Cách trả lời mail mời phỏng vấn gây ấn tượng đến nhà tuyển dụng

Cách trả lời mail mời phỏng vấn là việc cần làm khi bạn nhận được mail từ nhà phỏng vấn. Dù là xác nhận hay từ chối thì bạn cũng cần phải phản hồi lại để nhà tuyển dụng nắm rõ về bạn trong quá trình xin việc. 

Trải qua quá trình tìm kiếm tin tức tuyển dụng và nộp CV ứng tuyển thì bạn sẽ được nhận email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm chính là trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp để tạp những ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

Dưới đây là một số cách trả lời mail mời phỏng vấn có thể tham khảo cho bạn.

Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn có cấu trúc như thế nào?

Tiêu đề của email trả lời thư mời phỏng vấn

Tiêu đề là mục không thể bỏ qua khi bạn gửi email. Đặc biệt, trong công việc tiêu để xác định được rõ ràng thông tin cơ bản và cũng dễ dàng để nhà tuyển dụng nắm được. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].

Cách viết tiêu đề trong thư trả lời mail mời phỏng vấn cần ghi rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và kiểm tra, sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên. Nếu ngay từ phần này bạn chưa nắm rõ được thì sẽ mất điểm khá cao.

Lời chào trang trọng trong cách trả lời thư mời phỏng vấn

Đừng nhanh tay ấn nút trả lời rồi đi thẳng vào vấn đề, bạn đừng bỏ qua phép lịch sự tối thiểu chính là màn chào hỏi và thưa gửi đàng hoàng. Một lời chào đến người gửi email tạo cảm giác lịch sự và chuyên nghiệp.

Ví dụ trả lời thư phỏng vấn như:

Dear Mr/Mrs, Dear Sir/ Madam,

Kính gửi công ty hay chào anh/chị, …. (bạn nên dùng câu chào cho phù hợp từng hoàn cảnh)

Lý do viết thư trả lời mail mời phỏng vấn (xác nhận/từ chối)

Để cho thư trả lời mail mời phỏng vấn có thêm nội dung và đem lại ý nghĩa thì chắc chắn phải có lý do. Đây chính là phần chính của email nên bạn cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói miên man.

Sau lời cảm ơn lời mời thì bạn cần trả lời email xác nhận phỏng vấn/trả lời email từ chối phỏng vấn để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian thì trong thư cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn.

Ví dụ gợi ý cho bạn chính là:

– Nếu bạn trả lời email xác nhận phỏng vấn: Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X. Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!

– Nếu bạn trả lời email từ chối phỏng vấn: Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).

Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Lời cảm ơn trong trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào?

Luôn đảm bảo được cách trả lời mail mời phỏng vấn đều có lời cám ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.

Nếu bạn đã có lời chào đầu thì cũng cần có lời chào tạm biệt phía dưới nhưng bạn dùng lời chào chính là câu cảm ơn.

Ví dụ:

Xin trân trọng cảm ơn/Thân mến,

Nguyễn Thị A

Nhưng lưu ý trong cách trả lời mail mời phỏng vấn

Thời gian thích hợp trả lời mail mời phỏng vấn

Thời gian thích hợp để trả lời email xác nhận phỏng vấn chính là ngay sau khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn hay cuộc gọi mời phỏng vấn.

Trong trường hợp bạn không check mail thường xuyên thì cố gắng sắp xếp để trả lời email mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt (muộn nhất là 24h).

Nếu bạn đang cần tìm việc thì hãy liên tục kiểm tra email gửi đến từ nhà tuyển dụng để tránh không bị lỗi email hay bị trôi email.

Ngoài ra, nếu email của NTD chưa đề cập đến thời gian phỏng vấn, thì hãy là người chủ động đưa ra khoảng thời gian phù hợp với mình để NTD có thể xếp lịch phỏng vấn bạn.

Email trả lời thư mời phỏng vấn không có tiêu đề và chữ ký

Chắc chắn một điều bạn không bỏ qua chính là bạn cần phải điền rõ tiêu đề và không được phép để trống điều này. Nếu thiếu tiêu đề rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ tưởng đây là tin nhắn rác đến và không quan tâm.

Chữ ký cuối Email chính là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Thông tin cần nêu rõ như: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, Email. Trong những trường hợp phát sinh bạn sẽ được liên hệ trực tiếp nên đừng bỏ qua bước này.

Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo

Mẫu trả lời email nhận phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Dear …,

Kính gửi: Công ty …

Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X.

Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.

Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

SĐT/Địa chỉ (Nếu bạn thấy cần thiết)

Nếu như NTD chưa đưa ra thời gian phỏng vấn, thì hãy khéo léo đề xuất thời gian thuận tiện nhất cho bạn. Ví dụ như:

Thời gian tốt nhất để tôi tham gia phỏng vấn là: [Ngày và thời gian] tại [Địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất mà quý công ty có thể sắp xếp.

Mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN

Dear …,

Kính gửi: Công ty …

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).

Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có được cách trả lời mail mời phỏng vấn không gây phản cảm và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trước khi bước vào buổi phỏng vấn trực tiếp.

Chúc các bạn thành công với các kỹ năng phỏng vấn chúng tôi đã chia sẻ!