Chữ ký điện tử là gì? Quy định về chữ ký số điện tử doanh nghiệp cần biết

Chữ ký điện tử là gì? Có những quy định pháp luật về chữ ký số điện tử nào mà doanh nghiệp cần chú ý. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau 

Chữ ký điện tử là gì? 

Theo khoản 1, điều 21 luật giao dịch điện tử 2005: chữ ký điện tử là dạng thông tin đi kèm dữ liệu như: văn bản, hình ảnh, video…. để nhằm mục đích xác định được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu đã được soạn thảo từ trước.

Chữ ký số là 1 dạng chữ ký điện tử. Nó có vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số. Chữ ký số được được thừa nhận về mặt pháp lý.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử nói chung. Dạng chữ ký này đóng vai trò pháp lý tương tự chữ ký đối với các cá nhân hoặc các con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp. Chữ ký digital hiện thường được dùng để xác nhận cam kết của tổ chức trong các văn bản khác nhau. Hiện nay, chữ ký số cũng được thừa nhận và có tư cách pháp nhân trong các giao dịch khác nhau của các doanh nghiệp.

Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Nội dung của các loại chứng từ kế toán

Đối tượng sử dụng của chữ ký điện tử là gì? 

Hiện tại, chữ ký điện tử là gì đã trở nên rất phổ biến tại Việt Nam. Trong đó, đối tượng sử dụng chữ ký điện tử chính hiện nay là những doanh nghiệp. Công cụ này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng thương mại mà không cần phải trực tiếp gặp mặt đàm phán. Chỉ cần thông qua các công cụ giao tiếp trực tuyến, các doanh nghiệp có thể tiến hành đàm phán những công việc theo nhu cầu rồi ký vào file tài liệu văn bản và gửi qua email là được. Ngoài ra, chữ ký điện tử còn được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều trong hoạt động kê khai, quyết toán thuế trực tuyến, khai báo thủ tục hải quan….

Ngoài ra, vấn đề bảo mật thông tin cũng rất được các doanh nghiệp quan tâm. Vì thế, để có thể đảm bảo an toàn, các doanh nghiệp hiện thường sử dụng đến các giải pháp về chữ ký digital. Một chữ ký trên nền tảng kỹ thuật số hiện có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Vì thế nó sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin giao dịch. Đặc biệt là các hợp đồng có chứa những thông tin có liên quan đến tài chính doanh nghiệp.

Lợi ích của chữ ký điện tử là gì? 

Ngoài việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, việc sử dụng chữ ký điện tử sẽ có những lợi ích khác như:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình giao dịch, quyết toán thủ tục tài chính
• Linh hoạt hơn trong cách thức ký kết các văn bản hợp tác kinh doanh
• Quy trình vận chuyển tài liệu, hồ sơ cho các đối tác khách hàng được đơn giản hóa
• Các thông tin cá nhân được bảo mật tối đa để tránh bị hacker tấn công
• Việc kê khai thuế của các doanh nghiệp trở nên dễ dàng, đơn giản hơn nhiều.

Xem thêm: Thuế suất là gì? Các loại thuế suất doanh nghiệp cần biết?

Tính pháp lý của chữ ký điện tử là gì? 

Tính pháp lý của các chữ ký điện tử hiện nay được thể hiện trong các điều sau dựa theo luật giao dịch điện tử Việt Nam gồm:

• Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
• Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
•  Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc các dạng khác tương tự.
•  Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Điểm khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số 

Về tính chất 

• Chữ ký điện tử: là bất cứ những biểu tượng, hình ảnh nào được đính kèm theo tài liệu dùng để biểu thị danh tính của người ký nếu như người ký đồng ý sử dụng.
• Chữ ký số: Giống như một dấu vân tay điện tử. Chữ ký số có thể xác định được danh tính thực của người ký .

Về tiêu chuẩn 

• Chữ ký điện tử: Hiện không phụ thuộc vào bất cứ tiêu chuẩn về công nghệ thông tin nào.
• Chữ ký số: Có sử dụng các mã hóa dưới dạng mật mã để giúp bảo đảm an toàn thông tin tài liệu .

Về độ bảo mật thông tin 

• Chữ ký điện tử: Hoàn toàn có thể bị các đối tượng xấu giả mạo .
• Chữ ký số: Độ bảo mật cao, các đối tượng xấu khó có thể làm giả khi chữ ký số đã được đăng ký trên cơ sở dữ liệu quốc gia .

Quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp 

Khi sử dụng chữ ký điện tử là gì, các doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới những quy định về sử dụng chữ ký, chứng thư số của cơ quan, tổ chức tại nghị định 130/2018/ NĐ-CP như sau:

• Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
• Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

Như vậy, ngoài việc đáp ứng các quy định về chữ ký trên hóa đơn theo yêu cầu về nội dung hóa đơn, chữ ký điện tử còn phải đáp ứng các quy định về tạo chữ ký điện tử sao cho đảm bảo tính an toàn và hợp pháp khi sử dụng.

Trên đây là chi tiết về chữ ký điện tử là gì. Hy vọng bài viết này là những thông tin hữu ích cho bạn và doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh của riêng mình.