Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị
Bất cứ một công việc nào cũng đều cần có những kế hoạch cụ thể. Vậy schedule là gì và đâu là các bước để lên kế hoạch thật chuyên nghiệp cho các cấp quản lý.
Schedule là gì?
Theo định nghĩa của từ điển Cambridge, schedule là một danh sách những công việc, kế hoạch cần phải làm trong một khoảng thời gian cụ thể để có thể phục vụ cho một mục tiêu nhất định.

Tầm quan trọng của việc lập Schedule
Việc lập ra một bản kế hoạch, một bản schedule hàng ngày sẽ giúp bạn rất nhiều điều. Trong đó có thể kể đến như:
Nêu ra các mục tiêu, phương thức cần đạt được để thực hiện mục tiêu
Khi bạn đã thiết kế ra một bản schedule các công việc cần phải làm để hướng tới mục tiêu lớn của bản thân thì lộ trình tới đích sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Chúng ta cần phải biết được mục đang ở đâu để có thể đưa ra những bước đi tiếp theo.

Lập schedule giúp bạn gắn mục tiêu với các khoảng thời gian nhất định
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, vì thế, bạn cần phải phân phối thời gian một cách thật hiệu quả để đảm bảo đủ thời gian cho những việc khác của bản thân. Vì thế, một bản kế hoạch tốt sẽ giúp bạn điều phối được thời gian dành cho mình.
Tạo ra những tiêu chuẩn để có thể kiểm tra tiến độ của công việc
Nếu như có được một bản kế hoạch đầy đủ, bạn có thể tự mình đưa ra những tiêu chuẩn khác nhau nhằm đánh giá chính xác nhất những tiến độ công việc mà mình đã đạt được. Từ đó có thể đề ra những điều chỉnh nếu có sai sót trong kế hoạch.
► Tham khảo: Các kiến thức nghề nghiệp hấp dẫn dành cho các ứng viên đi tìm việc.
Cách lập schedule hiệu quả cho nhà quản lý
Với kế hoạch làm việc theo ngày
Việc lập kế hoạch làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều áp lực. Cùng với đó có thể kiểm soát tốt hơn những hoạt động hằng ngày trong công việc và cuộc sống khi bạn biết rõ mình cần phải làm những gì. Vậy, để có thể lập được kế hoạch làm việc trong ngày, bạn cần có những gì?
Chuẩn bị một quyển lịch
Khi bạn tìm kiếm một quyển lịch thì điều đầu tiên cần phải đảm bảo đó là cuốn lịch cần phải có đủ khoảng trống để giúp bạn có thể ghi chép lại những đầu việc bạn đã làm cũng như những việc còn tồn đọng cần giải quyết. Trên thị trường hiện nay cũng có một vài loại lịch có khung trống để bạn có thể lên được công việc theo các mốc thời gian: hàng tuần, hàng ngày, hàng tháng….
Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm cho mình một cuốn sổ cá nhân nhằm ghi chép lại những công việc cần làm cũng như những nhiệm vụ của ngày tiếp theo.

Sắp xếp nhiệm vụ
Để có thể lên một bản schedule thật hiệu quả dành cho các nhà quản lý. Bạn cần phải biết cách sắp xếp các công việc một cách thật chi tiết. Với các công cụ lịch làm việc qua thiết bị điện tử, nhà quản lý có thể thực hiện tô màu cho những nhiệm vụ khác nhau để có thể phân biệt được tính chất của các công việc. Những màu đậm có thể được dùng cho các nhiệm vụ quan trọng, những màu nhạt có thể dụng cho các nhiệm vụ bình thường khác nhau.
Việc sắp xếp, tô màu các đầu việc làm là cách thức rất hữu ích để một người quản lý có thể dễ dàng hình dung công việc của mình gồm những gì. Và dựa vào đó nhà quản lý cũng có thể sắp xếp nhân sự thực hiện các công việc một cách hợp lý nhất.
Lựa chọn các nhiệm vụ quan trọng trước
Trong quá trình thiết kế schedule làm việc, bạn sẽ gặp phải các nhiệm vụ khác nhau. Trong đó có những nhiệm vụ mà bạn không thể trì hoãn được. Và để có thể biết được đâu là những nhiệm vụ không thể trì hoãn, cần phải được ưu tiên hoàn thành đầu tiên, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Đâu là những công việc tới kỳ hạn cần nộp?
- Đâu là những nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoạt thiện?
- Nhiệm vụ nào ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc?
- Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?
Đặt kỳ hạn cho từng công việc
Trong quá trình thiết lập schedule là gì, nhà quản lý nên đặt thời gian deadline cho từng nhiệm vụ một. Nhà quản lý cần phải tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để có thể phân chia thời gian đủ để hoàn thành từng công việc một.
Tuy nhiên, các khoảng thời gian kỳ hạn cho từng nhiệm vụ cũng nên được sắp xếp không quá dày đặc. Điều này sẽ dễ khiến bạn rơi vào trạng thái stress và không thể bao quát được mọi việc trong đội nhóm.
Với kế hoạch làm việc theo tuần
Schedule làm việc theo tuần là một quãng thời gian khá dài. Vì thế, bạn cần có những bước khác nhau để có thể lên kế hoạch làm việc theo tuần thật hiệu quả như:
- Tìm kiếm những khoảng thời gian rảnh. Hãy dự trù ra những quỹ thời gian rảnh khác nhau ngoại trừ quãng thời gian dành cho công việc. Những quãng thời gian này có thể phục vụ việc giải quyết công việc tồn đọng.
- Lấp đầy những quãng thời gian rảnh bằng các công việc khác nhau. Đồng thời hãy chọn những công việc mang tính chất quan trọng trong tuần để ưu tiên làm trước.
- Những công việc trong thực tế luôn khác xa so với kế hoạch đã dự trù. Vì thế hãy dành ra những quãng thời gian cuối tuần để giải quyết những vấn đề công việc phát sinh.
Nội dung bài viết đã giúp bạn hiểu phần nào về schedule là gì và cách lập bảng kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần. Hy vọng, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn với công việc của mình.
► Tìm hiểu thêm: Các kiến thức tìm việc mới nhất TẠI ĐÂY
Ngành quản trị nhân sự là gì? Kỹ năng cần có để làm trong ngành
Kỹ Năng Văn Phòng 07-06-2023, 10:58Ngành Quản trị nhân lực, còn được gọi là ngành quản trị nhân sự, là một lĩnh vực rất hữu ích, giúp bạn có cái nhìn và đánh giá khác biệt về con người và các tổ chức. Ngành này kết hợp nhiều kỹ năng khác nhau, mang đến cho bạn một cái nhìn sâu...

Flight attendant là gì? Tiêu chuẩn dành cho tiếp viên hàng không
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 06-06-2023, 12:52Công việc của một flight attendant đã lâu trở thành một trong những nghề mơ ước của nhiều người, đặc biệt là những bạn trẻ. Vậy, flight attendant là gì? Làm thế nào để trở thành một flight attendant chuyên nghiệp và có cơ hội làm việc trong tương lai? Đây là những câu hỏi...

Chuyên khoa 2 là gì? Phân biệt các chức danh bác sĩ chuyên khoa
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 05-06-2023, 11:50Trong lĩnh vực y tế, việc phân biệt và hiểu rõ về các chức danh bác sĩ chuyên khoa là một vấn đề quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về chuyên khoa 2 là gì và phân biệt các chức danh bác sĩ chuyên khoa. Best regards là gì? Một...

Hướng dẫn cách xóa trang trong Word nhanh và đơn giản nhất
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:40Trong quá trình soạn thảo văn bản, có rất nhiều nguyên nhân khiến văn bản của bạn xuất hiện các trang trắng gây mất thẩm mỹ, lộn xộn và kém khoa học. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xóa trang trong Word nhanh và đơn giản nhất. Tìm hiểu ngay nhé! Nguyên nhân xuất...

Top các trường Đại học đào tạo ngành Công Nghệ Thông Tin Tốt
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 03-06-2023, 09:30Trong vòng 30 năm gần đây, lập trình phần mềm hay rộng hơn là ngành công nghệ thông tin đã phát triển với một tốc độ không thể kiểm soát, nhiều công ty khổng lồ xuất hiện, cũng có vô vàn những tỉ phú xuất thân từ giới lập trình. Điều này không chỉ dẫn...

Ngành tài chính ngân hàng học trường nào? Ra trường làm gì?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 03-06-2023, 09:30Ngân hàng tài chính liên quan đến tất cả các dịch vụ giao dịch tài chính tại các ngân hàng, nắm giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong nền kinh tế Việt Nam. Đó cũng là lý do mà ngày nay rất nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn. Vậy ngành tài...

Hướng dẫn cách kiếm tiền tại nhà không cần vốn 2023
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 03-06-2023, 09:15Cách kiếm tiền tại nhà cho học sinh; sinh viên hiện nay không khó. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải tự mình lựa chọn được những nghề nghiệp phù hợp với mình những không làm ảnh hưởng tới việc học. Lợi ích của cách kiến tiền tại nhà cho học sinh, sinh viên Bất kỳ...

Cách căn lề trong word đơn giản nhất cho người mới
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:10Căn lề trong word là một trong những kỹ năng văn phòng cơ bản mà người dùng cần biết để hỗ trợ cho quá trình học tập và làm việc của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề trong word đúng chuẩn như trong các văn bản hành chính, cùng chúng...

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel thông dụng nhất cho PC & online
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:00Có rất nhiều cách xuống dòng trong Excel. Nếu nắm được phương pháp xử lý dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng thao tác các file tính vừa đảm bảo khoa học, vừa gọn gàng, dễ nhìn hơn. Vậy, hãy cùng News.timviec khám phá nhé. Sử dụng tổ hợp phím tắt trong Wins và...

Thiết kế đồ họa là gì? Học ngành thiết kế đồ họa ra làm gì?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 03-06-2023, 09:00Thiết kế đồ họa là gì? Ứng viên học thiết kế đồ họa ra trường sẽ làm những gì? Đây là thắc mắc của rất nhiều các sinh viên hiện nay và cả của những em học sinh THPT chuẩn bị tốt nghiệp để lên đại học. Hãy cùng tìm hiểu đáp án trong bài...