Chiêu thức viết email bằng tiếng Anh để nhà tuyển dụng đánh giá cao

Trong thời buổi hiện đại, một lá thư xin việc viết bằng ngôn ngữ Anh là rất cần thiết. Tùy vào từng ngành nghề, lĩnh vực cụ thể sẽ quyết định ứng viên có nên hoặc phải gửi email bằng tiếng Anh cho nhà tuyển dụng hay không?

• Xin việc công ty nước ngoài, phải biết viết sơ yếu lý lịch bằng tiếng Anh
• Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất 2019

Nắm chắc những nguyên tắc viết CV tiếng Anh trong bài viết này sẽ giúp bạn nhanh chóng lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng.

Cần phân biệt rõ ràng 2 khái niệm: Hồ sơ xin việc và Thư xin việc

Hồ sơ xin việc (CV)

CV (Curriculum Vitae) là hồ sơ xin việc, trong đó tóm tắt những thông tin về bản thân bạn như: học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm,… Tùy vào địa điểm, lĩnh vực nghề nghiệp và yêu cầu nơi bạn gửi hồ sơ xin việc, CV sẽ được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau.

Ở Việt Nam, người xin việc chủ yếu viết CV ở 2 dạng ngôn ngữ cơ bản là tiếng Việt và tiếng Anh. Hồ sơ xin việc thường được gửi đến nhà tuyển dụng bằng cách nộp trực tiếp hoặc qua email bằng tiếng Anh và các thứ tiếng khác.

Khi muốn đầu quân vào các tập đoàn nước ngoài hoặc các doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực phải sử dụng tiếng Anh như: phiên dịch viên, kỹ thuật viên cao cấp, chuyên viên PR, báo chí quốc tế, phi công, tiếp viên hàng không… các ứng viên thường được yêu cầu gửi CV bằng tiếng Anh. Hoặc nếu bạn là người chủ động tìm đến công việc mình mong muốn, tùy theo trình độ và khả năng, bạn sẽ tự quyết định có viết hồ sơ xin việc bằng ngoại ngữ hay không? Nhìn chung, CV tiếng Anh rất phổ biến và được nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên chọn lựa.

Thư xin việc

Khác với bản CV, thư xin việc là lời bạn muốn nhắn gửi đến nhà tuyển dụng được viết trong email gửi kèm với hồ sơ của bạn. Nhiều người cho rằng viết thư xin việc chỉ thêm rắc rối nhưng sự thực là nếu bạn không có những dòng chào hỏi hay bổ sung nào vào email thì nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn “hơi nhạt nhẽo” và có phần bất lịch sự.

Một bức thư xin việc đầy đủ sẽ tạo sự ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng của bạn. Bên cạnh đó, nó giúp bạn nhắc lại thông tin lần nữa về mình, đồng thời nhấn mạnh sự cầu thị, thiện chí làm việc của bạn ở công ty họ. Phần này cũng bổ sung thêm thông tin liên lạc của bạn để nhà tuyển dụng có thể gọi cho bạn khi họ đồng ý cho bạn vào vòng phỏng vấn. Cũng giống như CV xin việc, thư xin việc được viết bằng tiếng Việt, tiếng Anh và ngôn ngữ khác tùy trường hợp, hoàn cảnh cụ thể.

Khi nào cần viết email xin việc bằng tiếng Anh

Có thể tóm gọn lại, một email gửi đến nhà tuyển dụng sẽ gồm 2 phần: hồ sơ kèm theo thư xin việc. Mục đích của việc này là để cung cấp cho nhà tuyển dụng tất tần tật thông tin về học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm công việc của bạn, để khẳng định rằng bạn có thực sự là người có chuyên môn nghề nghiệp mà họ cần tìm hay không.

Một lá thư xin việc bằng tiếng Anh được đầu tư kỹ lưỡng là cách PR bản thân hiệu quả nhất. Nếu bạn đã có chuyên môn giỏi, cách viết đơn xin việc tiếng Anh còn thể hiện trình độ ngoại ngữ của bạn. Thông thạo từ vựng, chuẩn chỉnh ngữ pháp, nội dung trôi chảy, ngắn gọn, xúc tích sẽ khiến nhà tuyển dụng muốn “chiêu mộ” ngay bạn kể từ khi họ mở hộp thư email.

Chiêu thức viết email bằng tiếng Anh để được đánh giá cao

Các ứng viên đang chuẩn bị gửi thư xin việc của mình nên lưu ý 3 mục sẽ được trình bày trong phần này. Không chỉ là sự gợi ý, nguyên tắc khi viết thư xin việc, đây còn là bí quyết giúp bạn thành công 100 % trong quá trình tạo và gửi email đến nhà tuyển dụng.

1. Bí quyết để nhà tuyển dụng “hứng thú” khi đọc tiêu đề thư xin việc của bạn

Một bản CV đầy thành tích nhưng nội dung thư gửi lại cứng nhắc và cường điệu hóa quá mức sẽ gây “ngán ngẩm” cho người tuyển dụng. Vì thế, bạn hãy học cách viết thật đơn giản thôi, dù là tiếng Anh hay Việt. Mỗi ngày, có tới hàng trăm, thậm chí hàng ngàn ứng viên gửi đơn xin việc tới các tập đoàn lớn, họ không có thời gian để ngồi đọc kỹ lưỡng các con chữ trong thư của bạn, trừ khi là họ cảm thấy hứng thú ngay từ đầu. Vậy nên bạn chỉ có vài giây để thu hút họ ngay khi thấy dòng tiêu đề email.

Thay vì liệt kê: Tôi tên là, Ở đâu, Số điện thoại,… ở phần tiêu đề, hãy bắt đầu với việc “Thư xin việc vị trí…. Cảm ơn Anh/chị đã quan tâm đến thư xin việc này của tôi”. Người tuyển dụng sẽ cảm thấy ấn tượng với bạn ngay lập tức và không chần chừ mở email ra đọc. Hãy nhớ, người đọc email sẽ thấy khó chịu ngay với phần mở đầu khô khan và cường điệu hóa bản thân.

2. Bố cục hoàn hảo trong một lá thư xin việc tiếng Anh

Trước khi bắt đầu viết email xin việc, hãy kiểm tra hướng dẫn của nhà tuyển dụng. Một số công ty thích CV được đính kèm, một số khác lại không, họ muốn hồ sơ của bạn được viết luôn trong nội dung thư vì sợ các file đính kèm dính virus. Bên cạnh đó, độ dài thư xin việc chỉ nên ngắn gọn trong một trang A4, size chữ 12, căn lề trái – phải đồng nhất để đảm bảo nội dung được xúc tích, ngắn gọn.

– Phần địa chỉ liên hệ

Hãy nhớ, đi cùng một thư xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp là một email chuyên nghiệp. Những email có tên kiểu [email protected] sẽ khiến nhà tuyển dụng loại bạn từ vòng “gửi xe”. Bạn nên đưa ra địa chỉ, số điện thoại, email cụ thể, rõ ràng và nghiêm túc để công ty có thể dễ dàng liên hệ lại cho bạn khi trúng tuyển. Bố cục chuẩn của phần mở đầu email xin việc tiếng Anh có dạng như sau:

Le Thu Ha

120 Dinh Thon street
My Dinh ward, Nam Tu Liem district, HN city, Vietnam
032326678
[email protected]

             July 31 2019

             Mr. David Nguyen
Hiring Interior Design
NTC Furniture Company
10 Tran Thai Tong, Cau Giay district, HN city

– Phần giới thiệu bản thân

Thay vì sử dụng các cụm từ chung chung như Dear Madam hay Dear Sir để mở đầu bức thư xin việc, hãy tạo ấn tượng bằng cách tìm hiểu để biết rõ người trực tiếp tuyển dụng bạn là ai và gửi lời chào đến họ trong mở đầu bức thư, chẳng hạn: Dear Mr. Trung Duc/ Dear Mis. Minh Tam,… Tuy là chi tiết nhỏ nhưng sẽ giúp người tuyển dụng của bạn cảm thấy họ được tôn trọng khi nhận email.

Sau lời chào, hãy viết một đoạn trình bày cho họ biết bạn muốn ứng tuyển vị trí nào, tại sao bạn biết đến thông tin tuyển dụng. Viết tóm tắt vài câu về bản thân và mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Hãy nhớ luôn viết bằng ngữ điệu chừng mực, lịch sự và tránh khoe khoang bản thân.

Sử dụng một số mẫu câu như: “I am writing this letter to apply for a position…” (Tôi viết thư này muốn ứng tuyển vị trí…); “I know this job by means…” (Tôi biết tin tuyển dụng này qua phương tiện…) hay “I believe that my qualifications and abilities are completely in line with the position” (Tôi tin rằng trình độ và khả năng của mình hoàn toàn phù hợp với vị trí này),….

– Phần mô tả kinh nghiệm bản thân

Phần này khá quan trọng nhưng không có nghĩa là bạn bê nguyên từ CV của mình ra. Hãy nói qua về kinh nghiệm, những điểm nhấn quan trọng nổi bật để cho họ thấy về bạn trước khi quyết định tải xuống file CV. Điểm quan trọng là trình bày xúc tích để nhà tuyển dụng cảm thấy thích thú về bạn. Một số mẫu câu cơ bản được dùng trong phần này: “The strength I can help the company’s …” (Điểm mạnh mà tôi có thể giúp cho công ty là…);  “I am confident that my skills in…would be the key to solve…”(Tôi tin rằng kỹ năng về….sẽ là chìa khóa giúp tôi giải quyết…)

– Phần kết thúc thư xin việc

Hãy tóm lại bằng việc bạn tha thiết muốn có cơ hội được phỏng vấn trực tiếp. Mong họ có thể phản hồi lại thư xin việc với kết quả tích cực nhất cũng như ngày, giờ, địa điểm cụ thể của buổi phỏng vấn. Đừng quên cảm ơn họ đã dành thời gian xem thư của bạn. Một số mẫu câu được dùng như: “I look forward to receiving feedback from the company soon” (Tôi rất mong nhận được thư phản hồi sớm từ công ty); “Thanks for taking time to read the letter” (Cảm ơn đã dành thời gian đọc thư),…

3. Hãy nhớ viết thư cảm ơn sau khi phỏng vấn

24h sau khi phỏng vấn trực tiếp, một email phản hồi khi kết thúc gặp gỡ nhà tuyển dụng không tốn kém quá nhiều công sức của bạn nhưng biết đâu sẽ là điểm cộng vào bài phỏng vấn để họ xem xét tốt hơn về bạn. Ngoài ra, điều này cũng thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn rất tôn trọng họ và buổi phỏng vấn, dù bạn có được nhận hay không.

Trong nội dung thư cảm ơn, hãy đề cao ích lợi buổi phỏng vấn đối với bạn. Nhắc lại và khẳng định bạn yêu thích công việc mình dự tuyển và thể hiện mong muốn được hợp tác. Các cụm từ thường được dùng như: “I look forward to…” (Tôi rất mong đợi…); “Please respond at your earliest convenience” (Xin hãy hồi âm ngay khi có thể). Đồng thời, hãy hỏi họ những yêu cầu cho cuộc phỏng vấn tiếp theo hoặc buổi đi làm đầu tiên.

Kết lại, một email bằng tiếng Anh để xin việc rất cần sự sáng tạo của riêng bạn. Ngôn từ càng phong phú, chân thật và rõ ràng càng thể hiện trình độ của bạn tốt đến mức nào. Không có quy chuẩn, công thức nào giúp bạn tuyệt đối 100% vì yêu cầu mỗi lĩnh vực, ngành nghề là khác nhau. Quan trọng là hãy viết thư xin việc như chính lúc bạn thực hiện đam mê của mình. Chúc bạn thành công!

Nguồn: https://timviec.com.vn/