Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị
Bất cứ một công việc nào cũng đều cần có những kế hoạch cụ thể. Vậy schedule là gì và đâu là các bước để lên kế hoạch thật chuyên nghiệp cho các cấp quản lý.
Schedule là gì?
Theo định nghĩa của từ điển Cambridge, schedule là một danh sách những công việc, kế hoạch cần phải làm trong một khoảng thời gian cụ thể để có thể phục vụ cho một mục tiêu nhất định.

Tầm quan trọng của việc lập Schedule
Việc lập ra một bản kế hoạch, một bản schedule hàng ngày sẽ giúp bạn rất nhiều điều. Trong đó có thể kể đến như:
Nêu ra các mục tiêu, phương thức cần đạt được để thực hiện mục tiêu
Khi bạn đã thiết kế ra một bản schedule các công việc cần phải làm để hướng tới mục tiêu lớn của bản thân thì lộ trình tới đích sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Chúng ta cần phải biết được mục đang ở đâu để có thể đưa ra những bước đi tiếp theo.

Lập schedule giúp bạn gắn mục tiêu với các khoảng thời gian nhất định
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, vì thế, bạn cần phải phân phối thời gian một cách thật hiệu quả để đảm bảo đủ thời gian cho những việc khác của bản thân. Vì thế, một bản kế hoạch tốt sẽ giúp bạn điều phối được thời gian dành cho mình.
Tạo ra những tiêu chuẩn để có thể kiểm tra tiến độ của công việc
Nếu như có được một bản kế hoạch đầy đủ, bạn có thể tự mình đưa ra những tiêu chuẩn khác nhau nhằm đánh giá chính xác nhất những tiến độ công việc mà mình đã đạt được. Từ đó có thể đề ra những điều chỉnh nếu có sai sót trong kế hoạch.
► Tham khảo: Các kiến thức nghề nghiệp hấp dẫn dành cho các ứng viên đi tìm việc.
Cách lập schedule hiệu quả cho nhà quản lý
Với kế hoạch làm việc theo ngày
Việc lập kế hoạch làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều áp lực. Cùng với đó có thể kiểm soát tốt hơn những hoạt động hằng ngày trong công việc và cuộc sống khi bạn biết rõ mình cần phải làm những gì. Vậy, để có thể lập được kế hoạch làm việc trong ngày, bạn cần có những gì?
Chuẩn bị một quyển lịch
Khi bạn tìm kiếm một quyển lịch thì điều đầu tiên cần phải đảm bảo đó là cuốn lịch cần phải có đủ khoảng trống để giúp bạn có thể ghi chép lại những đầu việc bạn đã làm cũng như những việc còn tồn đọng cần giải quyết. Trên thị trường hiện nay cũng có một vài loại lịch có khung trống để bạn có thể lên được công việc theo các mốc thời gian: hàng tuần, hàng ngày, hàng tháng….
Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm cho mình một cuốn sổ cá nhân nhằm ghi chép lại những công việc cần làm cũng như những nhiệm vụ của ngày tiếp theo.

Sắp xếp nhiệm vụ
Để có thể lên một bản schedule thật hiệu quả dành cho các nhà quản lý. Bạn cần phải biết cách sắp xếp các công việc một cách thật chi tiết. Với các công cụ lịch làm việc qua thiết bị điện tử, nhà quản lý có thể thực hiện tô màu cho những nhiệm vụ khác nhau để có thể phân biệt được tính chất của các công việc. Những màu đậm có thể được dùng cho các nhiệm vụ quan trọng, những màu nhạt có thể dụng cho các nhiệm vụ bình thường khác nhau.
Việc sắp xếp, tô màu các đầu việc làm là cách thức rất hữu ích để một người quản lý có thể dễ dàng hình dung công việc của mình gồm những gì. Và dựa vào đó nhà quản lý cũng có thể sắp xếp nhân sự thực hiện các công việc một cách hợp lý nhất.
Lựa chọn các nhiệm vụ quan trọng trước
Trong quá trình thiết kế schedule làm việc, bạn sẽ gặp phải các nhiệm vụ khác nhau. Trong đó có những nhiệm vụ mà bạn không thể trì hoãn được. Và để có thể biết được đâu là những nhiệm vụ không thể trì hoãn, cần phải được ưu tiên hoàn thành đầu tiên, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Đâu là những công việc tới kỳ hạn cần nộp?
- Đâu là những nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoạt thiện?
- Nhiệm vụ nào ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc?
- Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?
Đặt kỳ hạn cho từng công việc
Trong quá trình thiết lập schedule là gì, nhà quản lý nên đặt thời gian deadline cho từng nhiệm vụ một. Nhà quản lý cần phải tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để có thể phân chia thời gian đủ để hoàn thành từng công việc một.
Tuy nhiên, các khoảng thời gian kỳ hạn cho từng nhiệm vụ cũng nên được sắp xếp không quá dày đặc. Điều này sẽ dễ khiến bạn rơi vào trạng thái stress và không thể bao quát được mọi việc trong đội nhóm.
Với kế hoạch làm việc theo tuần
Schedule làm việc theo tuần là một quãng thời gian khá dài. Vì thế, bạn cần có những bước khác nhau để có thể lên kế hoạch làm việc theo tuần thật hiệu quả như:
- Tìm kiếm những khoảng thời gian rảnh. Hãy dự trù ra những quỹ thời gian rảnh khác nhau ngoại trừ quãng thời gian dành cho công việc. Những quãng thời gian này có thể phục vụ việc giải quyết công việc tồn đọng.
- Lấp đầy những quãng thời gian rảnh bằng các công việc khác nhau. Đồng thời hãy chọn những công việc mang tính chất quan trọng trong tuần để ưu tiên làm trước.
- Những công việc trong thực tế luôn khác xa so với kế hoạch đã dự trù. Vì thế hãy dành ra những quãng thời gian cuối tuần để giải quyết những vấn đề công việc phát sinh.
Nội dung bài viết đã giúp bạn hiểu phần nào về schedule là gì và cách lập bảng kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần. Hy vọng, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn với công việc của mình.
► Tìm hiểu thêm: Các kiến thức tìm việc mới nhất TẠI ĐÂY

Tìm hiểu fixed cost là gì? Ý nghĩa và vai trò trong quản lý tài chính
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 30-06-2023, 14:02Trong phân tích tài chính, việc hiểu và quản lý fixed cost rất quan trọng để định rõ chi phí sản xuất và tính toán lợi nhuận. Vậy fixed cost là gì? Và tại sao nó lại quan trọng như vậy đối với doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu loại chi phí kinh...

NWC là gì? Hướng dẫn chi tiết cách tính vốn lưu động ròng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 29-06-2023, 11:44"NWC" là một trong những thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp. Nếu là một nhà đầu tư , bạn cần biết NWC là gì và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động cơ bản của doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này, hãy theo...

Light novel là gì? Khám phá điều thú vị xoay quanh light novel
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 28-06-2023, 12:04Nếu bạn là một fan cuồng văn học của xứ sở mặt trời mọc, chắc hẳn thuật ngữ "Light novel" đã không còn mấy xa lạ. Khác với anime/manga, light novel là một dạng tiểu thuyết khá thịnh hành ở đây. Vậy cụ thể Light novel là gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những...

Oracle là gì? Tìm hiểu hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu Oracle
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 26-06-2023, 15:27Trên thị trường hiện nay, "Oracle là gì?" là một câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi nghiên cứu về hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu. Oracle, một trong những nhà cung cấp database hàng đầu, đã giành được sự tín nhiệm và uy tín từ nhiều tổ chức và doanh...

Otc là gì? Tìm hiểu chi tiết về thị trường cổ phiếu otc
Kỹ Năng Văn Phòng 25-06-2023, 14:30Bạn có bao giờ tự đặt câu hỏi: "Sàn OTC là gì và tại sao nó lại thu hút sự quan tâm và tham gia của các nhà đầu tư trên khắp thế giới?" Trên thị trường chứng khoán, có nhiều sàn giao dịch lớn như Upcom, HNX và HOSE đã thu hút sự quan...

Visual Art là gì? Khám phá ý nghĩa của nghệ thuật hình ảnh
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-06-2023, 10:48Visual Art đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với những người đã hoạt động lâu trong lĩnh vực nghệ thuật. Tuy nhiên, đối với những người mới tìm hiểu, câu hỏi "Visual Art là gì?" chắc chắn sẽ xuất hiện. Hãy cùng khám phá định nghĩa và những thông tin hấp dẫn...

Cryptography là gì? Tìm hiểu các loại mã hóa thông dụng hiện nay
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 22-06-2023, 11:25Cryptography là thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực công nghệ thông tin chung và tiền điện tử cụ thể. Nó bao gồm ba thành phần là cry, pto và graphy. Từ "graphy" thường được sử dụng trong các danh từ liên quan đến đồ họa, vì vậy nó có liên quan đến hình vẽ....

Quality assurance là gì? Quy trình, phương pháp QA phổ biến
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 21-06-2023, 18:27Ngày nay, thuật ngữ quality assurance (QA) không còn quá xa lạ, đặc biệt đối với những người làm hoặc quan tâm đến ngành Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có phải bạn đã hiểu đầy đủ về lĩnh vực này chưa? Bộ phận quality assurance đề cập đến nhóm người có trách nhiệm đảm...

Vedette nghĩa là gì? Tiêu chuẩn để chọn Vedette quyền lực
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 20-06-2023, 11:49Vedette là một thuật ngữ xuất hiện rất nhiều trong làng thời trang, là vị trí được xem như yếu tố then chốt tạo nên thành công cho một sự kiện hay dự án lớn nào đó trình diễn trước tất cả mọi người. Không những thế vedette là một vị trí cực kỳ quan...

Hospitality management là gì? Cơ hội việc làm trong tương lai
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 19-06-2023, 09:39Câu hỏi "Hospitality là gì?" không còn lạ lẫm với những bạn trẻ đang theo đuổi ngành nhà hàng - khách sạn nữa. Tuy nhiên, liệu mọi người đã thấu hiểu hết tiềm năng phát triển của lĩnh vực này? Cơ hội làm việc sau khi hoàn thành ngành Quản lý Dịch vụ Lữ hành...