Hóa đơn đỏ là gì? Những thông tin cần biết về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là gì? Tại sao thuật ngữ này lại được sử dụng thường xuyên trong kinh doanh? Và có những lưu ý nào khi sử dụng? Bài viết dưới đây của News Timviec sẽ cùng bạn tìm kiếm câu trả lời!

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ tiếng anh là VAT invoice, hay nó còn có tên gọi khác là hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT. Đây là loại hóa đơn do Bộ Tài chính cho phát hành hoặc cũng có thể từ chính doanh nghiệp tự in ấn sau khi đã hoàn tất những thủ tục đăng ký về mẫu tại các cơ quan thuế.

Do bên cung cấp sản phẩm – dịch vụ phát hành, hóa đơn đỏ hiện nay sẽ thường được sử dụng để làm căn cứ nhằm xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp sẽ cần phải nộp vào ngân sách của nhà nước.

Nếu như bên bán xuất hóa đơn sẽ phải có 3 liên khác nhau, trong đó, đối với liên hóa đơn giao cho người mua sẽ thường là màu đỏ hoặc màu hồng nên đối với hóa đơn giá trị gia tăng còn được gọi một cách thân thuộc là hóa đơn đỏ.

Để hiểu một cách đơn giản hơn, số tiền thuế giá trị gia tăng vẫn thường được ghi trên liên đỏ hóa đơn khi giao dịch hàng hóa, cũng như dịch vụ sẽ được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào. Còn đối với thuế giá trị gia tăng đầu ra sẽ chính là số tiền thuế được ghi trên liên xanh hoặc liên có mày tím khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ cho người mua.

Lấy ví dụ như trong vòng một tháng, nếu như thuế giá trị gia tăng đầu vào trở nên lớn hơn tổng số thuế của đầu ra, thì doanh nghiệp lúc này sẽ được nhà nước tính khấu trừ hoặc cũng có thể là hoàn mức tiền thuế có sự chênh lệch. Và ngược lại, doanh nghiệp cũng sẽ phải nộp lại phần thuế có sự chênh lệch vào ngân sách của nhà nước.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Hiện nay, tần suất sử dụng hóa đơn đỏ đã lên đến hàng giờ khi một bên tiến hành hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một bên khác nhau. Và hóa đơn đỏ sẽ là bằng chứng để xác định được số thuế thu nhập sẽ phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Thông thường, với một đơn hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên. Các doanh nghiệp, cá nhân sẽ cần phải xuất hóa đơn đỏ cho bên mua. Và việc bên mua có quyết định sử dụng hóa đơn đỏ sẽ góp phần làm căn cứu để cơ quan thuế xác định xem bên bán có thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ hay không.

Theo quy định pháp luật, việc không lập hóa đơn đỏ hiện cũng có các chế tài xử phạt khác nhau. Trong đó nhẹ nhất là 4 triệu đồng và nặng nhất có thể lên đến 20 triệu.

Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) và hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) đều là những loại hóa đơn được lập ra sau khi doanh nghiệp/người bán đã bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên về mặt pháp lý 2 loại giấy tờ này có nhiều điểm khác nhau mà thực tế không phải ai cũng phân biệt được. Một số tiêu chí khác nhau cơ bản giữa 2 loại hóa đơn này đó là:

Doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ khi nào?

Doanh nghiệp sẽ được xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầu đủ các yêu cầu theo quy định của pháp luật. Với các doanh nghiệp được thành lập từ lâu thì doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng có tên riêng được Sở kế hoạch và Đầu tư thuộc UBND cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mới thành lập có thể tiến hành đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi đảm bảo một trong các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đang hoạt động, có nộp giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc thực hiện hoạt động đầu tư, mua sắm hoặc nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, máy móc, công cụ.
• Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn cần thỏa mãn các điều kiện về tự in hóa đơn, đặt in hóa đơn theo quy định.
• Đối với doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế trực tiếp thì cần thông báo phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

Khi làm thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT gửi lên chi cục thuế doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin người nộp thuế, mã số thuế, địa chủ, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đồng thời trình bày rõ lý do và kiến nghị của mình.

Theo quy đinh của pháp luật thì bên bán hàng phái xuất hóa đơn đỏ. Với những đơn hàng trên 200 nghìn đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa đã mua để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Trong nghiệp vụ bán hàng, mỗi khi xuất hóa đơn đỏ cần chú ý những điều sau:

• Người lập hóa đơn phải có 3 liên viết cùng lúc. Trong đó nội dung của các liên phải đồng nhất với nhau
• Nội dung viết trong hóa đơn đỏ cần liên tục, không bị ngắt quãng, không tẩy xóa và sử dụng duy nhất 1 loại mực
• Các thông tin của bên bán, bên mua đều phải thật chính xác
• Nội dung cần phải viết liên tục, không đè chữ lên nhau, gạch chéo phần còn trống
• Số lượng hóa đơn cần có tính liên tục
• Hình thức thanh toán giữa các bên có thể được tùy chọn: chuyển khoản hoặc tiền mặt

⏩ Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ mà kế toán nên biết

Quy định xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ

Trường hợp làm mất hóa đơn mua của Cơ quan thuế

Trong trường hợp làm mất hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế. Doanh nghiệp, các cá nhân cần phải báo cáo lại với cơ quan thuế để có các hình thức xử phạt dựa thơi mốc thời hạn báo cáo như sau:

• 5 ngày đầu kể từ khi báo cáo: Không bị xử phạt
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10 sau khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo hoặc phạt hành chính ở khung tối thiểu
• Ngày thứ 10 kể từ khi xảy ra sự việc: Phạt hành chính từ  6 triệu tới 8 triệu đồng

Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa  phát hành

Nếu các doanh nghiệp làm  mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành. Căn cứu vào biên bản báo cáo sự việc, cơ quan thuế sẽ có các hình thức xử phạt khác nhau như:

• 5 ngày đầu kể từ khi báo cáo: Không bị xử phạt
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10 sau khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo hoặc phạt hành chính ở khung tối thiểu
• Ngày 10 kể từ khi xảy ra sự việc: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng tùy theo mức độ nặng nhẹ.

Mất hóa đơn GTGT và đã thông báo phát hành

Không xử phạt 

• Mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, các lý do bất khả kháng
• Làm mất liên giao cho bên mua. Tuy nhiên doanh nghiệp đã tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thế tiến hành xử phạt

Phạt cảnh cáo 

• Làm mất các liên hóa lập sai, có xóa bỏ hoặc xuất hóa đơn thay thế
• Tương tự với trường hợp trên, tuy nhiên các bên có biên bản ghi nhận tình huống, có hợp đồng, chứng từ để chứng minh hoạt động mua bán hàng hóa
• Người bán làm mất các hóa đơn lập sai và có lập hóa đơn thay thế cho các hóa đơn sai

Phạt tiền

• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành và bên bán chưa nhận được hóa đơn. Phạt từ 4 – 8 triệu
• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành nội bộ. Phạt tiền từ 5 – 10 triệu theo luật định  (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán

Trên đây là một số thông tin cơ bản về hóa đơn đỏ là gì và những lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán. Hãy theo dõi ngay để cập nhật những thông tin tìm việc kế toán mới nhất.

⏩ Bài viết liên quan: Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn nhất hiện nay