Hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự

HCNS là viết tắt của thuật ngữ Hành chính nhân sự – vị trí công việc quan trong cả tất cả các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vậy công việc cụ thể của bộ phận HCNS là gì? Theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp nhé!

TẠO CV HCNS NGAY TẠI ĐÂY!

Khái niệm hành chính nhân sự là gì?

HCNS là thuật ngữ viết tắt của Hành chính nhân sự – bộ phận quan trọng giúp cấu thành nên một doanh nghiệp, công ty, tổ chức hoàn chỉnh. Bất kì một doanh nghiệp, công ty nào hoạt động hiện nay cũng phải cho mình một bộ phận nhân sự riêng để quản lý các công việc hành chính. Bộ phận HCNS thường được ví như là xương sống của công ty, doanh nghiệp chuyên quản lý nhân viên.

Hành chính quản lý nhân sự được chia làm 3 hoạt động đó là, cụ thể như sau:

• Hoạt động quản lý bao gồm những hoạt động như tổ chức công việc, hoạt định nguồn lực của công ty để có kế hoạch tốt cho việc lựa chọn và bố trí nhân lực sao cho hợp lý.
• Hoạt động phát triển gồm các hoạt động như đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẵn có của doanh nghiệp, lựa chọn và bố trí nhân lực một cách hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
• Hoạt động xây dựng gồm xây dựng những chính sách về tiền lương, thưởng và những khoản phúc lợi cho nhân viên.

Nhân viên HCNS cần làm những công việc gì ?

Đối với vị trí hành chính nhân sự, nhân viên cần làm những công việc cụ thể sau: 

Quản lý các văn kiện, giấy tờ, hồ sơ

• Tiếp nhận các công văn, giấy tờ đề nghị, các đơn thư, các văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty, doanh nghiệp
• Giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn được giao, lưu trữ các văn bản vào kho dữ liệu 
• Tiếp nhận các giấy tờ có thông tin của nhân sự doanh nghiệp
• Theo dõi, quản lý các hoạt động liên quan đến văn hóa của doanh nghiệp
• Theo dõi các văn bản liên quan đến chế độ lương và thưởng của nhân sự trong công ty

Quản lý các tài sản và thiết bị chung của công ty

• Theo dõi, quản lý và bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận nhân sự
• Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu 
• Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, đổi mới thiết bị, máy móc. Nếu thiết bị hư hỏng, cần đề xuất thay mới

Lưu giữ các hồ sơ lao động, cơ sở dữ liệu

• Quản lý các hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. 
• Lưu trữ hồ sơ hợp đồng lao động đã được ký kết giữa nhân sự và doanh nghiệp

Hỗ trợ công tác lễ tân

• Tiếp đón khách hàng khi đến công ty
• Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi điện thoại hoặc trực tiếp
• Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty, các sự kiện nội bộ nhằm phát triển văn hóa doanh nghiệp

Xử lý bảng lương

• Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng lương. 
• Theo dõi bảng chấm công
• Làm danh sách lương và thưởng hàng tháng
• Thực hiện chi trả
• Thanh toán lương đúng hạn.

Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? Công việc chính của họ là gì?

Những yêu cầu đối với nhân viên HCNS là gì?

Những kỹ năng một nhân viên HCNS cần có

Để có thể trở thành một nhân viên HCNS luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, có cơ hội thăng tiến trong công việc nhất định cần phải đáp ứng đủ một số kỹ năng sau:

• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian hợp lý, xây dựng lịch trình khoa học, logic
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, phần mềm quản lý, xử lý tốt các văn bản, bảng tính
• Cần có kỹ năng giao tiếp tốt, năng động, linh hoạt trong việc xử lý các tình huống xảy ra khi thực hiện nhiệm vụ
• Có những kinh nghiệm kế toán cơ bản, đặc biệt là trong các khoản phải trả, phải thu

Yêu cầu về trình độ, năng lực

Yêu cầu về trình độ học vấn đối với các nhân viên thuộc bộ phận HCNS ít nhất phải có bằng cử nhân Cao đẳng liên quan đến lĩnh vực hành chính, quản lý nhân sự. Với những người có bằng cấp đại học chính quy cùng các chứng nhận, văn bằng chuyên nghiệp về quản lý văn phòng, lưu trữ thông tin, quản trị nhân sự sẽ là điểm cộng khi tham gia tuyển dụng.

Kinh nghiệm làm việc

Khi tuyển dụng hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự từ 1 năm trở lên. Bởi lẽ các công việc thuộc bộ phận HCNS luôn cần đến sự cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác gần như tuyệt đối. Vậy nên, chỉ những người đã có kinh nghiệm làm việc mới nhanh chóng nắm bắt công việc, thực hiện công việc hoàn thành tốt nhất.

Tuy nhiên, vẫn sẽ có những doanh nghiệp chấp nhận những ứng viên không có kinh nghiệm làm việc trong CV để đào tạo. Nên những bạn trẻ tốt nghiệp chuyên ngành hành chính nhân sự, hãy nắm bắt cơ hội để có thể được học tập kinh nghiệm làm việc tốt nhất nhé!

XEM NGAY VIỆC LÀM HCNS ĐANG TUYỂN DỤNG!

Mức lương của nhân viên HCNS

Được đánh giá là công việc có mức thu nhập trung bình so với mặt bằng chung khá cao. Hiện nay, mức lương dành cho những người làm việc trong lĩnh vực này dao động cụ thể: 

• Mức lương khởi điểm của sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm thuộc bộ phận này sẽ 5 – 7 triệu đồng/tháng
• Đối với người có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm trở lên có mức lương dao động từ 8 – 10 triệu đồng/tháng 
• Đối với vị trí quản lý cấp trung, nhân sự cao cấp, trưởng nhóm: 9 – 14 triệu đồng/tháng

=> Mức thu nhập sẽ còn cao hơn đối với những người có năng lực, kinh nghiệm và bằng cấp cao, khả năng ngoại ngữ lưu loát, mức thu nhập có thể lên đến 30 triệu đồng/tháng 

Xem thêm: Mức lương Trưởng phòng Nhân sự và công việc cần làm hàng ngày

Cơ hội việc làm của HCNS là gì?

Như những phân tích ở trên có thể thấy rằng hành chính nhân sự là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp. Chính điều này đã tạo nên một cơn sốt về tuyển dụng nhân viên cho bộ phận này.

Nhiều nhà tuyển dụng của các công ty lớn đã có nhiều chính sách đãi ngộ tốt để chiêu dụ nhân viên tại bộ phận hành chính nhân sự. Với những chế độ đãi ngộ về mức lương, như doanh nghiệp sẵn sàng trả lương cao cho những ứng viên đã có kinh nghiệm, có khả năng đảm nhận nhiều công việc.

Xem thêm:  4 cách viết CV ngành nhân sự “dễ ợt”, công ty nào cũng nhận

Người làm HCNS là gì sẽ có môi trường làm việc chuyên nghiệp, làm giờ hành chính và được làm việc trong các văn phòng đẹp. Đây được xem là công việc ổn định và có cơ hội thăng tiến tốt. Ngoài ra khi đã làm nhân viên chính thực thì được đóng đầy đủ các loại như BHXH, BHYT…

Các trường đào tạo ngành hành chính nhân sự

Không ít các trường Đại học đào tạo ngành học này. Một số trường được đánh giá cao trong đào tạo ngành hành chính nhân sự hiện nay trên toàn quốc như:

Các trường khu vực phía Bắc

• Đại học Kinh tế quốc dân
• Đại học Thương mại xét
• Đại học Nội vụ
• Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
• Đại học Công nghiệp Hà Nội

Khu vực phía Nam

• Đại học Kinh tế – Tài chính TPHCM
• Đại học Lao động – Xã hội
• Đại học Sài Gòn xét
• Đại học Hoa Sen

Khu vực khác

• Đại học Kinh tế – Đại học Huế
  Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng

Qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích về khái niệm HCNS là gì? Hi vọng rằng, những chia sẻ trên đã giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện nhất về công việc thuộc lĩnh vực hành chính nhân sự. Nếu có bất kì thắc mắc gì liên quan đến tìm việc làm hành chính văn phòng bạn đọc có thể liên hệ qua email: [email protected] để được giải đáp nhé!