi, vì vậy mỗi chúng ta phải rèn luyện thật tốt kỹ năng quản lý thời gian. Chỉ có như vậy thì chúng ta mới có thể hoàn thành mọi công việc, mọi mục tiêu trong khoảng thời gian đã định.

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Tiếp nối phần định nghĩa kỹ năng quản lý thời gian là gì, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vai trò quan trọng của nó trong quá trình làm việc của chúng ta hàng ngày nhé!

Giúp tăng năng suất làm việc

Khi bạn biết quản lý thời gian hợp lý thì bạn sẽ biết việc nào nên ưu tiên làm trước, việc nào làm sau cũng được. Bạn sẽ xác định rõ ràng được rằng mình nên tập trung vào điều gì, nhờ đó mà hiệu quả và năng suất làm việc của bạn luôn ở mức cao. Một khi đã biết cách quản lý thời gian tốt, bạn sẽ không bao giờ lãng phí thời gian và công sức cho những việc “không đâu”. Bạn sẽ sắp xếp tốt mọi thứ và luôn thực hiện chúng một cách khoa học và logic nhất có thể. Tốc độ hoàn thành công việc của bạn cũng vì thế mà nhanh hơn hẳn những người không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Ngoài giúp bạn tăng năng suất công việc thì kỹ năng quản lý thời gian còn có thể giúp bạn có thêm nhiều thời gian trống để thỏa sức sáng tạo và nghĩ ra những ý tưởng mới cho công việc. Nhờ đó mà bạn sẽ càng được sếp trọng dụng hơn. Chẳng có cấp trên nào lại không hoan nghênh một nhân viên vừa làm việc gọn gàng, đâu ra đó mà lại có nhiều ý tưởng hay ho, phục vụ cho công việc cả!

Rèn luyện kỹ năng ra quyết định

Khi bạn không thể quản lý, sắp xếp thời gian của bản thân một cách hợp lý thì bạn sẽ luôn cảm thấy mọi thứ rối tung lên, bạn luôn thấy áp lực và từ đó thường đưa ra những quyết định sai lầm bởi vì bạn đâu có nhiều thời gian để suy xét về quyết định của bản thân đâu. Ngược lại nếu bạn biết cách sử dụng thời gian hợp ký thì bạn không chỉ cảm thấy nhẹ nhàng, bớt áp lực mà còn có đủ thời gian để suy ngẫm về những quyết định mình sẽ đưa ra. Bạn sẽ tạo ra được những quyết định sáng suốt, hợp lý bởi bạn đã dành thời gian suy xét về nó trước đó.

Hạn chế thói quen xấu đồng thời tạo động lực để hành động

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn dần loại bỏ được những thói quen xấu ở nơi công sở như: trì hoãn công việc, chậm deadline, đổ lỗi cho hoàn cảnh khi gặp vấn đề… Ngoài ra, khi bạn biết cách sử dụng thời gian hợp lý thì chính bản thân bạn sẽ có thêm động lực để bắt tay vào những dự án mới mà bạn đã lên kế hoạch và mục tiêu rất cẩn thận trước đó.

Tham khảo thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp?

Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Bạn đã hiểu kỹ năng quản lý thời gian là gì và vai trò của nó, vậy thì tiếp theo đây chúng ta hãy cùng đọc và ghi nhớ các bước để quản lý thời gian hiệu quả nhé!

Hiểu được tầm quan trọng của thời gian

Ông cha ta xưa đã đúc kết được những câu nói như: “Thời gian là vàng bạc” hay “Thời giờ thấm thoát thoi đưa/Nó đi đi mãi có chờ đợi ai”… để khẳng định về tầm quan trọng của thời gian và việc sử dụng thời gian hợp lý. Thời gian là vàng bạc mà thứ “vàng bạc” ấy không phải là vô tận, một khi chúng ta để mất nó là không bao giờ lấy lại được.

Vì thế, mỗi chúng ta đều phải trân trọng thời gian và học cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thật tốt. Đừng lãng phí nó vào những việc không xứng đáng, hãy tận dụng để làm được thật nhiều điều có ích cho bản thân bạn và những người xung quanh. Dù bạn là ai đi chăng nữa thì cũng phải học cách quản lý thời gian và xác định cho bản thân phương thức phân bổ thời gian hợp lý.

Lập list những việc cần làm

Sau khi bạn đã hiểu được tầm quan trọng của thời gian thì việc tiếp theo nên làm chính là lập ra danh sách những việc cần làm. Sau khi đến chỗ làm, bạn hãy dành ra khoảng 10 đến 15 phút để “phác” ra những nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày và khoảng thời gian cần để hoàn thành từng việc trong list đó. Hãy nhớ đừng ham hố mà lập danh sách quá dài nhé!

Một list công việc dài đến vài trang giấy chỉ khiến bạn nhìn vào đã thấy ngán ngẩm thôi. Bạn sẽ phải dành thời giờ để ngồi lọc ra những việc cần làm và thời gian để làm việc cũng vì thế mà bị rút ngắn đi đó! Hãy lập một danh sách vừa phải, không quá dài nhưng cũng đừng quá qua loa. Chọn ra khoảng 5 đến 6 công việc bạn cần làm và tập trung vào chúng thì hiệu quả công việc của bạn sẽ luôn cao.

Dành sự ưu tiên cho những việc quan trọng

Bạn chỉ có một cái đầu và 2 tay 2 chân để làm việc thôi. Bạn không thể biến bản thân thành “ba đầu sáu tay” để ôm đồm tất cả mọi việc về phần mình được! Ép buộc bản thân kiểu đó chỉ khiến bạn chẳng bao giờ hoàn thành được hết công việc. Hãy dành sự ưu tiên cho những công việc bạn cảm thấy quan trọng và cần làm ngay, còn những việc chưa cần gấp hay không quá quan trọng thì bạn có thể làm chúng sau cũng được. Cứ như vậy thì công việc của bạn sẽ luôn trôi chảy và tuần tự, bạn sẽ không bị “rối trí” rồi bị chìm nghỉm trong “núi” công việc bất tận!

Qua bài viết này, News Timviec đã đề cập đến rất nhiều thông tin hữu ích và thú vị liên quan đến kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Hi vọng đây chính là thông tin bạn đang tìm kiếm!

Bài viết liên quan: 

• Kỹ năng thuyết trình: Những điều cần biết để làm chủ đám đông
• Kỹ năng đàm phán là gì? Bí quyết để đàm phán thành công