Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị

Bất cứ một công việc nào cũng đều cần có những kế hoạch cụ thể. Vậy schedule là gì và đâu là các bước để lên kế hoạch thật chuyên nghiệp cho các cấp quản lý.

• Test plan là gì? Vai trò của test plan không phải ai cũng biết
• Business model là gì? Tìm hiểu chi tiết về mô hình kinh doanh

Schedule là gì?

Theo định nghĩa của từ điển Cambridge, schedule là một danh sách những công việc, kế hoạch cần phải làm trong một khoảng thời gian cụ thể để có thể phục vụ cho một mục tiêu nhất định.

Tầm quan trọng của việc lập Schedule 

Việc lập ra một bản kế hoạch, một bản schedule hàng ngày sẽ giúp bạn rất nhiều điều. Trong đó có thể kể đến như:

Nêu ra các mục tiêu, phương thức cần đạt được để thực hiện mục tiêu

Khi bạn đã thiết kế ra một bản schedule các công việc cần phải làm để hướng tới mục tiêu lớn của bản thân thì lộ trình tới đích sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Chúng ta cần phải biết được mục đang ở đâu để có thể đưa ra những bước đi tiếp theo.

Lập schedule giúp bạn gắn mục tiêu với các khoảng thời gian nhất định

Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, vì thế, bạn cần phải phân phối thời gian một cách thật hiệu quả để đảm bảo đủ thời gian cho những việc khác của bản thân. Vì thế, một bản kế hoạch tốt sẽ giúp bạn điều phối được thời gian dành cho mình.

Tạo ra những tiêu chuẩn để có thể kiểm tra tiến độ của công việc

Nếu như có được một bản kế hoạch đầy đủ, bạn có thể tự mình đưa ra những tiêu chuẩn khác nhau nhằm đánh giá chính xác nhất những tiến độ công việc mà mình đã đạt được. Từ đó có thể đề ra những điều chỉnh nếu có sai sót trong kế hoạch.

► Tham khảo: Các kiến thức nghề nghiệp hấp dẫn dành cho các ứng viên đi tìm việc.

Cách lập schedule hiệu quả cho nhà quản lý

Với kế hoạch làm việc theo ngày

Việc lập kế hoạch làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều áp lực. Cùng với đó có thể kiểm soát tốt hơn những hoạt động hằng ngày trong công việc và cuộc sống khi bạn biết rõ mình cần phải làm những gì. Vậy, để có thể lập được kế hoạch làm việc trong ngày, bạn cần có những gì?

Chuẩn bị một quyển lịch

Khi bạn tìm kiếm một quyển lịch thì điều đầu tiên cần phải đảm bảo đó là cuốn lịch cần phải có đủ khoảng trống để giúp bạn có thể ghi chép lại những đầu việc bạn đã làm cũng như những việc còn tồn đọng cần giải quyết. Trên thị trường hiện nay cũng có một vài loại lịch có khung trống để bạn có thể lên được công việc theo các mốc thời gian: hàng tuần, hàng ngày, hàng tháng….

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm cho mình một cuốn sổ cá nhân nhằm ghi chép lại những công việc cần làm cũng như những nhiệm vụ của ngày tiếp theo.

Sắp xếp nhiệm vụ

Để có thể lên một bản schedule thật hiệu quả dành cho các nhà quản lý. Bạn cần phải biết cách sắp xếp các công việc một cách thật chi tiết. Với các công cụ lịch làm việc qua thiết bị điện tử, nhà quản lý có thể thực hiện tô màu cho những nhiệm vụ khác nhau để có thể phân biệt được tính chất của các công việc. Những màu đậm có thể được dùng cho các nhiệm vụ quan trọng, những màu nhạt có thể dụng cho các nhiệm vụ bình thường khác nhau.

Việc sắp xếp, tô màu các đầu việc làm là cách thức rất hữu ích để một người quản lý có thể dễ dàng hình dung công việc của mình gồm những gì. Và dựa vào đó nhà quản lý cũng có thể sắp xếp nhân sự thực hiện các công việc một cách hợp lý nhất.

Lựa chọn các nhiệm vụ quan trọng trước

Trong quá trình thiết kế schedule làm việc, bạn sẽ gặp phải các nhiệm vụ khác nhau. Trong đó có những nhiệm vụ mà bạn không thể trì hoãn được. Và để có thể biết được đâu là những nhiệm vụ không thể trì hoãn, cần phải được ưu tiên hoàn thành đầu tiên, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

• Đâu là những công việc tới kỳ hạn cần nộp?
• Đâu là những nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoạt thiện?
• Nhiệm vụ nào ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc?
• Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?

Đặt kỳ hạn cho từng công việc

Trong quá trình thiết lập schedule là gì, nhà quản lý nên đặt thời gian deadline cho từng nhiệm vụ một. Nhà quản lý cần phải tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để có thể phân chia thời gian đủ để hoàn thành từng công việc một.

Tuy nhiên, các khoảng thời gian kỳ hạn cho từng nhiệm vụ cũng nên được sắp xếp không quá dày đặc. Điều này sẽ dễ khiến bạn rơi vào trạng thái stress và không thể bao quát được mọi việc trong đội nhóm.

Với kế hoạch làm việc theo tuần

Schedule làm việc theo tuần là một quãng thời gian khá dài. Vì thế, bạn cần có những bước khác nhau để có thể lên kế hoạch làm việc theo tuần thật hiệu quả như:

• Tìm kiếm những khoảng thời gian rảnh. Hãy dự trù ra những quỹ thời gian rảnh khác nhau ngoại trừ quãng thời gian dành cho công việc. Những quãng thời gian này có thể phục vụ việc giải quyết công việc tồn đọng.
• Lấp đầy những quãng thời gian rảnh bằng các công việc khác nhau. Đồng thời hãy chọn những công việc mang tính chất quan trọng trong tuần để ưu tiên làm trước.
• Những công việc trong thực tế luôn khác xa so với kế hoạch đã dự trù. Vì thế hãy dành ra những quãng thời gian cuối tuần để giải quyết những vấn đề công việc phát sinh.

Nội dung bài viết đã giúp bạn hiểu phần nào về schedule là gì và cách lập bảng kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần. Hy vọng, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn với công việc của mình.

► Tìm hiểu thêm: Các kiến thức tìm việc mới nhất TẠI ĐÂY