[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel
Là một trong số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong các vấn đề của công việc hiện nay như thế nào?
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một email dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này cho phép người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn có thể tự động gửi nội dung email một cách nhanh gọn nhất.
► Xem ngay: Cách viết mail xin việc khiến doanh nghiệp không thể ngó lơ
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng có thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.
Mail merge trong excel là gì?
Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao mà không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:
- Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập.
- Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản.
- Công thức để truy xuất dữ liệu tại ô tính bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect.
- Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.
Cấu trúc mail merge
Để có thể bắt đầu cách dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy vào nội dung và nguồn dữ liệu mà cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra hàng loại các thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
- Họ tên, địa chỉ người nhận email
- Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge
Trong các bức thư có dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà người dùng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:
- Bản tổng hợp danh bạ người gửi
- Bản tính trong excel
- Một bảng tính được lập trong word
- Các văn bản có cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…
Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung mà bạn thấy trong các email có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với các thông tin cơ bản như:
- Họ tên, địa chỉ người gửi mail
- Họ tên, địa chỉ người nhận mail
- Nội dung chính của lá thư điện tử…
Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung thay đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một cách hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để có cách tạo mail merge cho mình.
- Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 2 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 2](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-2.jpg)
- Bước 2: Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients“
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 3 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 3](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-3.jpg)
- Bước 3: Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 4 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 4](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-4.jpg)
- Bước 4: Lúc này, giao diện màn hình sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 5 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 5](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-5.jpg)
- Bước 5: Sau khi hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 6 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 6](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-6.jpg)
- Bước 6: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
![[Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 7 [Hướng dẫn] Cách sử dụng mail merge đơn giản trong Word, Excel - Ảnh 7](https://img.timviec.com.vn/2020/07/mail-merrge-la-gi-7.jpg)
- Bước 7: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc quá trình.
► Tham khảo thêm: Cách căn lề trong Word cực chuẩn để có một văn bản đẹp
Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel
Để có thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này khá giống với các dang mã được dùng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn nên đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn có tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị thay đổi.
Trên đây là một số chia sẻ của Newstimviec về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là cách thức sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh chóng nhất phục vụ cho các công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở

Ngắt trang trong Word dễ dàng, mgười mới cũng làm được
Kỹ Năng Văn Phòng 14-01-2021, 18:23Trong quá trình làm việc với Microsoft office word, người dùng đôi khi sẽ muốn kiểm soát số lượng dòng trong văn bản một cách chính xác hơn. Lúc này, tính năng ngắt trang trong word sẽ giúp đỡ cho bạn rất nhiều. Ngắt trang trong word là gì? Để có thể hiểu rõ hơn...

Cách giảm dung lượng ảnh trên mọi thiết bị mà không giảm chất lượng
Kỹ Năng Văn Phòng 05-01-2021, 17:27Làm thế nào để vừa giảm dung lượng ảnh như JPG, PNG,... mà vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh không giảm? Thực tế cách xử lý hình ảnh này không hề khó với nhiều công cụ hỗ trợ từ online đến offline, đơn giản từ smartphone hoặc chỉnh sửa hình ảnh trên máy tính....
![[Tiết lộ] Top những công việc siêu HOT làm tại nhà có thể bạn chưa biết](https://img.timviec.com.vn/2020/07/viec-lam-o-nha.jpg)
[Tiết lộ] Top những công việc siêu HOT làm tại nhà có thể bạn chưa biết
Kỹ Năng Văn Phòng 04-01-2021, 18:01Hiện nay, các công việc làm tại nhà đang là xu hướng mà rất nhiều người yêu thích. Vậy bạn có biết, top những công việc "hot" làm tại nhà luôn được săn đón không? Hãy theo dõi bài viết này để được bật mí nha! Trong thời điểm mà dịch bệnh Covid-19 đang có...

Mở thước trong word: Cách sử dụng thước với mọi phiên bản
Kỹ Năng Văn Phòng 16-12-2020, 17:08Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc có thanh thước sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng căn chỉnh, định dạng văn bản hơn. Vì vậy, làm thế nào để có thể mở thước trong word? Cách mở thước trong word 2010 Để tiến hành cách mở thước trong word hiện nay rất...

Học Quản Trị Khách Sạn Ra Trường Làm Gì?
Kỹ Năng Văn Phòng 14-11-2020, 12:16Một công việc cực thú vị luôn nhé mọi người! Sản xuất bởi: EyePlusMedia Thời lượng: 1 phút 25 giây Copyright by EyePlusMedia ☞ Do not Reup https://www.youtube.com/watch?v=DNyVdIH5Ikg Các sinh viên tốt nghiệp ngành khách sạn không còn lo lắng về cơ hội việc làm trong tương lai rồi đúng không nào? Xem thêm: Quản...

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel thông dụng nhất cho PC & online
Kỹ Năng Văn Phòng 11-11-2020, 10:23Có rất nhiều cách xuống dòng trong Excel. Nếu nắm được phương pháp xử lý dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng thao tác các file tính vừa đảm bảo khoa học, vừa gọn gàng, dễ nhìn hơn. Vậy, hãy cùng News.timviec khám phá nhé. Sử dụng tổ hợp phím tắt trong Wins và...

Winword là gì? Điều cần biết về phần mềm soạn thảo văn bản Word
Kỹ Năng Văn Phòng 02-11-2020, 18:38Winword là gì? Thuật ngữ này là cách gọi khác của phần mềm Microsoft Word. Vậy để hiểu rõ hơn về cách gọi đặc biệt này cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé! Khái niệm winword [caption id="attachment_71857" align="aligncenter" width="600"] Winword là cách gọi khác của Microsoft Word[/caption] Winword là gì?...

Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản
Kỹ Năng Văn Phòng 27-10-2020, 16:07Nắm được định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp tiết kiệm được thời gian xử lý dữ liệu của bạn. Tuy nhiên,với nhiều cách hiển thị trên Excel với cùng một thông tin dẫn đến việc xử lý trở nên phức tạp hơn. Trong bài viết này News.timviec sẽ hướng dẫn bạn cách thao...

Hướng dẫn cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Word, Excel
Kỹ Năng Văn Phòng 26-10-2020, 17:45Chuyển chữ thường thành chữ hoa là thao tác thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản. Vậy thao tác chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Word và Excel thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây! Tại sao lại cần chuyển chữ thường thành chữ...
![[Bật mí] Cách ghép ảnh trên máy tính đơn giản, nhanh chóng](https://img.timviec.com.vn/2020/07/116369306_899873913857946_6753157478143071096_n-1.jpg)
[Bật mí] Cách ghép ảnh trên máy tính đơn giản, nhanh chóng
Kỹ Năng Văn Phòng 26-10-2020, 17:12Cách ghép ảnh trên máy tính là một trong những thao tác có nhiều phương pháp thực hiện. Tuy nhiên, với những tay "gà mờ" công nghệ thì đó vẫn là vấn đề khiến họ gặp khó khăn. Vậy cùng News.timviec theo dõi bài viết để nắm được thao tác cơ bản về việc ghép...