Những điều cần biết trong kế toán Excel là gì để nâng cao hiệu suất?

Trong thời đại công nghệ hiện nay, kế toán Excel đã là một công cụ không hề xa lạ, đóng góp rất nhiều cho quá trình công tác của một kế toán viên trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn nhiều.

Vai trò của kế toán Excel

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán trong thời đại 4.0, việc học kế toán Excel là điều vô cùng cần thiết vì nó đã trở thành thao tác không thể thiếu mà bất cứ ai cũng cần thuần thục, càng có kỹ năng tốt thì công tác kế toán lại càng trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Do hệ thống thông tin hiện nay đã dần dần được dữ liệu hóa bằng những văn bản máy tính nên ứng dụng Excel trong công việc kế toán lại càng trở nên phổ biến, đem tới hiệu quả cao mà chi phí thấp.

Bằng những thuật toán mà Excel cung cấp, các nhiệm vụ cơ bản của kế toán đều có thể được thực hiện dễ dàng ví dụ như:

• Ghi nhận và lưu trữ thông tin
• Kiểm tra đối chiếu
• Tính toán và tổng hợp số liệu
• Thao tác thiết lập sổ sách, chứng từ hay các loại báo cáo cần thiết…

Excel giúp kế toán viên hoàn thành công việc một cách dễ dàng và có tính chính xác cao hơn so với những thao tác tính toán, tổng hợp thủ công khác. Các công cụ thông minh còn hỗ trợ chúng ta sao chép phép tính từ bảng số liệu này áp dụng trực tiếp lên bảng số liệu khác, nhanh chóng có kết quả cần thiết.

Do đó, nhiều đơn vị lựa chọn Excel làm công cụ hỗ trợ hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn hẳn so với việc thuê nhiều nhân viên kế toán thao tác thủ công, hoặc bỏ tiền mua các phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Từ đó, có thể thấy vai trò chủ đạo của Excel trong công tác quản lý các hoạt động và tình hình tài chính của mỗi một đơn vị.

Thao tác trên công cụ này cũng đơn giản, dễ hiểu và dễ ghi nhớ nên ai cũng có thể tự học kế toán Excel, hoặc tham gia những khóa đào tạo chuyên nghiệp nếu muốn, để nâng cao hiệu suất lao động của mình.

Một số kỹ năng cần thiết trong kế toán Excel

Để thúc đẩy hiệu quả công tác cao hơn và sử dụng thành thạo các thao tác trong công cụ Excel, kế toán viên cần biết một số kỹ năng quan trọng sau đây.

Thuộc nằm lòng hệ thống phím tắt liên quan tới nghiệp vụ

Excel cũng như nhiều công cụ khác của Microsoft, luôn tích hợp rất nhiều phím tắt với hệ thống thao tác nhanh gọn, dễ dàng, giúp ích cho người sử dụng một cách hiệu quả để đẩy mạnh hiệu quả công việc. Do đó, kế toán viên cần thực hành và thuộc nằm lòng các tổ hợp đa dạng có liên quan tới nghiệp vụ mà mình thường xuyên phải sử dụng.

Biết cách ứng dụng biểu đồ vào trình bày nội dung

Trong thanh công cụ Insert của Excel có hỗ trợ rất nhiều dạng biểu đồ để kế toán lựa chọn khi ghi nhận các loại thông tin sao cho phù hợp như dạng cột, dạng đường kẻ, dạng biểu đồ quạt hoặc cột ngang… Nếu biết ứng dụng thông minh, các báo cáo của kế toán hàng tháng sẽ dễ hiểu, giúp người đọc dễ nắm bắt trọng tâm thông tin hơn nhiều.

• Biểu đồ dạng kẻ: thể hiện xu hướng và sự thay đổi lên xuống của giá trị
• Biểu đồ dạng tròn: thể hiện được yếu tố phần trăm trên tổng thể của một số bộ phận thành tố
• Biểu đồ dạng cột: thể hiện giá trị tại những khoảng thời điểm khác nhau…

Học cách dùng tính năng Pivot Table

Excel cung cấp tính năng này như một công cụ hữu hiệu để tóm tắt dữ liệu một cách thông minh khi thông tin của bạn nằm dưới dạng list (danh sách). Tính năng này sẽ giúp bạn tổng hợp dữ liệu theo từng nhu cầu, theo hàng, theo cột hoặc theo giá trị, có thể tính tổng, tính trung bình hoặc áp dụng các công thức khác.

Ngoài ra, để định hình dữ liệu, bạn cũng có thể tạo ra các trường (Fields) hoặc items riêng biệt của mình theo một công thức nào đó liên quan trực tiếp tới nghiệp vụ.

Thành thạo thao tác Formula Auditing Toolbar

Đây là thanh công cụ cung cấp hàng loạt chức năng kiểm tra những công thức hỗ trợ nghiệp vụ kế toán mà Excel cung cấp. Nó sẽ giúp người thực hiện tiến hành rà soát những dữ liệu sai, kết quả sai, tìm lỗi trong quá trình thực thi để có thể khắc phục nhanh chóng nhất.

Có thể thấy rằng, bằng những tính năng đơn giản nhưng dễ sử dụng của mình, kế toán Excel đã trở thành người trợ thủ đắc lực trong các nghiệp vụ kế toán và giúp các ứng viên kế toán tìm được việc làm phù hợp.

Bài viết cùng chủ đề:

• 7 nguyên tắc kế toán cơ bản mà kế toán chuyên nghiệp bắt buộc phải biết
• Lương kế toán hiện nay cao hay thấp? Có những yếu tố nào quyết định?

T.P